Einen der wichtigsten E-Commerce-Tag des Jahres zum Erfolg machen
Der Sommer ist fast vorbei und schon naht mit dem Black Friday die Peak-Saison für den E-Commerce. Höchste Zeit für Onlinehändler, sich gezielt darauf vorzubereiten. Denn neben großen Umsatzchancen gibt es viele Stolperfallen: Out-of-Stock, Blackout des Onlineshops, Kontrollverlust bei den Bestellungen, zu wenig Personal oder eine anschließende Retourenlawine. Umsatzeinbußen und die Abkehr der Kunden – im schlimmsten Fall mit Shitstorm – sind die Folge. Das muss nicht sein. Mit guter Vorbereitung wird der Black Friday nicht zum Blackout Friday, sondern für Kunden und Anbieter zum Erfolg.
Es kursieren viele Tipps für E-Commerce-Unternehmen, wie sie sich für den Black Friday und weitere Peaks wappnen können – die Funktionen des Warenkorbes überprüfen, Produkte mit Rabatten kennzeichnen oder die Werbebudgets für Top-Produkte erhöhen. Sie alle sind richtig, aber nur einzelne Bausteine im Rahmen der Vorbereitung. Ein stressfreier Black Friday erfordert jedoch eine holistische Planung: Ein umfassender Projektplan beginnt spätestens im September mit einem fundierten Forecast und endet einige Wochen nach dem Peak mit einer abschließenden Evaluation der Best Seller-Produkte, Rabatte und Marketingmaßnahmen.
Vorbereitung ist mehr als die halbe Miete
Ein Forecast ist also bereits der erste Schritt zum Erfolg. Optimalerweise liegen in Form von Dashboards bereits Zahlen und Trends aus dem Vorjahr zu einzelnen Produkten, Rabatten, Codes und Marketingmaßnahmen vor. Auch externe Daten und Statistiken aus dem vergangenen Jahr helfen, Absatzprognosen aufzustellen. Aufgrund der aktuell angespannten Kaufkraft ist jedoch davon auszugehen, dass die Kunden den Black Friday insbesondere in diesem Jahr dazu nutzen werden, bereits gezielt Weihnachtsgeschenke einzukaufen. Wie auch in den vergangenen Jahren kann angenommen werden, dass gerade Bereiche wie Unterhaltungselektronik zu dieser Peak-Zeit besonders beliebt sein werden. Auf Basis der Prognosen lassen sich anschließend die Budgets für den Wareneinkauf, das Marketing und für zusätzliches Personal, beispielsweise im Lager, kalkulieren.
Forecast und Kalkulation sollten optimalerweise bis Anfang Oktober abgeschlossen sein, um dann im Oktober in die Umsetzung zu gehen. Konkret bedeutet das:
- Ware bestellen, Verpackungen organisieren und Warenlisten inklusive Bestelldatum und Preisen erstellen
- Personalressourcen in den Bereichen Lager, Service und Buchhaltung planen
- Online-Shop testen und Performance, Ladezeiten sowie Check-out-Prozess optimieren
- Rabatt- und Marketingaktionen rechtssicher planen und aufsetzen. Doch dabei ist Vorsicht geboten: Für einige Warengruppen ist der Begriff „Black Friday“ markenrechtlich geschützt. In diesem Fall ist eine kreative Umschreibung wie beispielsweise „Black Week“ ratsam.
Sind diese Arbeiten erledigt, bleibt im November ausreichend Zeit, um Vorbereitungen für die Lagerhaltung zu treffen. Das heißt, sich mit Versanddienstleistern und externen Fulfillern abzustimmen, gegebenenfalls zusätzliche Lagerkapazitäten zu organisieren, Produkte sortiert zu lagern, für Food-Artikel die Mindesthaltbarkeit zu tracken oder auch Pick & Pack-Prozesse zu etablieren und zu schulen. Nicht zu vergessen: die In-Stock Zahlen für alle Kanäle updaten!
Am großen Tag den Überblick behalten
Ist der Black Friday endlich da, ist dank ausreichender Vorbereitung nur noch für reibungslose Abläufe zu sorgen. Alle Kanäle und Akteure müssen verfügbar sein. In den Lagern stellen Packtische für die Top-Produkte eine zügige Abwicklung sicher. Extrem wichtig ist es, den Überblick über alle Bestellungen sämtlicher Vertriebskanäle zu behalten. Auch für die darauffolgenden Tage ist ausreichend Personal für das Lager, die Buchhaltung, den Support sowie für ein erhöhtes Retouren-Aufkommen bereitzustellen.
Nach dem Peak ist vor dem Peak
Haben sich die Umsatzerwartungen erfüllt? Welche Kanäle und Produkte haben am besten performt? Welche Rabatte, Codes und Marketingaktionen haben sich gelohnt? Muss das Retourenmanagement optimiert werden? Stehen konkrete Daten zum Verlauf des Black Friday zur Verfügung, können sie ausgewertet werden, um gegebenenfalls für kommende Peaks wie beispielsweise die letzte Woche vor Weihnachten nachzubessern.
Die Crux: detaillierter Projektplan und moderne Business-Software
Wie sich zeigt, hat es der Black Friday in sich. Hantiert man für die einzelnen To Dos ohne geeigneten Projektplan und Tools zur Umsetzung der einzelnen Aufgaben, gehen viele Stunden ins Land und der Überblick geht dennoch verloren. Es droht der Kontrollverlust. Wer hingegen für die Organisation von Aufträgen, Lagerbeständen, Zahlungen und Versandabläufen mit einer geeigneten Business-Software arbeitet, kann sich viel Zeit und Mühe sparen.
Falls noch nicht vorhanden, lässt sich eine moderne Lösung schrittweise einführen und erweitern. Oder eine unzulängliche durch eine neue ersetzen. Das Ziel ist es, nach und nach sämtliche Business Prozesse einzubeziehen. Sie sollte zunächst die Bereiche Auftragsabwicklung, Multi-Channel-Vertrieb, Lagerverwaltung, Versand & Logistik, Personal & Projekt sowie Finanzen & Controlling abdecken und zudem bereits diverse Schnittstellen unter anderem zu Onlineshops, Marktplätzen, Payment-Lösungen und Fulfillment-Dienstleistern bieten. Nur so können E-Commerce-Akteure wiederkehrende Prozesse langfristig vollumfänglich automatisieren, Workflows übergreifend vereinfachen und bereits bestehende Datenpools, beispielsweise aus einem Online-Shop, integrieren.
Mit einer modernen Softwarelösung haben E-Commerce-Anbieter nicht nur ihren „Normalbetrieb“ unter Kontrolle. Sie ist ein zuverlässiges Tool, um Peak-Zeiten wie den Black Friday vorzubereiten, durchzuführen und zu evaluieren. Das schafft die notwendige Transparenz für kurzfristiges Umsatzwachstum und langfristiges Potenzial für mehr Wachstum.
Autor
Benedikt Sauter ist Co-Gründer und CEO von Xentral. Die Business-Software bündelt alle Aufträge, Lagerbestände, Zahlungen und Versandabläufe zentral an einem Ort und hilft so kleinen und mittelgroßen Firmen, ihr operatives Tagesgeschäft zu automatisieren und zu vereinfachen. Das schafft mehr Zeit, höhere Umsätze und stärkere Kundenzufriedenheit.
Bildunterschrift: Damit der Black Friday nicht zum Blackout Friday wird, ist es ein absolutes Muss, den Überblick zu behalten – über die Performance aller Channels, die Bestellungen, den Warenbestand, die Versandabwicklung, das Rechnungshandling. Eine Business Softwaremacht dies möglich.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
