Datensicherheit im Rechnungswesen – So schützen Startups sensible Daten
Die Zunahme an digitalen Prozessen sorgt dafür, dass Startups große Mengen an Daten sammeln. Hierbei handelt es sich unter anderem um personenbezogene und sensible Daten von Kunden und Geschäftspartnern. Damit diese nicht in die Hände Dritter fallen und Missbrauch verhindert wird, bedarf es eines ausreichenden Datenschutzes. Dementsprechend müssen Startups Sicherheitsmaßnahmen in den Betrieb integrieren, die einen hohen Datenschutz gewährleisten.
Darum ist der Datenschutz im Rechnungswesen besonders wichtig
Insbesondere im Rechnungswesen kommt es zur Verarbeitung von sensiblen Daten, sodass eine hohe Datensicherheit in diesem Unternehmensbereich von großer Bedeutung ist. Zu den sensiblen Daten, mit denen im Rechnungswesen gearbeitet wird, zählen unter anderem:
- Transaktionsdetails
- Buchhaltungsdokumente
- Steuerunterlagen
Zwar sind Startups hauptsächlich mit der Entwicklung von Innovationen, die die Welt verändern, beschäftigt, allerdings muss dabei stets auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Grund hierfür ist, dass ein unzureichender Datenschutz schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen kann, wie einen Verlust oder einen Diebstahl der Daten. Hierdurch können nicht nur finanzielle Schäden, sondern auch rechtliche Konsequenzen entstehen, da Gesetzgeber bestimmte Anforderungen an die Datensicherheit von Unternehmen stellt. Werden gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten, kann dies neben Geldstrafen auch Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen. Zudem führt ein unzureichender Datenschutz, welcher den Diebstahl vertraulicher Daten ermöglicht, zu einem Vertrauensverlust bei Kunden und Geschäftspartnern. Dies kann sich wiederum negativ auf das Image der Marke auswirken, sodass es derartige Vorfälle unbedingt zu vermeiden gilt.
Nutzung moderner Verschlüsselungstechnologien
Eine wichtige Maßnahme, um den Schutz von sensiblen Daten zu gewährleisten und für eine hohe Datensicherheit zu sorgen, stellt der Einsatz von modernen Verschlüsselungstechnologien dar. Hierbei werden zu übermittelnde oder zu speichernde Informationen auf eine Weise verschlüsselt, die es ausschließlich autorisierten Personen erlaubt, diese bei Bedarf auszulesen. Verschlüsselungen können unterschiedlich komplex ausfallen, abhängig vom Anwendungsfall, doch da im Rechnungswesen sensible Daten verwaltet werden, empfiehlt sich der Einsatz einer komplexen Verschlüsselung, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
Integration von Zugriffsmanagementsystemen
Neben dem Einsatz von Verschlüsselungstechnologien können Startups auch ein geeignetes Zugriffsmanagementsystem innerhalb des Betriebs integrieren. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf den jeweiligen Datensatz haben. Dabei müssen Startups Richtlinien einführen, die definieren, welche Personen auf bestimmte Datensätze zugreifen dürfen und auf welche Weise der Zugriff gewährt werden soll. Damit es zu keinen Fehlern kommt, sollte das Zugriffsmanagement im Rahmen regelmäßiger Überprüfungen überwacht werden. Wenn nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Finanzdaten haben, schützt dies präventiv vor einem potenziellen Missbrauch und stärkt die Datensicherheit innerhalb des Rechnungswesens sowie in anderen Unternehmensbereichen. Dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten erhalten, kann unter anderem durch eine Mehrfaktorauthentifizierung erwirkt werden.
Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter
Da einige Mitarbeiter regelmäßig mit sensiblen Daten arbeiten, bedarf es einer Sensibilisierung dieser Mitarbeiter hinsichtlich datenschutzrechtlicher Aspekte. Startups können umfangreiche Schulungen implementieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter stets auf dem aktuellen Stand sind, was die Datensicherheit betrifft. Im Rahmen solcher Schulungen können Startups Mitarbeiter mit häufig zum Einsatz kommenden Scam-Versuchen vertraut machen, zu denen unter anderem Social Engineering und Phishing zählen. Auf diese Weise lässt sich die Wahrscheinlichkeit reduzieren, dass die eigenen Mitarbeiter auf einen solchen Betrugsversuch hereinfallen.
Es gilt zudem, das Sicherheitsbewusstsein von Angestellten zu stärken und diesen klarzumachen, dass verdächtige Aktivitäten sofort gemeldet werden sollten, um frühzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen zu können. Die Entwicklung und Kommunikation von unternehmensinternen Sicherheitsrichtlinien sorgt dafür, dass Mitarbeiter genau wissen, wie sie mit sensiblen Daten umzugehen haben.
Implementierung von Backup-Strategien
Der Verlust von Daten kann zu erheblichen Problemen führen und zur Entstehung von finanziellen Engpässen, sodass die Implementierung von Backup-Strategien für Startups von großer Wichtigkeit ist. Die regelmäßige Datensicherung sorgt dafür, dass Startups ihre Finanzdaten im Ernstfall bei Bedarf wiederherstellen können. Die Einrichtung von automatisierten Backups, die regelmäßig automatisch Sicherheitskopien relevanter Daten erstellen, stellt einen großen Vorteil dar. Grund hierfür ist, dass kein manueller Aufwand erforderlich ist, um eine hohe Datensicherheit zu gewährleisten.
Es ist empfehlenswert, sogenannte Offline-Backups durchzuführen, wobei die Backups an sicheren Orten aufbewahrt werden, die geografisch voneinander getrennt sind. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass bei Bedarf eine Wiederherstellung der Daten möglich ist, auch wenn es an einem Ort zu physischen Schäden kommt, wodurch ein einzelnes Backup zerstört wird. Um zu gewährleisten, dass die Daten in der Praxis tatsächlich wiederhergestellt werden können, sollten regelmäßig entsprechende Tests durchgeführt werden.
Einführung moderner Softwarelösungen
Eine weitere Möglichkeit zur Erhöhung der Datensicherheit innerhalb eines Startups besteht in der Nutzung von modernen Softwarelösungen. Veraltete IT-Produkte können eine höhere Angriffsfläche bieten, sodass ausschließlich Softwarelösungen zum Einsatz kommen sollten, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz eine Pflicht zur Verwendung elektronischer Rechnungen ab 2025 eingeführt. Von dieser sind auch viele Startups betroffen, da sie für sämtliche Firmen gilt, die Umsätze im B2B-Bereich erwirtschaften. Dementsprechend müssen Startups auf eine geeignete Softwarelösung setzen, welche das Schreiben von gesetzeskonformen Rechnungen ermöglicht. Dabei kann eine moderne Softwarelösung auch bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben bezüglich des Datenschutzes unterstützen, sofern die jeweilige Software die Anforderungen der sogenannten Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt.
Titelbild: CL STOCK/Shutterstock.com
Autor Sven Oswald
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