Eine aktuelle Studie von Forrester Consulting im Auftrag von Adobe zeigt, dass digitales Dokumentenmanagement essentiell für glückliche Kunden ist. Während früher vor allem Kostensenkungen das Ziel waren, betont heute fast jeder zweite Entscheider (46 Prozent) die höhere Kundenzufriedenheit als Hauptnutzen digitaler Dokumentenprozesse (gegenüber 27 Prozent vor der Pandemie). Andre Nordlohne ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und wird Ihnen im Folgenden 5 Gründe zeigen, die auch Ihrem Unternehmen helfen können.
1: Schnelligkeit
Durch ein digitales Dokumentenmanagement haben Sie die Unterlagen stets in kurzer Zeit griffbereit. Beispielsweise ruft ein Kunde an und hat Fragen zu seinem Auftrag. Durch eine elektronische Ablage und Suchfunktion haben Sie die Daten sofort zur Hand und können dem Kunden unmittelbar Auskunft geben, ohne auf eine kurze Wartezeit oder sogar einen Rückruf vertrösten zu müssen und im Anschluss auf die Suche zu gehen.
2: Unbegrenzter Zugang
Kennen Sie das auch? Sie wollen Unterlagen mobil abrufen und die Anbindung an Ihren Server streikt? Oder Sie haben die Daten irgendwo in Papierform liegen? Dann lassen Sie sich in solchen Momenten die entsprechenden Daten vermutlich durch einen Mitarbeiter via E-Mail-Anhang senden. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement gehört das der Vergangenheit an. Sie können die Unterlagen von überall aus abrufen – wo Sie gerade sind – und das ganze auch ohne Internetzugriff. Und haben die Möglichkeit, mit dem Kunden vor Ort Unterlagen zu besprechen und zu bearbeiten. Änderungen sind dann sofort verfügbar, Sie müssen die Datei also auch nicht mehr zurückschicken.
3: Transparenz
Durch digitales Dokumentenmanagement kann den Kunden ein schnellerer Datenaustausch ermöglicht werden. Wichtige Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Pläne müssen nicht mehr per Mail oder postalisch zugeschickt werden. Durch diese Transparenz der Daten läuft die ganze Auftragsabwicklung deutlich flüssiger. Das spart nicht nur Zeit und Aufwand, sondern verhindert auch Missverständnisse. Das verbessert nicht zuletzt auch die Zusammenarbeit mit ihren Kunden.
4: Professionalität
Es macht natürlich auch vor dem Kunden einen professionellen Eindruck, wenn Sie mit einem mobilen Zugriff und einer guten Organisation der Daten glänzen können. Schließlich geht es ja auch um die Daten des Kunden. Dieser wird sich bei Ihnen gut aufgehoben fühlen, wenn er sieht, wie Sie mit seinen Daten umgehen. Grundsätzlich wirkt der Einsatz elektronischer Hilfsmittel wie Tablets immer besser als Notizzettel und Kugelschreiber. Dadurch haben Sie auch die Möglichkeit sich von der Konkurrenz abzuheben, denn nicht jeder Betrieb verfügt über ein digitales und strukturiertes Dokumentenmanagement.
5: Rückfragen
Sowohl Sie als auch der Kunde können jederzeit nachvollziehen, welche Arbeiten erledigt und welche Änderungen möglicherweise durchgeführt wurden. Alles wird sauber dokumentiert. Das macht auch die Rechnung für den Kunden transparent; es entstehen weniger Rückfragen und das Zahlungsverhalten bessert sich. Denn ein Kunde, der die Rechnung versteht, zahlt sie auch, ohne viele Rückfragen zu stellen.
Autor:
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
