Die Rechnungsstellung gehört zu den wichtigsten administrativen Aufgaben für Unternehmen aller Art. Durch die Digitalisierung wird es immer wichtiger, auf elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu setzen. Diese bieten nicht nur Vorteile in Bezug auf Effizienz und Kostenersparnis, sondern sind in vielen Fällen auch gesetzlich vorgeschrieben. Aber was genau müssen Gründer bei der Ausstellung von E-Rechnungen beachten?
Die E-Rechnung und ihre Vorteile
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat erstellt, gesendet und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung enthält eine E-Rechnung standardisierte Informationen, die maschinell verarbeitet werden können. Dies erleichtert die automatische Weiterverarbeitung durch Buchhaltungssoftware oder Finanzämter.
Ein wesentlicher Vorteil ist die Zeitersparnis, da Rechnungen digital verschickt werden, was den gesamten Prozess deutlich beschleunigt. Dadurch entfallen manuelle Schritte wie das Drucken und Versenden von Papierrechnungen, was gleichzeitig zu einer erheblichen Kostenreduktion führt, da keine Ausgaben für Papier, Druck oder Porto anfallen.
Darüber hinaus bieten E-Rechnungen großes Automatisierungspotenzial, da sie problemlos in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden können, was eine effizientere Verarbeitung und Verwaltung ermöglicht. Ein weiterer Vorteil liegt in der Gesetzeskonformität, denn E-Rechnungen erfüllen oft höhere Standards als klassische Papierrechnungen, insbesondere im Hinblick auf Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Dies gewährleistet eine höhere rechtliche Sicherheit und reduziert das Risiko von Fehlern oder Verstößen.
Gesetzliche Vorgaben für E-Rechnungen in Deutschland
Seit November 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen. Diese Regelung betrifft vor allem Unternehmen, die im B2B-Bereich mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten. Für alle anderen Geschäftsbereiche gibt es bisher keine flächendeckende Verpflichtung – aber das wird sich bald ändern.
Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend, wenn sie an andere Unternehmen (B2B) Rechnungen stellen. Das bedeutet, dass Gründer und Startups sich jetzt bereits auf die kommende Umstellung vorbereiten sollten. Der Gesetzgeber zielt darauf ab, den Austausch von Rechnungen effizienter und transparenter zu gestalten. Mit der Einführung dieser Pflicht sollen Steuerausfälle reduziert und die Prozesse in der Finanzverwaltung digitalisiert werden.
Eine E-Rechnung muss verschiedene wichtige Bestandteile enthalten, um vollständig und rechtskonform zu sein. Dazu gehören die vollständigen Unternehmensangaben, also der Name, die Anschrift und die Steuernummer des ausstellenden Unternehmens. Ein weiterer Bestandteil ist die Rechnungsnummer, die eindeutig und fortlaufend sein muss, um die Rechnung korrekt zu identifizieren.
Eine Leistungsbeschreibung muss ebenfalls enthalten sein, da sie eine detaillierte Auflistung der gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen enthält. Zudem müssen sowohl der Netto- als auch der Bruttobetrag angegeben werden. Schließlich ist es wichtig, dass die Steuerinformationen korrekt ausgewiesen werden, insbesondere der Mehrwertsteuersatz beziehungsweise der Umsatzsteuersatz, der für die Berechnung der Bruttobeträge relevant ist.
Praktische Tipps für Gründer bei der Nutzung von E-Rechnungen
- Umstellung auf ein E-Rechnungsformat: Ab 2025 muss jede Rechnung, die zwischen Unternehmen ausgestellt wird, in einem elektronischen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.
- Passende Software nutzen: Viele Buchhaltungsprogramme bieten mittlerweile die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Prüfe, ob deine Software das Format XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
- Buchhaltungssoftware aktualisieren: Gründer sollten sicherstellen, dass ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme rechtzeitig auf das E-Rechnungsformat umgestellt werden, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Rechtskonformität sicherstellen: Achte darauf, dass deine E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dazu gehört nicht nur die richtige Formatierung, sondern auch die sichere Archivierung der Rechnungen.
- Archivierung und Aufbewahrungspflichten: E-Rechnungen müssen, wie andere Rechnungen auch, gesetzeskonform archiviert werden – für mindestens 10 Jahre.
Häufige Fehler vermeiden
Am Anfang machen viele Fehler bei der Rechnungsstellung. Zu den häufigsten zählen unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen, die nicht alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Auch eine falsche oder verspätete Rechnungsstellung kann zu Liquiditätsproblemen führen.
Um das zu vermeiden, sollten Gründer die folgenden Punkte beachten:
- Korrekte Dateneingabe: Achte darauf, dass alle Pflichtangaben vorhanden und korrekt sind.
- Fristen beachten: Rechnungen müssen fristgerecht gestellt werden, um Verzögerungen bei der Zahlung zu vermeiden.
- Ordnungsgemäße Archivierung: Elektronische Rechnungen müssen für mindestens 10 Jahre archiviert werden.
E-Rechnungen als Effizienzsteigerung für Gründer
Für Gründer ist die E-Rechnung eine einfache Möglichkeit, die Rechnungsstellung effizienter und kostengünstiger zu gestalten. Besonders im Hinblick auf die zukünftige Gesetzeslage ab 2025 und die Digitalisierung des Rechnungswesens lohnt sich die Umstellung auf dieses moderne Format. Mit der richtigen Software und Beachtung der gesetzlichen Vorgaben sind Gründer bestens aufgestellt, um ihre Prozesse zu optimieren und langfristig von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
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Autor Nicole Pfeiffer
Als erfahrene Autorin ist Nicole Pfeiffer eine Inspiration in der Branche der Buchhaltung. Sie zeichnete sich schon in der Schule durch ihr hohes Mathematikverständnis aus. Im „Mathe-Leistungskurs“ schnitt sie nicht nur mit Bestnoten ab, sondern unterstützte ihre Mitschüler mit Herz und Leidenschaft. Nachdem sie als staatliche Buchhalterin in verschiedenen Unternehmen Erfahrungen sammelte, ist sie nun seit fünf Jahren fest in einem Technologie-Betrieb angestellt. Wenn Sie nicht gerade in den Bergen wandern geht, erstellt sie immer wieder neue Denkansätze, Ratgeber und Schriften, die von ihren Kollegen sehr geschätzt werden.
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