Marco Reinbold erklärt, wie sevdesk by Cegid Gründer und Selbstständige dabei unterstützt, Finanzprozesse digital zu vereinfachen und die E Rechnung sicher umzusetzen
Herr Reinbold, die E-Rechnungspflicht gilt seit Anfang des Jahres – trotzdem schreiben laut Ihrer Umfrage viele Gründer Rechnungen noch per Hand. Wie erklären Sie sich diese Zurückhaltung?
Marco Reinbold: Viele Gründer unterschätzen den Aufwand analoger Prozesse, sei es aus Gewohnheit, Unwissen oder Zeitmangel. Oft kommt auch die Sorge hinzu, dass die Digitalisierung teuer, kompliziert oder aufwendig sei. Zudem wird die E-Rechnungspflicht nicht überall klar kommuniziert. Viele wissen gar nicht genau, was sich konkret ändert, weshalb sie die Dringlichkeit nicht wahrnehmen.
Welche konkreten Risiken entstehen für Unternehmer, wenn sie weiterhin auf analoge Prozesse oder Tools wie Word und Excel setzen?
Marco Reinbold: Die Risiken sind vielfältig. Wer die E-Rechnungspflicht ignoriert, muss mit Bußgeldern oder Abmahnungen rechnen. Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und nicht revisionssicher. Zudem kosten sie viel Zeit. Ohne eine digitale Übersicht über Zahlungsziele, Forderungen und Steuern drohen schnell Liquiditätsengpässe. Wer wachsen will, braucht skalierbare Prozesse. Mit Word und Excel stößt man hier schnell an Grenzen.
In Ihrer Umfrage zeigt sich: 22 Prozent der Befragten verwalten ihre Finanzen im Kopf. Was sagt dieses Ergebnis über das digitale Mindset vieler Gründer aus?
Marco Reinbold: Es zeigt vor allem, dass großer Aufklärungsbedarf besteht. Viele Gründer sind Experten auf ihrem Gebiet, aber keine Zahlenmenschen. Die Finanzen „im Kopf“ zu managen, mag für Improvisation und Flexibilität stehen, birgt aber auch ein unterschätztes Risiko. Oft fehlt das Verständnis dafür, dass digitale Tools keine Belastung, sondern echte Business-Enabler sind.
Wie weit können Gründer mit KI in der Finanzplanung tatsächlich kommen? Wo liegen die Chancen, aber auch die Grenzen?
Marco Reinbold: KI kann vieles leisten. Sie kategorisiert Einnahmen und Ausgaben automatisch, erstellt Forecasts für Liquidität und Cashflow und unterstützt bei der Steuerberechnung. Auch Hinweise auf Optimierungspotenziale sind möglich. Doch es gibt klare Grenzen. Schlechte Daten führen zu falschen Ergebnissen. Komplexe steuerliche Fragen oder strategische Entscheidungen sollten weiterhin von Menschen getroffen werden. Und ohne Grundverständnis für Zahlen kann selbst die beste KI in die Irre führen.
Immer mehr Selbstständige suchen Informationen bei Google oder ChatGPT. Welche Rolle können solche Tools künftig in der Finanzorganisation spielen?
Marco Reinbold: Solche Tools entwickeln sich zu digitalen Sparringspartnern. Sie helfen bei Rückfragen, geben Orientierung und liefern erste Einschätzungen. ChatGPT kann beispielsweise Begriffe erklären, Vorlagen prüfen oder Tipps zur Steueroptimierung geben. Voraussetzung ist jedoch, dass die Nutzer die Antworten einordnen und bewerten können.
Wann wird der Einsatz von KI oder Chatbots im Finanzbereich riskant – etwa für die Liquidität oder rechtliche Anforderungen?
Marco Reinbold: Wer sich blind auf die Technik verlässt, ist selbst schuld. Dann können falsch interpretierte Daten schnell zu Fehlern in der Steuererklärung führen. Eine KI kennt keine Fristen. Ohne menschliche Kontrolle entstehen Lücken, die später teuer werden können.
Viele Gründer scheuen sich vor der E-Rechnungspflicht, weil sie technische Hürden befürchten. Wie kann diese Einstiegshürde gesenkt werden?
Marco Reinbold: Durch einfache Tools mit klarer Nutzerführung. Gute Software erleichtert den Einstieg mit Tutorials, Vorlagen und einem intuitiven Onboarding. Auch Steuerberater und öffentliche Stellen sollten aktiver über die neuen Anforderungen informieren.
Welche Rolle spielt eine benutzerfreundliche, automatisierte Buchhaltungssoftware wie sevdesk by Cegid dabei, E-Rechnungen sicher und einfach umzusetzen?
Marco Reinbold: sevdesk verbindet Pflicht und Nutzen. Die Software automatisiert rechtlich sichere Prozesse wie E-Rechnungen und ist so intuitiv, dass auch Nicht-Buchhalter sofort loslegen können. Sie verknüpft Rechnungsstellung, Banking, Steuerberater und Reporting, also alles, was zur Finanzorganisation gehört. So sparen Young Founders und Selbstständige wertvolle Zeit und behalten den Überblick.
Was raten Sie Gründern, die bislang noch manuell arbeiten, um ihre Prozesse effizient zu digitalisieren, ohne sich zu überfordern?
Marco Reinbold: Fangen Sie klein an, zum Beispiel mit der E-Rechnung. Wählen Sie eine Software, die mitwächst. Bauen Sie außerdem regelmäßig kleine Lernimpulse ein: Mit kurzen Lernvideos und Coachings lässt sich viel erreichen. Wichtig ist es auch, zunächst die Prozesse zu digitalisieren, die Zeit und Nerven kosten, etwa die Belegerfassung, das Erstellen von Rechnungen oder die Steuerübersicht.
Warum ist es aus Ihrer Sicht so wichtig, Buchhaltung und E-Rechnung nicht nur als Pflicht, sondern als echten Business-Booster zu verstehen?
Marco Reinbold: Gute Buchhaltung ist kein Verwaltungsakt, sondern ein Realitätscheck für den eigenen Erfolg. Wer seine Zahlen kennt, kann bessere Entscheidungen treffen. Wer sauber arbeitet, spart Zeit und Geld beim Steuerberater. Und wer Prozesse automatisiert, gewinnt Zeit für das, was das Business wirklich voranbringt: Kunden, Produkte und Wachstum.
Welche Entwicklungen erwarten Sie in den kommenden Jahren in Bezug auf KI-gestützte Buchhaltung und Finanzmanagement?
Marco Reinbold: Wir sehen die nächsten Schritte bereits heute: Selbstlernende Systeme erkennen Muster und geben Empfehlungen. Nahtlose Verbindungen zwischen Banking, Buchhaltung, Steuern und Versicherungen. Persönliche Assistenten, die Unternehmer aktiv begleiten, beispielsweise mit Erinnerungen oder Warnungen, à la „Achte auf deine Umsatzsteuervorauszahlung nächste Woche“. Und ganz zentral: mehr Vertrauen in KI durch Systeme, die nicht nur rechnen, sondern auch ihre Entscheidungen erklären.
Bildcedits © Cegid
Wir bedanken uns bei Marco Reinbold für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
