Ordio digitalisiert den gesamten Arbeitsalltag von Schichtbetrieben und verbindet Planung, Zeiterfassung und Lohnprozesse in einer einzigen intuitiven Plattform.
Wie würden Sie Ordio und das Team dahinter vorstellen, und was war der Auslöser, dieses Unternehmen zu gründen?
Ordio ist aus meinem eigenen Alltag in der Gastronomie entstanden. Über Jahre habe ich selbst erlebt, wie mühsam Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnabrechnung sein können, besonders wenn man, wie wir damals, über 100 Mitarbeiter:innen hat und ständig alles in Bewegung ist. Die meisten bestehenden Tools haben uns eher ausgebremst als unterstützt. Es waren isolierte Insellösungen, die nicht verstanden haben, wie ein Dienstleistungsbetrieb wirklich tickt: spontane Änderungen, Ausfälle, Peaks – all das, was hinter den Kulissen jeden Tag passiert.
Irgendwann war klar: Wenn wir ein Tool wollen, das wirklich hilft, müssen wir es selbst bauen. So ist Ordio entstanden, als modulares System, das Onboarding, Schichtplanung, digitale Zeiterfassung und mit Payroll Plus sogar eine KI-gestützte Nettoabrechnung verbindet.
Und das Team dahinter? Wir sind ein Mix aus Produkt- und Tech-Profis, die ganz nah am Use Case arbeiten. Unsere DNA: schneller Produktfokus, enge Zusammenarbeit mit unseren Kund:innen und der Anspruch, echte Lösungen für den Alltag zu liefern.
Welche Vision verfolgt Ordio für die digitale Zukunft von Schichtbetrieben, und welche konkreten Schritte gehen Sie derzeit auf dieses Ziel zu?
Unsere Vision bei Ordio ist klar: Schichtbetriebe so digitalisieren, dass Chaos, Papierkram und manuelles Nacharbeiten komplett verschwinden. Wir setzen auf einen employee-centric Ansatz: die Mitarbeiter:innen lieben die App, und die Arbeitgeber:innen profitieren von Automatisierung.
Statt fünf verschiedene Tools nebeneinander zu nutzen, bauen wir eine integrierte Plattform. Aktuell konzentrieren wir uns auf unser CORE-System: Performance, UX und Zuverlässigkeit. Gleichzeitig entwickeln wir Payroll AI, verbessern die App-Erfahrung für Nutzer:innen und setzen KI gezielt für Assistenz, Vorschläge und Automationen ein. So bringen wir die digitale Zukunft Schritt für Schritt in den Alltag unserer Kund:innen.
Für welche Zielgruppen ist Ihre Lösung besonders relevant, und wie stellen Sie sicher, dass die Bedürfnisse von Betrieben aus über 70 Branchen wirklich abgedeckt werden?
Ordio ist relevant für alle Schichtbetriebe mit vielen Mitarbeiter:innen: Gastronomie, Hotellerie, Fitness, Pflege, Events oder Logistik. Unser System ist extrem flexibel konfigurierbar: Skills, Rollen, Regeln oder Abfragen lassen sich branchenspezifisch anpassen.
Wir erkennen Muster über Branchen hinweg, ermöglichen aber gleichzeitig die Feinheiten jedes Sektors. Der Schlüssel: ein starkes Feedback-Loop mit tausenden Kund:innen und kontinuierlicher Kontakt mit Nutzer:innen. So stellen wir sicher, dass wir die Bedürfnisse von über 70 Branchen wirklich abdecken.
Was unterscheidet Ordio von klassischen Tools für Schichtplanung und Zeiterfassung, und wo sehen Sie Ihren stärksten Mehrwert für Unternehmen?
Ordio unterscheidet sich vor allem durch den ganzheitlichen Ansatz: Schichtplanung, Zeiterfassung, Aufgaben, Personalakten, Dokumente und Payroll – alles in einem Tool. Wir setzen auf eine mobile Experience, die Mitarbeiter:innen wirklich lieben, kombiniert mit Automationen, Workflows und KI statt starrer Prozesse. Das System ist extrem intuitiv, Schulungen sind kaum nötig, und die Plattform wächst flexibel mit jedem Unternehmen mit.
Welche Herausforderungen begegnen Ihnen im Alltag als Anbieter einer umfassenden Workforce-Management-Software, und wie gehen Sie mit diesen Hürden um?
Als Anbieter eines People Operating System begegnen uns täglich einige Herausforderungen: unterschiedliche gesetzliche Vorgaben in DACH, die Balance zwischen der Komplexität großer Organisationen und der Simplicity für kleinere Betriebe, sowie der hohe Support-Anspruch in 24/7-Schichtbetrieben.
Zudem müssen wir schnelle Releases mit Stabilität verbinden. Unsere Lösung: klare Priorisierung, Quality Gates, ein starkes Produktteam und ein iteratives Vorgehen. So bleiben wir agil, liefern zuverlässig und behalten den Überblick über die vielfältigen Anforderungen unserer Kund:innen.
Wie integrieren Sie neue gesetzliche Anforderungen oder Veränderungen im Arbeitsrecht in Ihre Plattform, ohne dass Unternehmen zusätzlichen Aufwand haben?
Wir beobachten Lohn- und Arbeitsrecht kontinuierlich und arbeiten eng mit Lohnbuchhalter:innen, Steuerberater:innen und eigenen Expert:innen zusammen. Neue gesetzliche Anforderungen integrieren wir automatisch als Updates in die Plattform und unsere Nutzer:innen müssen nichts tun. Das reicht von Dokumentationspflichten über die Arbeitszeiterfassungspflicht bis hin zu Mindestlohnanpassungen. So bleibt Ordio immer rechtssicher und up to date, ohne zusätzlichen Aufwand für die Betriebe.
Welche Rolle spielen Themen wie Benutzerfreundlichkeit und mobile Nutzung bei der Weiterentwicklung Ihrer App und Ihres Web-Tools?
Benutzerfreundlichkeit und mobile Nutzung sind für uns absolut kritisch. Rund 90 % der Mitarbeiter:innen nutzen Ordio auf dem Smartphone. Deshalb hat höchste Priorität: weniger Klicks, klare UI und schnelle Paths. Alles muss in Sekunden funktionieren, denn unsere Nutzer:innen haben eine extrem kurze Aufmerksamkeitsspanne im Arbeitsalltag.
Wie helfen Funktionen wie digitale Personalakten, automatisierte Dokumentenabfragen oder Payroll-Prozesse Ihren Kunden dabei, administrativen Aufwand zu reduzieren?
Digitale Personalakten, automatisierte Dokumentenabfragen und smarte Payroll-Prozesse nehmen unseren Kund:innen enorm viel Nachfassarbeit ab. Statt ständig hinter Unterlagen herzutelefonieren, werden fehlende Dokumente automatisch angefordert und erinnert – komplett papierlos und ohne manuelle Schleifen.
Bei Payroll minimieren wir Fehler, automatisieren Übergaben und sorgen für eine saubere, strukturierte Abrechnungsvorbereitung. Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Transparenz und Compliance, die ganz nebenbei mitläuft.
Auf welche kommenden Funktionen oder Weiterentwicklungen dürfen Ihre Nutzer gespannt sein, und wohin entwickelt sich Ordio langfristig?
Unsere Nutzer:innen können sich auf eine ganze Reihe starker Weiterentwicklungen freuen. Mit Payroll AI zum Beispiel arbeiten wir an einer weitgehend automatisierten Lohnabrechnung, die direkt auf echten Schicht- und Zeitdaten basiert. Dazu kommen erweiterte Agent-Features, also KI-Assistenz direkt im Tool.
Und natürlich: noch mehr Automationen für Admins, damit der Alltag Schritt für Schritt leichter wird.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung auch für kleine Unternehmen intuitiv bleibt, gleichzeitig aber große Organisationen mit komplexen Strukturen unterstützt?
Ordio setzt auf dynamische Komplexität: Für kleine Unternehmen bleibt alles einfach und intuitiv, gleichzeitig können große Strukturen problemlos abgebildet werden.
Kleine Teams profitieren von Onboarding-Checklisten und klarer Navigation, während Enterprise-Funktionen wie Audit Logs oder Mehrstandort-Steuerung erst sichtbar werden, wenn sie tatsächlich gebraucht werden. So wächst die Plattform mit dem Unternehmen, ohne die Nutzer:innen zu überfordern.
Was möchten Sie anderen Gründerinnen und Gründern mit auf den Weg geben, die gerade am Anfang ihrer Reise stehen?
Mein Rat an Gründer:innen: Versteht zuerst die echten Probleme, bevor ihr etwas baut. Testet früh, bezieht Nutzer:innen ein und entwickelt nicht im stillen Kämmerchen. Fokus auf Produkt und Qualität ist entscheidend. Marketing kommt danach. Und ganz wichtig: Team und Kultur sind wertvoller als jede Präsentation oder Pitchfolie. Wer hier stark ist, hat schon die halbe Miete.
Welche drei persönlichen Ratschläge würden Sie jungen Unternehmerinnen und Unternehmern geben, um langfristig erfolgreich zu bleiben?
Drei persönliche Ratschläge für langfristigen Erfolg. Erstens, radikale Nähe zu Kund:innen: echte Gespräche, echte Use Cases, kein ‚Abstraktdenken‘. Zweitens, Speed und Fokus: 80/20, schnelle Iterationen, aber trotzdem hohe Qualität liefern. Drittens, persönliches Energie-Management: ausreichend Schlaf, Sport und Balance, damit man langfristig klar denken und handeln kann.
Bild Management Teambild @ Fotograf/ Bildcredits: Daniel Kallhof
Wir bedanken uns bei David Keuenhof für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
