Pleo bietet eine smarte Plattform zur Verwaltung von Unternehmensausgaben und macht Finanzprozesse transparenter und effizienter für moderne Teams
Wer sind die Köpfe hinter Pleo und wie hat sich das Gründungsteam gefunden?
Pleo wurde 2015 von Jeppe Rindom (CEO) und Niccolo Perra gegründet. Beide kommen aus der Fintech-Welt und kennen die Herausforderungen rund um Unternehmensausgaben aus eigener Erfahrung – als CFO, als Manager und als Mitarbeitende. Immer wieder stießen sie auf dieselben Probleme: geteilte Kreditkarten, unkontrollierte Abos, fehlende Übersicht, aufwändige Buchhaltung.
Zwar gab es bereits Tools, aber die waren meist auf einzelne Fälle wie Reisen oder Spesen ausgelegt, nicht auf die Realität moderner Unternehmen.
Gleichzeitig zeichnete sich ein klarer Wandel ab: Mitarbeitende übernahmen mehr Verantwortung und tätigten selbst Ausgaben, beispielsweise für Tools, Werbung oder externe Dienstleistungen. Das vereinfacht zwar viele interne Abläufe, wurde aber schnell sehr unübersichtlich.
Jeppe und Nico sahen darin ein zentrales Problem und eine Chance. Wenn man Zahlungen mit Software verbindet, lässt sich Ausgabenkontrolle neu denken: in Echtzeit, nachvollziehbar und für alle Beteiligten transparent. Für die beiden war klar: Diese Herausforderung betrifft nicht nur einige wenige, sondern Unternehmen weltweit. Und genau da wollten sie ansetzen – und das Problem lösen.
Welche Vision verfolgt Pleo im Bereich Unternehmensausgaben und wie soll diese Realität werden?
Pleo verfolgt die Vision, Unternehmensausgaben nicht nur zu verwalten, sondern sie in einen steuerbaren, nachvollziehbaren und strategischen Bestandteil der Finanzprozesse zu überführen. Dabei geht es weniger um die bloße Ausgabe von Firmenkarten, sondern um die Frage, wie Finanzverantwortliche mehr Transparenz und Kontrolle über die alltägliche Ausgabenpraxis gewinnen, ohne Teams im operativen Geschäft auszubremsen.
Konkret heißt das: Unternehmen sollen in der Lage sein, Ausgabenprozesse so zu gestalten, dass sie sich in vorhandene Systeme und Arbeitsweisen einfügen. Im deutschen Markt sind dabei insbesondere die Themen Compliance, Datenschutz und Integration entscheidend. DATEV-Anbindungen, GoBD-konforme Archivierung und strukturierte E-Rechnungsverarbeitung sind hier keine Zusatzfunktionen, sondern Grundvoraussetzungen. Dasselbe gilt für die Erkennung und Vermeidung von fehlerhaften oder betrügerischen Transaktionen.
Langfristig geht es darum, Unternehmensausgaben aus der operativen Blackbox zu holen und sie als strategische Steuerungsgröße nutzbar zu machen – und das auf Basis von Daten, klaren Prozessen und realitätsnahen Workflows.
Wie hilft Pleo Unternehmen dabei, den Aufwand rund um Spesen und Ausgaben zu reduzieren?
Pleo automatisiert den gesamten Ablauf – von der Zahlung bis zur Übergabe an die Buchhaltung – und ersetzt viele manuelle Zwischenschritte. Mitarbeitende zahlen mit der Pleo-Karte, erhalten eine Push-Benachrichtigung, erfassen den Beleg per App, und die Ausgabe wird automatisch kategorisiert.
Abhängig von Betrag oder Team greifen dabei vorkonfigurierte Freigaberegeln: Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung und können Ausgaben mobil oder am Desktop direkt prüfen und freigeben.
Im Hintergrund verknüpft das System alle relevanten Informationen: Karte, Nutzer:in, Projekt oder Kostenstelle, Kategorie und Beleg. Diese Daten lassen sich strukturiert in kompatiblen Formaten exportieren. Die Buchhaltung erhält damit vollständige, geprüfte Datensätze statt fragmentierter Einzelinfos.
Kurz gesagt: Pleo reduziert den Aufwand nicht punktuell, sondern entlang der gesamten Ausgabenkette – und macht aus einem oft fehleranfälligen Vorgang einen durchgängig transparenten Prozess.
Was sind die häufigsten Herausforderungen, denen eure Kunden begegnen – und wie adressiert Pleo diese?
Viele Unternehmen kämpfen mit verteilten Tools, fehlender Datenkonsistenz und langsamen Freigabeprozessen – häufig zusätzlich noch durch regulatorische Anforderungen verschärft.
Pleo adressiert diese Herausforderungen mit einer einheitlichen Plattform: Alle Datenpunkte laufen zentral zusammen, Prozesse sind nachvollziehbar dokumentiert, und durch Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand.
Inwiefern unterscheidet sich Pleo von klassischen Firmenkreditkarten und Buchhaltungstools?
Klassische Firmenkarten dokumentieren, was ausgegeben wurde. Pleo hingegen steuert, wie, wann und wofür Ausgaben getätigt werden. Mit flexiblen Limits, Regeln und Echtzeit-Transparenz wird die Ausgabe nicht erst im Nachgang geprüft, sondern bereits im Moment der Zahlung kontrolliert.
Gängige Buchhaltungstools wiederum setzen meist am Ende des Prozesses an. Pleo greift hier früher: Es unterstützt dabei, Budgets zu überwachen, Richtlinien durchzusetzen und Teams zu befähigen – mit einem System, das verständlich, intuitiv und jederzeit anpassbar ist.
Welche Branchen oder Unternehmensgrößen profitieren besonders vom Einsatz eurer Lösung?
Pleo passt besonders gut zu Unternehmen, in denen viele unterschiedliche Teams eigenständig Ausgaben tätigen – etwa in Agenturen, bei Eventproduktionen, Startups oder im international aufgestellten Mittelstand. Dort hilft die Plattform, Ausgaben transparent zu machen, ohne die Abläufe unnötig zu verkomplizieren.
Ein gutes Beispiel ist die global agierende 360 Experience Group. Das Team betreut große, internationale Veranstaltungen – unter anderem den Eurovision Song Contest. Dabei entstehen an vielen Stellen gleichzeitig Ausgaben: für Technik, Reisen, Dienstleister etc. Mit Pleo lassen sich diese Ausgaben direkt vor Ort erfassen und automatisch den richtigen Budgets zuordnen. Das spart Abstimmungen im Nachhinein und sorgt dafür, dass das zentrale Finanzteam auch bei komplexen Projekten den Überblick behält.
Gab es ein Kundenfeedback oder eine Nutzererfahrung, die euch besonders motiviert oder überrascht hat?
Pleo war zu Beginn nicht mit den in lokalen Märkten gängigen Buchhaltungssystemen verbunden. Kund:innen konnten zwar Ausgaben erfassen, hatten aber keine Möglichkeit, die Daten direkt in ihre Buchhaltungsprozesse zu überführen – was ein zentrales Hindernis im Alltag darstellte.
Wir haben die Integration dann so schnell wie möglich nachgeholt. Dieses Learning haben wir direkt in die Strategie für andere Märkte mitgenommen. So haben wir uns in Deutschland von Anfang an auf DATEV-Anbindung und ein strukturiertes Onboarding konzentriert.
Welche Rolle spielt Automatisierung in eurem Produkt – und wie verändert sie die Arbeitsweise in Finanzabteilungen?
Automatisierung ist bei Pleo zentraler Bestandteil. Viele Aufgaben, die früher manuell erledigt wurden, wie etwa Belege einsammeln, Ausgaben zuordnen oder Rückfragen klären, laufen heute im Hintergrund automatisch – von der Kartenzahlung über die Belegerfassung bis zur Kategorisierung und Freigabe.
Das verändert auch die Rolle der Finanzabteilung spürbar. Statt Vorgänge nachzuarbeiten, können Teams frühzeitig steuernd eingreifen, strategischer planen und sich auf Analysen und Beratung konzentrieren. Die Zeit, die früher für Kontrolle und Korrektur verloren ging, wird nun für Themen wie Budgetsteuerung, Liquiditätsplanung oder interne Zusammenarbeit frei.
Was waren zentrale Hürden in der Skalierung von Pleo in Europa und wie seid ihr damit umgegangen?
Eine der größten Herausforderungen war, die Unterschiede zwischen den Märkten richtig einzuschätzen – besonders mit Blick auf Erwartungen an Transparenz, Sicherheit und Systemkompatibilität. In Deutschland hat sich schnell gezeigt: Ein erprobtes Produkt reicht nicht aus, wenn lokale Anforderungen nicht präzise berücksichtigt werden.
Wir haben darauf mit klaren strukturellen Maßnahmen reagiert. Ein eigenes DACH-Team arbeitet heute eng mit Produkt und Vertrieb zusammen und bringt Anforderungen aus dem Markt direkt in die Weiterentwicklung ein. Wir erfassen Rückmeldungen systematisch und übersetzen sie in konkrete Produktanforderungen. Statt nur bestehende Features anzupassen, analysieren wir gezielt, wie Buchhaltungsprozesse tatsächlich ablaufen – und wo unser Tool bestehende Systeme sinnvoll ergänzt oder ersetzt.
Heute zählt Deutschland zu unseren stabilsten Märkten.
Wie geht ihr bei Pleo mit dem Spannungsfeld zwischen Innovation und regulatorischen Anforderungen um?
Bei Pleo sehen wir Regulierung nicht als Hindernis, sondern als Rahmen, in dem wir Innovation verantwortungsvoll umsetzen. Gerade im Finanzbereich braucht es Vertrauen. Das entsteht nur, wenn neue Funktionen bestehende Anforderungen nicht umgehen, sondern aktiv mitdenken und implementieren.
In der Produktentwicklung stimmen wir uns deshalb eng mit lokalen Expert:innen ab und prüfen neue Features konsequent darauf, wie sie sich in bestehende Prozesse einfügen – technisch wie organisatorisch. So lassen sich Innovation und Rechtssicherheit praxisnah verbinden.
Was dürfen Nutzerinnen und Nutzer in Zukunft von Pleo erwarten – gibt es neue Funktionen oder Märkte im Fokus?
Ein wichtiger Schritt war der Start der Treasury-Funktion in diesem Jahr. Mit Features wie automatisierten Umbuchungen zwischen Konten unterstützt Pleo Unternehmen dabei, ihre Liquidität aktiver zu steuern – vor allem bei mehreren Budgets oder Standorten. Dieser Bereich soll weiter ausgebaut werden, etwa mit Multi-Währungs-Konten oder Tools zur Finanzplanung.
Auch die Rechnungsverarbeitung wird weiterentwickelt mit dem Ziel, Freigaben und Zahlungen stärker zu automatisieren.
Deutschland bleibt dabei ein klarer Fokusmarkt: Wir sehen hier nach wie vor eine deutliche Lücke für Lösungen wie Pleo. Vor allem dort, wo es um verlässliche Steuerung von Ausgaben, effiziente Prozesse und transparente Buchhaltung geht.
Wir wollen ein starkes europäisches Unternehmen aufbauen, das andere europäische Firmen dabei unterstützt, erfolgreicher zu arbeiten, indem sie Ausgaben smarter verwalten und insgesamt effizienter wirtschaften. Mit rund 40.000 Kund:innen haben wir bereits viel erreicht. Gleichzeitig wissen wir, dass wir angesichts der Vielzahl an Unternehmen in Europa noch ganz am Anfang stehen. Genau deshalb fokussieren wir uns auf nachhaltiges Wachstum – mit Lösungen, die Unternehmen nicht nur entlasten, sondern dabei helfen, wirklich voranzukommen.
Welche drei Tipps würdet ihr Gründerinnen und Gründern mitgeben, die ein Tech-Startup in einem regulierten Markt aufbauen wollen?
Lokalisierung beginnt nicht beim Produkt, sondern beim Verständnis.
Wer nicht weiß, wie Prozesse, Systeme und Entscheidungslogiken im Zielmarkt funktionieren, wird mit guter Technologie allein nicht überzeugen.
Gib deinem Team die Freiheit, den Markt zu vertreten – nicht nur das Produkt.
Lokale Teams brauchen Handlungsspielraum, um Anforderungen direkt zurückzuspielen und umzusetzen.
Sieh Compliance nicht als Checkliste, sondern als strategischen Teil des Produkts.
Wer regulatorische Anforderungen aktiv in die Entwicklung integriert, schafft Lösungen, die nicht nur bestehen, sondern Nutzer:innen echten Mehrwert und Wettbewerbsvorteile bieten.
Bild: Raymond Hüner @ Pleo
Wir bedanken uns bei Raymond Hüner für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
