Freelancer profitieren im Vergleich zur Festanstellung in einem Unternehmen von zahlreichen Vorteilen. Sie besitzen zeitliche und räumliche Flexibilität, sind ihr eigener Chef und können selbstständig Entscheidungen über ihre berufliche Zukunft treffen. Gleichzeitig füllt ein Freelancer mehrere Jobs in einem aus: Als Freiberufler muss man sich neben dem täglichen Projektmanagement auch um Marketing, Vertrieb, Buchhaltung und vieles mehr kümmern. Ein folgenschwerer Fehler bei einem Projekt kann die Existenz bedrohen. Damit dies nicht passiert, bietet dieser Beitrag hilfreiche Tipps zum Projektmanagement für Freelancer und wie diese dafür sorgen können, dass ihnen die Arbeit leichter von der Hand geht.
Tipp: Software-Tools nutzen
Auch ohne Unternehmen als Sicherheit im Rücken müssen Freelancer im Arbeitsalltag nicht auf Unterstützung verzichten. Für nahezu jede Fragestellung gibt es heutzutage ein passendes Software-Tool, das die Arbeit effizienter und einfacher macht. Für Freiberufler kommt dabei eine ganze Bandbreite an digitalen Werkzeugen infrage – etwa für die Ordnung der Finanzen und Buchhaltung, die Verwaltung von Kunden, die Rechnungsstellung, die Organisation von Terminen, die Aufgabenverwaltung, das Ressourcenmanagement und die Zeiterfassung.
Insbesondere die letzten beiden Punkte sind für Freiberufler essenziell. Als Selbstständiger, der sich um alles allein kümmern muss, sind die eigenen Ressourcen das wichtigste Gut. Das Ressourcenmanagement von Zeit und Geld steht daher an oberster Stelle – sind die nächsten Monate mit Terminen und Projekten bereits voll ausgelastet, kann zwischenzeitlich kein neuer Kundenauftrag angenommen werden. Ist das Projektmanagement hingegen nicht voll ausgelastet, fehlt das Budget, um zum Beispiel in Marketingaktivitäten zu investieren. Software-Werkzeuge, die hier einen schnellen Überblick ermöglichen und Alarm schlagen, sollten eine oder mehrere Ressourcen eng werden, sind für Freiberufler eine hilfreiche Unterstützung.
Ebenso gilt es, die Zeiterfassung nicht zu vernachlässigen. Viele Freelancer berechnen ihren Kunden einen festen Stundensatz. Dazu muss jedoch klar sein, wie viele Stunden in welches Projekt geflossen sind – und wie viel Zeit angesetzt werden sollte, um den gewünschten Projektfortschritt zu erreichen. Auch Freiberufler sollten daher auf eine exakte Zeiterfassung Wert legen und tracken, wann sie täglich mit der Arbeit für ein Projekt beginnen und aufhören.
Tipp: Projekte strukturiert managen
Viele Freelancer werden immer wieder für einzelne Projekte engagiert, für das sie das nötige Fachwissen besitzen. Damit die Arbeit gelingt und die Auftraggeber zufrieden sind, sollte das Projektmanagement strukturiert und nach Plan ablaufen. Chaotische Meetings, wiederholte Nachfragen und nicht eingehaltene Zeitpläne führen schließlich dazu, dass ein Freiberufler nicht wieder beauftragt wird. Die folgenden Schritte tragen zu einem erfolgreichen Projekt bei:
Gute Projektplanung: In Absprache mit dem auftragenden Unternehmen und allen Beteiligten sollte vor dem eigentlichen Beginn des Projekts ein fundierter Plan aufgestellt werden. Dieser sollte alle wichtigen W-Fragen beantworten: Was wird gemacht? Warum und zur Erreichung welcher Ziele? Wie werden die Ziele erreicht? Wann soll welcher Projektfortschritt erreicht sein? Welche Ressourcen und wie viel Zeit sind dafür nötig?
Ausführungsphase: Nach der Planung markiert ein gelungenes Kickoff-Meeting den Beginn der Ausführungsphase. Das Projektteam kommt hier zusammen, um alle wichtigen Punkte sowie die Bedeutung des Projekts zu besprechen und den Startschuss zu geben. Anschließend gilt es, alle Arbeitsabläufe zum Erreichen des Projekts gemäß Planung in die Wege zu leiten und durchzuführen. In regelmäßigen Abständen sollte geprüft werden, ob der anvisierte Projektfortschritt noch im Bereich des Möglichen liegt oder ob Änderungen am Projektplan und in der Kommunikation mit dem Auftraggeber nötig sind.
Projektabschluss: Sind die Ziele erreicht und ist die Endphase des Projekts gekommen, gehört zum Projektmanagement auch der ordentliche Abschluss des Projekts. In einer Nachbesprechung sollten alle Beteiligten noch einmal zusammenkommen und sich austauschen: Was ist gut gelaufen und welche Lehren können gegebenenfalls für zukünftige Projekte gezogen werden? Außerdem sollte ein detaillierter Abschlussbericht erstellt werden, der den gesamten Verlauf des Projekts zusammenfasst.
Tipp: Weiterbildungen nutzen
Insbesondere als Freelancer ist es wichtig, immer auf dem neuesten Stand der Branche zu bleiben, sich mit neuen Technologien und Methoden des Projektmanagements auszukennen und Fachwissen vorzuweisen. Wer den Anschluss verliert und veraltete Arbeitsweisen nutzt, wird als Freiberufler gegen gut ausgebildete Kollegen keine Chance haben. In regelmäßigen Abständen sollten daher Weiterbildungskurse absolviert und Branchentreffen wie Konferenzen und Messen besucht werden. Letztere eignen sich für Freelancer zudem hervorragend, um neue Kontakte zu knüpfen und neue Kunden zu akquirieren.
Fazit: Projekte als Freelancer erfolgreich leiten
Als Freelancer muss man sich vor allem auf sich selbst verlassen: Der Projekterfolg für den Kunden sowie die freiberufliche Existenz hängen vom eigenen Engagement und erfolgreichen Projektmanagement ab. Umso wichtiger ist es, sich Unterstützung zu holen und Software-Tools für das Ressourcenmanagement, die Zeiterfassung, die Aufgabenverwaltung und weiteres zu nutzen. Auch Weiterbildungen, den Austausch mit freiberuflichen Kollegen sowie Netzwerk-Veranstaltungen sollten Freelancer nutzen, um sich neues Fachwissen anzueignen, Tipps zu bekommen und neue Aufträge an Land zu ziehen.
Beim Management des neuen Kundenprojekts sollten alle klassischen Schritte des Projektmanagements durchlaufen werden: Von der Planung über das Kickoff-Meeting, die einstudierten Arbeitsabläufe bis zur abschließenden Projektdokumentation ist sorgfältiges Projektmanagement erforderlich, um erfolgreich zu sein und die Kunden zufriedenzustellen. So gelingt es auch als Freelancer, stets den Überblick zu behalten und neue Auftraggeber von sich zu überzeugen.
Titelbild/ Bildquelle: Bild von Gerd Altmann für pixabay
Autor: Sven Oswald
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