Während der Projektplanung ist die Einteilung von Ressourcen, wie den Arbeitsstunden der Mitarbeiter, den Betriebszeiten von Maschinen oder den Kosten für Material, eine große Herausforderung. Es gilt, eine Gesamtübersicht über alle verfügbaren Ressourcen zu gewinnen und die Auslastung zu optimieren. Besonders bei der Multiprojektplanung oder während Projekten mit langer Laufzeit ist eine Abschätzung der benötigten Ressourcen allerdings schwierig. Ständig notwendige Anpassungen benötigen zusätzlichen Arbeitsaufwand. Unternehmen sollten die Verwaltung ihrer Ressourcen trotzdem ernst nehmen: Denn fehlerhafte Kalkulationen oder völlig fehlende Planung haben verheerende Folgen für den Projekterfolg.
Wieso ist Ressourcenverwaltung wichtig?
Während der Projektplanung werden Ziele, Meilensteine und Fristen, die die Basis für die Kommunikation mit Stakeholdern und die Durchführung des Projektes darstellen, festgelegt. Realistische Abschätzungen und eine umsetzbare Planung sind aber nur möglich, wenn alle Ressourcen bekannt sind.
Trotz guter Planung kann es während der Projektdurchführung zu Differenzen zwischen den Soll- und Ist-Werten des Ressourcenverbrauchs kommen. Dann steigen die Kosten für das Projekt, Mitarbeiter müssen Überstunden leisten oder Termine werden nicht mehr eingehalten. Um den Schaden möglichst gering zu halten, muss ein Unternehmen schnell reagieren und geeignete Lösungen finden. Dazu ist eine nachvollziehbare und flexible Ressourcenverwaltung zwingend notwendig.
Allerdings sind nicht nur zu knapp kalkulierte oder überlastete Ressourcen problematisch. Freie Kapazitäten und eine zu geringe Auslastung erzeugen ebenso hohe Mehrkosten. Durch eine gute Übersicht über die verfügbaren und genutzten Ressourcen lassen sich Ansatzpunkte für Optimierungen besser feststellen und umsetzen. Das steigert die Produktivität eines Unternehmens langfristig.
Was bringt Projektmanagement-Software bei der Ressourcenplanung?
Eine große Herausforderung für die effektive Verwaltung von Ressourcen ist es, einen adäquaten Detailgrad zu wählen. Auf der einen Seite sollten Planung und Management nicht zu viel Zeit erfordern, insbesondere, da Abschätzungen fortwährend angepasst und geändert werden. Auf der anderen Seite liefert eine zu grobe Abschätzung zu wenige Informationen und steigert das Risiko von Fehlkalkulationen.
Projektmanagement-Software hilft den Arbeitsaufwand zu senken. Dazu werden unterschiedliche Tools und Funktionen zur Verfügung gestellt, mit denen sich Ressourcen schnell überblicken, verteilen und flexibel anpassen lassen.
Welche Tools helfen beim Ressourcenmanagement?
Mit einfachen Tools zur Projektplanung kann man verschiedene Ressourcen zentral entweder ganzen Projekten oder einzelnen Teilschritten eines bestimmten Projektes zuweisen. Das ermöglicht sowohl eine grobe Multiprojektverwaltung, als auch ein feingranulares Management. Ein Beispiel dafür sind Gantt-Diagramme. Ein Gantt-Diagramm stellt einzelne Aktivitäten durch Balken an einer Zeitachse dar und bringt sie in eine Abarbeitungsreihenfolge. Insbesondere die Nutzung von Maschinen und die Mitarbeiterauslastung können dadurch überschneidungsfrei optimiert werden.
Fortgeschrittene Projektmanagement-Software verteilt Ressourcen sogar automatisiert anhand der Prioritäten einzelner Aufgaben und den Rollen und Auslastungen der Mitarbeiter. Das senkt den administrativen Aufwand, der zur Ressourcenplanung benötigt wird. Der Teamleiter muss nur noch einen Feinschliff vornehmen.
Während der Durchführung sollten die geplanten und tatsächlich benötigten Ressourcen visualisiert werden. Liniendiagramme ermöglichen es, den Ressourcenverbrauch über einen Zeitraum nachzuvollziehen und Abweichungen zu bemerken. Tortendiagrammen hingegen erfassen den Ist-Zustand auf einen Blick. Auf Basis dieser Daten kann der Projektablauf angepasst und weitergehend simuliert werden.
Indem in jeder Phase des Projektes geeignete Diagramme und Visualisierungen gewählt werden, lassen sich die Herausforderung des Ressourcenmanagements meistern.
Am Beispiel der Projektmanagement Software von projectVal konnte ich sehr methodisch und dennoch absolut praxisgerecht die Anforderungen an die verschiedenen Aspekte im Projektmanagement optimal sowie wertbringend lösen.
