In unserem digitalen Zeitalter häufen sich immer mehr Dateien auf Rechnern und Speichermedien an. Gerade für Unternehmen ist es verhängnisvoll, wenn sensible Daten dabei verlorengehen oder aus irgendeinem Grund nicht mehr darauf zugegriffen werden kann. Die richtige Verwahrung der Inhalte an einem geschützten Ort ist daher entscheidend. Hier gibt es Tipps, wie Sie Ihre Dateien am besten sicher aufbewahren.
Warum Online-Speicher allein nicht reichen
Viele vertrauen bei der Datensicherung mittlerweile ausschließlich auf Online-Speichersysteme, sogenannte Clouds. Die Dateien werden dabei auf zentrale Server von diversen Systemen, wie etwa Dropbox, Microsoft OneDrive, Google Drive oder Apple iCloud Drive geladen und dort gespeichert. Zwar versprechen all diese Anbieter höchste Sicherheit, doch gewisse Risiken für Daten und Privatsphäre bleiben.
Sich bei der Datensicherung allein auf die Cloud zu verlassen, ist deshalb eher nicht empfehlenswert. Hacker lauern überall und das Risiko, dass wichtige Daten beeinträchtigt werden oder verschwinden, ist dabei nicht gerade gering. Zudem kann es passieren, dass es den jeweiligen Cloud-Anbieter irgendwann nicht mehr gibt und ungewiss ist, was dann mit den Daten passiert. Was kann also getan werden, um Daten zu schützen?
Daten schützen: das ist wichtig
Sicherungskopien sollten immer auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Gerade wenn sie sensible oder wichtige Daten beinhalten, sollten die Massenspeicher aber nicht einfach so herumliegen, sondern stets an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrung von Dateien in einem Schließfach hat viele Vorteile. Gerade Speichersticks oder Speicherkarten sind oft so klein, dass sie schnell und unbemerkt entwendet werden können. Meist fällt der Diebstahl erst dann auf, wenn der Stick dann plötzlich unauffindbar ist. Wird das Medium aber von vornherein fest verschlossen aufbewahrt, ist es vor Diebstahl geschützt.
Als Faustregel gilt: Fertigen Sie immer drei Kopien aller Daten an, die sie auf externen Datenträgern speichern und getrennt voneinander aufbewahren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Dateien auch ja nicht verloren gehen.
Datenträger richtig verschließen
Die Lebensdauer von Speichermedien ist meist gering, ganz besonders, wenn sie nicht akkurat gelagert werden. So sind sie etwa sehr empfindlich gegenüber Licht und kommen mit Feuchte und Wärme nicht gut zurecht. Auch Feuer- oder Wasserschäden im Büro können Speichermittel unbrauchbar machen und wichtige Daten so zerstören.
Zur sicheren Lagerung von Speichermedien empfehlen sich vor allem zwei Orte:
Bankschließfach
Gerade für kleinere Unternehmen eignet sich die Möglichkeit, Datenträger einfach in einem Bankschließfach unterzubringen. Der Nachteil dabei ist jedoch, dass man stets von den Öffnungszeiten der Bank abhängig ist. Gibt es am Wochenende ein Problem, kann auf das Schließfach schlichtweg nicht zugegriffen werden.
Tresore
Der Vorteil von feuerfesten Tresoren ist, dass sie leicht im Büro untergebracht werden können und auf diese Weise jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Es gibt sogar spezielle Datentresore, die sensible Datenträger wie CDs, DVDs oder Bänder im Fall eines Brandes schützen. Modelle, die in die Wand eingebaut werden, können dabei auch nicht einfach von einem Einbrecher entwendet werden.
Tipps für die Datenarchivierung
Um das Archiv sicher und übersichtlich zu gestalten, gibt es hier noch ein paar Tipps für die Archivierung von wichtigen Daten:
- Egal ob CDs, DVDs, USB-Sticks, Speicherkarten oder Festplatten – alle dieser Datenträger gehen irgendwann einmal kaputt oder werden veraltet. Daher ist es wichtig, regelmäßig auf neuere Speichermedien umzusteigen. Ansonsten kann es passieren, dass neuere Computer die alten Datenträger nicht lesen können und man auf die Dateien nicht mehr zugreifen kann.
- Auch das Dateiformat sollte immer möglichst aktuell sein, da Sie sonst ebenfalls Gefahr laufen, die Dateien in Zukunft nicht mehr lesen zu können. Verzichten Sie dabei auf ausgefallene Dateiformate und beschränken Sie sich auf Formate wie PDF/A, JPG, RTF, MPEG etc. die wahrscheinlich auch in Zukunft noch gut lesbar sein werden.
- Achten Sie bei der Archivierung auch auf eine vollständige Beschriftung und Datierung. Das Archivmedium sollte dabei so genau wie möglich benannt werden. So vermeiden Sie einerseits, Dateien doppelt abzuspeichern und haben es zudem später leichter, relevante Dateien wiederzufinden.
Fazit
Auch wenn Clouds eine praktische Alternative zur Speicherung von Daten sind, sollte man sich dennoch nicht gänzlich auf sie verlassen. Die physische Aufbewahrung von externen Datenträgern an mehreren Orten stellt sicher, dass es im Zweifelsfall noch ein Backup der Daten gibt. Damit die Speichermedien möglichst lange haltbar sind und vor Diebstahl, Brand- oder Wasserschäden gefeit sind, eignen sich spezielle Schließfächer gut für diesen Zweck.
Autor: Michael Reinalter
Michael Reinalter ist beim Experten für Sicherheitslösungen Tresoro unter anderem für den reibungslosen Ablauf im Beratungscenter zuständig. In seinem Alltag erlebt er dabei ständig den Zwiespalt zwischen herkömmlichen und elektronischen Aufbewahrungsmöglichkeiten. Er ist davon überzeugt, dass man sich besonders bei wichtigen Dokumenten und Daten auf keine Sicherheitslösung allein verlassen sollte. Auch halbstarke Kompromisse sollte man beim Thema Sicherheit vermeiden.
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