SpendOne bietet eine KI-gestützte Lösung für effizientes Ausgabenmanagement und automatisierten indirekten Einkauf in Unternehmen.
Was macht SpendOne und welches konkrete Problem wolltet ihr mit eurer Plattform ursprünglich lösen?
SpendOne ist eine KI-basierte Plattform zur Prozessoptimierung im indirekten Einkauf von Unternehmen. Konkret geht es dabei um eine Vielzahl alltäglicher Bestellvorgänge, die keinen Bezug zum klassischen Kerngeschäft haben. Zum indirekten Einkauf gehören zum Beispiel die Beschaffung von Büromaterial, Werbeanzeigen auf sozialen Netzwerken, Stellenausschreibungen oder Softwarezugänge für Mitarbeiter. In der Regel laufen indirekte Einkäufe heute sehr manuell, unübersichtlich und risikobehaftet ab, da diese nicht über die klassischen ERP-Systeme abgewickelt werden können. Das Ergebnis sind lange Durchlaufzeiten, hohe Prozesskosten, Frustration von Mitarbeitenden aufgrund nervenaufreibender repetitiver Tätigkeiten und Compliance-Risiken. All das kann auf dem heutigen Stand der Technologie deutlich sicherer und effizienter ablaufen.
Wer steht hinter SpendOne und welche Erfahrungen aus eurem beruflichen Hintergrund prägen das Unternehmen heute?
Hinter SpendOne steht ein Gründerteam mit tiefem Praxisbezug zu indirekten Einkaufs-, Zahlungsprozessen und B2B-Software. Uns prägen insgesamt über 40 zusammenaddierte Berufsjahre Erfahrung aus Enterprise-Prozessen, Kreditkarten- und Rechnungsworkflows sowie der Aufbau von skalierbaren SaaS-Produkten. Diese Kombination sorgt dafür, dass wir sehr praxisnah entwickeln und uns stark auf einen messbaren ROI fokussieren.
Welche Vision verfolgt SpendOne im Bereich Ausgaben und Beschaffungsmanagement und wie wollt ihr diese Schritt für Schritt erreichen?
Unsere Vision ist, den indirekten Einkauf genau so einfach, transparent und sicher zu machen, wie Unternehmen es durch den Einsatz von ERP-Systemen im strategischen Einkauf bereits gewohnt sind. Wir erreichen das schrittweise über einen durchgängigen Prozess von der geführten Bedarfsanforderung über klare Genehmigungsregeln entlang der Einkaufsrichtlinien bis hin zur flexiblen Zahlung und der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Im Kern steht dabei die Automatisierung durch den Einsatz von KI-Agenten in jedem Prozessschritt, ohne Kontrolle und Compliance zu verlieren.
An welche Unternehmen richtet sich SpendOne besonders und welche Bedürfnisse eurer Zielgruppe stehen im Mittelpunkt eurer Entwicklung?
Wir richten uns an mittelständische Unternehmen bis Großkonzerne auf dem DACH-Markt. Besonders relevant ist SpendOne, wenn Richtlinientreue, Auditierbarkeit und Transparenz schwer sicherzustellen sind und Unternehmen ohne einen großen Implementierungsaufwand die Kosteneffizienz steigern möchten. Im Mittelpunkt stehen eine einfache Nutzerführung für Mitarbeitende sowie ein sauberer, prüfbarer Prozess für Finanz- und Einkaufsabteilungen.
Wie erleben eure Kundinnen und Kunden den Einsatz von SpendOne im Alltag und wo entsteht für sie der größte Mehrwert?
KundInnen erleben mit SpendOne im indirekten Einkauf erstmals einen durchgängig effizienten und konformen End-to-End-Prozess. Mitarbeitende werden Schritt für Schritt geführt und Ausgaben passieren nicht mehr „zurufbasiert“, sondern nur nach klaren Regeln: Genehmigungen sind sauber dokumentiert, Verantwortliche (z. B. Kostenstellen- oder Produktverantwortliche) steuern Budgets bevor Geld ausgegeben wird, und es gibt jederzeit einen prüfbaren Nachweis.
Rechnung werden automatisiert eingesammelt und sind sofort auffindbar. Weiterhin existiert zu jeder Rechnung eine passende Bestellung im System. Die KI übernimmt die nervigen Routinen: Prüfen, Zuordnen, Nachfordern fehlender Belege, inklusive erstmaliger Transparenz bei Kreditkartenpositionen. Selbstverständlich gibt es auch pro Bestellung eine Bestätigung der erhaltenen Leistung.
Für Buchhaltung und Finance heißt das deutlich weniger Hinterherlaufen und Klären. Weiterhin erhalten sie endlich belastbare Auswertungen über diesen „Long-Tail-Spend“. Prozesskosten sinken massiv, weil SpendOne den Großteil der Arbeit automatisiert.
Der Markt für Spend Management ist stark umkämpft. Was unterscheidet SpendOne klar von anderen Lösungen?
SpendOne wickelt den Gesamtprozess im indirekten Einkauf End-to-End ab, statt nur Teilbereiche. Außerdem ist unser Plug & Play-Ansatz von zentraler Bedeutung: vom bestehenden Kreditkartenanbieter bis hin zu ERP- und Buchhaltungstools schafft SpendOne Anbindungen in die bestehende Systemlandschaft unserer Kunden. So können Unternehmen beispielsweise flexibel auf Rechnung oder mit virtueller Kreditkarte ihres bestehenden Kreditkartenanbieters zahlen, je nach Händler und Bedarf. Außerdem sind wir zu 100 % Made in Germany, was vor allem im Thema Datenschutz für unsere Kunden oberste Priorität hat.
Welche Herausforderungen begegnen euch aktuell beim Skalieren eurer Plattform und wie geht ihr damit um?
Skalierung heißt für uns vor allem: Integrationen in bestehende Systemlandschaften sauber und robust umzusetzen. Gleichzeitig müssen wir Security, Datenschutz und Prüfpfade mit dem Wachstum konsequent mitziehen. Wir begegnen dem mit Standardisierung, klaren Rollout-Playbooks und enger Zusammenarbeit mit Kunden in Pilot- und Ausbauphasen.
Welche Rolle spielt Automatisierung im Alltag eurer Nutzerinnen und Nutzer und wo stößt Technologie heute noch an Grenzen?
Automatisierung nimmt Routinearbeit ab, zum Beispiel beim Einholen, Auslesen und Abgleichen von Rechnungen sowie bei regelbasierten Genehmigungen. Grenzen entstehen dort, wo Daten fehlen, Ausnahmen auftreten oder Entscheidungen bewusst menschliche Verantwortung brauchen. Deshalb kombinieren wir Automatisierung mit klaren Workflows, Transparenz und Eskalationslogiken.
Wie trefft ihr bei SpendOne Entscheidungen zwischen Funktionsvielfalt und einfacher Bedienbarkeit?
Wir priorisieren den durchgängigen Kernprozess und eine sehr einfache Bedienung für Mitarbeitende. Neue Funktionen müssen entweder messbar Zeit sparen, Risiken senken oder Transparenz erhöhen. Alles, was den Flow komplizierter macht, wird vereinfacht, mit KI automatisiert oder bewusst später gebaut. Kern unseres Produktdesigns ist immer: Jemand, der SpendOne noch nie genutzt hat, soll sich unmittelbar bei der ersten Nutzung der Plattform zurechtfinden, aufgehoben und wohl fühlen.
Welche Entwicklungen oder nächsten Schritte stehen bei SpendOne in naher Zukunft im Fokus?
Im Fokus stehen weitere Integrationen, mehr Automatisierung in Prüfung und Abgleich mithilfe von KI sowie der Ausbau unserer Reportings. Außerdem bauen wir die Compliance- und Sicherheitsgrundlagen konsequent aus, darunter beispielsweise der bevorstehende Abschluss unserer ISO 27001 Zertifizierung. Zusätzlich richten wir uns auf neue Anforderungen im Markt aus, wie steigende regulatorische Vorgaben im Rechnungsumfeld, beispielsweise bei der Verarbeitung von X-Rechnungen.
Welche drei Ratschläge würdet ihr anderen Gründerinnen und Gründern mitgeben, die ein B2B Software Startup aufbauen möchten?
Baut zuerst ein Produkt, das ein akutes Problem löst und den ROI in Zahlen zeigt. Investiert früh in Vertrauen: Security, Compliance und saubere Prozesse sind im B2B SaaS kein Nice-to-have, sondern Grundvoraussetzung. Und unterschätzt Distribution nicht: Partnerschaften, Wiederholbarkeit im Sales und ein starkes Onboarding entscheiden über Skalierung.
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Wir bedanken uns bei Maurice Paul für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
