Team-Strukturen im Projektmanagement: Wie Mitarbeiter-Integration erfolgreich gelingt
Erfolgreiches Projektmanagement ist eine der essentiellen Fähigkeiten des 21. Jahrhunderts. Mehr und mehr Projekte werden in Unternehmen etabliert, um neue Umsatzerlöse zu generieren oder bereits bestehende Strukturen zu optimieren. Wer Teams in einem Projekt organisieren, steuern und motivieren kann, kann sich hierbei als erfolgreicher Entrepreneur auszeichnen. Dabei stellen sich die meisten Projektmanager diese Aufgabe allerdings wesentlich einfacher vor, als sie es in Wirklichkeit ist. Einzelne Mitarbeiter und Teams müssen nämlich effektiv in den Projektablauf integriert werden, denn Teams mit isolierten Mitgliedern sind in der vernetzten Welt, bei der durch gemeinsame Arbeit große Potenziale ausgeschöpft werden können, die Verlierer von morgen.
Projekte erfordern die Zusammenarbeit verschiedener Spezialisten-Abteilungen
In der heutigen komplexen Arbeitswelt, bei der Teams unterschiedlicher Ausrichtungen wie beispielsweise IT, Verkauf, Marketing oder Kreditwesen gemeinsam mit Unternehmensberatern und weiteren externen Dienstleistern arbeiten müssen, um ein neues Projekt erfolgreich und zukunftsweisend durchzuführen, spielt die Harmonie der Teams eine immer zentralere Rolle. Außerdem sind immer mehr Mitarbeiter mit hohen akademischen Graden versehen und erwarten dementsprechend auch, ein hohes Maß an Verantwortung zu übernehmen und entsprechend zu verdienen. Hahnenkämpfe sind dadurch vorprogrammiert, wenn nicht gleich die richtige Balance im Team gefunden wird.
Für klare Verantwortlichkeiten sorgen
Hier liegt dann auch schon der erste Knackpunkt: Während eines Projektes müssen die Verantwortlichkeiten für jeden einzelnen Arbeitsschritt klar geregelt sein. Nur, wenn Verantwortung eindeutig zugeteilt ist, besteht auch Verantwortungsbewusstsein und die Aufgaben werden zielgerichtet und schnell durchgeführt. Gleichsam ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter verstehen, dass jedes Rad, das vom Wagen abfällt, für ein Schlingern des Wagens sorgt. Zwar mögen manche Mitarbeiter produktiver sein als andere, doch unnütz ist keiner von ihnen und Positives kann jeder zu einem Projekt beisteuern. Das sollten alle Mitarbeiter an einem Projekt möglichst schnell verinnerlichen.
Steuernde Komitees sorgen für die notwendige Balance
Sind die Aufgaben den einzelnen Teams zugeteilt, geht es darum, wie die Informationen zwischen den Teams geteilt werden. Hierbei ist es sinnvoll, aus jedem Team eine Führungsperson zu selektieren, die sich mit den Köpfen anderer Teams regelmäßig und umfassend abstimmt, damit die Arbeitsprozesse ineinandergreifen. Das sogenannte Steering Committee, das steuernde Komitee also, kann dann auch gemeinsam mit den C-Level-Angestellten die neuesten Entwicklungen besprechen und auf eventuelle Probleme hinweisen. Diese Form der Kommunikation sorgt dafür, dass nicht zu viele Mitarbeiter an den Diskussionen beteiligt werden. Je mehr Stimmen sich in einer Debatte melden, umso schwieriger wird die Findung von Kompromissen. Kleinere, steuernde Teams sind deshalb in aller Regel die bessere Lösung. Auch hier gilt es, die Verantwortlichkeiten eindeutig im Vorfeld zu klären und Fachspezialisten nur bei Bedarf um ihre Meinung zu bitten.
Selbst vermeintlich unbeteiligte Teams können Beitrag leisten
Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, müssen alle Abteilungen an einem Strang ziehen. Wer sich weigert, positiv zum Projekt beizutragen, muss daher idealerweise das Team verlassen. Andernfalls drohen Konflikte innerhalb des Teams, was immer wieder für Verstimmungen und Unproduktivität sorgt, was langfristig für den erfolgreichen Verlauf eines Projekts untragbar ist.
Erfolgreiches Integrieren von Teams innerhalb eines Projekts ist ein schwieriges Unterfangen. Expertise zahlt sich aus.
