Tenderflow macht Ausschreibungen mit KI einfach und effizient
Wie ist Tenderflow entstanden und wer sind die Köpfe hinter dem Unternehmen?
Tenderflow ist entstanden, weil wir die Verzweiflung von Unternehmen gespürt haben, die bei Ausschreibungen mitmachen wollen und dann gnadenlos an einem System scheitern, das einfach komplett kaputt ist. Es ist absurd, bürokratisch und frisst Unternehmen auf, bevor sie überhaupt eine Chance haben.
Die Köpfe hinter Tenderflow sind Tobias Graf (CTO & Co-Founder) und Lars Lammers (CEO & Co-Founder) – ein Tech-Nerd und ein Business-Macher –, wir haben uns zusammengetan, weil wir Bürokratie radikal vereinfachen wollten. Und wir haben uns zusätzlich Verstärkung aus dem Mittelstand geholt: Markus Hartmann von HARTMANN TRESORE GmbH, unser größter Kunde und engster Partner, hat uns von Anfang an Rückenwind gegeben, da er die Probleme aus erster Hand kennt.
Welche Vision verfolgt Tenderflow im Bereich des KI-gestützten Ausschreibungsmanagements und wie wollen Sie diese umsetzen?
Unsere Vision ist einfach: Ausschreibungen sollen sich so einfach anfühlen wie Online-Shopping. Heute vergeuden Unternehmen Tage und Wochen damit, sich durch PDFs und Portale zu quälen – in Zukunft dauert das mit Tenderflow nur noch ein paar Minuten.
Und wir reden hier nicht nur von Deutschland. Wir bauen ein System, das europaweit funktioniert. Kurz gesagt: Wir wollen die Art und Weise, wie Europa über staatliche Aufträge denkt, komplett neu schreiben.
Für welche Branchen und Kundengruppen ist Ihre Lösung besonders interessant und wie erfüllen Sie deren spezifische Anforderungen?
Uns kann jedes Unternehmen gebrauchen, das Ausschreibungen machen will. Besonders relevant ist es für Bauunternehmen und IT-Dienstleister – also Branchen, in denen öffentliche Aufträge eine große Rolle spielen. Aber am Ende betrifft es jedes Unternehmen in Europa, das Produkte oder Dienstleistungen für Behörden anbietet.
Unser Fokus liegt auf KMUs ab etwa 30 Mitarbeitenden, weil sie oft den größten Nachteil haben: keine eigenen Teams für Angebotsmanagement, aber gleichzeitig große Chancen, wenn sie Zugang zu Ausschreibungen bekommen. Gleichzeitig arbeiten wir auch mit Enterprise-Kunden, die europaweit unterwegs sind. Jeder, der zu uns kommt, bekommt maximale Aufmerksamkeit. Wir arbeiten mit großen und mit kleinen Kunden.
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz in Ihrem Produkt und welchen Unterschied macht sie im Vergleich zu herkömmlichen Prozessen?
Wir sind ein KI-Startup. Ohne künstliche Intelligenz wäre Tenderflow überhaupt nicht denkbar. Wir haben eine eigene, selbstgehostete KI entwickelt, die nicht einfach nur Daten scannt, sondern Inhalte wirklich versteht. Sie liest hunderte Seiten Ausschreibungsunterlagen, erkennt, worum es geht, filtert raus, was zählt – und sagt unseren Kunden in Sekunden: „Ja, das passt“ oder „Nein, lass es.“
Das ist der Unterschied: Während andere sich durch 150 Portale klicken und tagelang PDFs wälzen, übernimmt unsere KI den ganzen Wahnsinn in wenigen Sekunden. Das spart bis zu 20 Stunden Arbeit pro Woche.
Was war bislang die größte Herausforderung im Aufbau von Tenderflow und wie haben Sie diese gemeistert?
Für uns war es wirklich schwierig, die unterschiedlichen Plattformen zu synchronisieren. Das hatten wir uns am Anfang viel einfacher vorgestellt – war es aber nicht. Es ist extrem zeitaufwendig, weil jede dieser über 150 Plattformen anders funktioniert, oft chaotisch und völlig unstrukturiert. Genau deshalb werden wir auch erfolgreich sein: Wir haben dieses Problem gelöst.
Wir haben ein System gebaut, das all diese Ausschreibungen automatisch einsammelt, versteht und sortiert. Egal aus welcher Branche oder welchem Portal – am Ende bekommen unsere Kunden nur noch die Angebote angezeigt, die wirklich zu ihnen passen.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Software bei internationalen Ausschreibungen den unterschiedlichen Normen und Sprachen gerecht wird?
Wir haben von Anfang an auf eine mehrsprachige KI gesetzt und unsere Architektur so gebaut, dass sie skalierbar ist. Denn international wird es noch einmal komplexer: neue Sprachen, neue Normen, unterschiedliche Rechtslagen.
Unser Ziel: Ein Unternehmen aus Paderborn soll genauso einfach auf eine Ausschreibung in Wien bieten können wie auf eine in NRW.
Was unterscheidet Tenderflow von anderen Lösungen im Bereich Tender- und Angebotsmanagement?
Es gibt keine richtige Konkurrenz, weil viele Tools im Grunde nichts anderes sind als Suchmaschinen mit Schlagwortfiltern. Das reicht aber nicht. Tenderflow ist viel mehr: Wir analysieren jede Ausschreibung, übersetzen sie in Klartext und bereiten sogar die Angebotsabgabe vor.
Unser Versprechen: Wir nehmen Unternehmen nicht nur die Suche ab – wir liefern kuratierte Empfehlungen mit passendem Angebotsvorschlag. Praktisch ein Shortcut zum öffentlichen Auftrag.
Können Sie ein konkretes Projekt nennen, das zeigt, welchen Mehrwert Ihre Plattform für Kunden bringt?
Ein Beispiel ist HARTMANN TRESORE – ein großer Mittelständler, der Tresore und Sicherheitslösungen über Ländergrenzen hinweg verkauft und international wachsen will. Doch die Verwaltung all der verschiedenen Ausschreibungsportale war für das Unternehmen schlicht nicht machbar. Zu viele Länder, zu viele Portale, zu viel Chaos. Da hat eine Ausschreibung viele Monate gebraucht.
Mit unserer KI-Plattform kam die Wende: Nach nur zwei Wochen hatten sie vier passende Ausschreibungen im Dashboard – zwei davon sogar mit der Chance auf neue Rahmenverträge.
Welche technologischen Weiterentwicklungen oder neuen Funktionen planen Sie in den nächsten Jahren?
Der nächste große Schritt ist die vollautomatische Angebotsabgabe. Das heißt: Dokumente erstellen, Nachweise einfügen, fristgerecht einreichen – komplett ohne manuelles Eingreifen.
Wir wollen die Standardlösung in Europa sein.
Wie gehen Sie bei Tenderflow mit Themen wie Datenschutz, Compliance und IT-Sicherheit um?
Das hat bei uns höchste Priorität. Wir hosten unsere Server ausschließlich in Europa. Bei uns ist alles DSGVO-konform. Unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass bei uns alles perfekt sichergestellt ist.
Welche drei Tipps würden Sie angehenden Gründern geben, die mit einer innovativen Idee in den Markt starten wollen?
Erstens: Baut nicht auf Annahmen, sondern redet mit Kunden. Ohne unsere Pilotkunden wäre Tenderflow nie das geworden, was es heute ist.
Zweitens: Löst ein echtes Schmerzproblem. Bürokratie ist ein echtes Hindernis für tausende Unternehmen.
Drittens: Denkt groß, aber fangt klein an. Unsere Vision ist europaweit – aber gestartet sind wir in Deutschland, mit einer klaren Nische.
Wo sehen Sie Tenderflow in fünf Jahren und welche Rolle möchten Sie dann im internationalen Markt spielen?
In fünf Jahren wollen wir die führende Plattform für öffentliche Ausschreibungen in Europa sein.
Ein Unternehmen in Spanien, Österreich oder Deutschland soll mit Tenderflow genauso unkompliziert an staatliche Aufträge kommen können wie an einen neuen Geschäftskunden. Vor allem sollen Ausschreibungen nicht mehr abschrecken, sondern leicht von der Hand gehen.
Und ganz nebenbei stärken wir damit auch noch den Wettbewerb innerhalb der EU.
Bild: Lars Lammers und Tobias Graf @Tenderflow
Wir bedanken uns bei Lars Lammers und Tobias Graf für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
