Vergabepilot.AI nutzt Künstliche Intelligenz, um öffentliche Ausschreibungen effizienter zu finden und zu bewerten. Das Startup macht komplexe Vergabeprozesse einfacher und transparenter.
Können Sie uns Vergabepilot.AI kurz vorstellen und erzählen, wer die Gründer und Köpfe hinter dem Startup sind?
„Vergabepilot.AI ist eine KI-gestützte Plattform, die täglich tausende neue öffentliche Ausschreibungen aus über 100 Vergabeportalen zentral zugänglich macht. Früher musste man sich durch Dutzende Portale klicken – heute reicht ein Suchprofil, und unsere KI findet automatisch die passenden Ausschreibungen und bewertet sie nach Relevanz.
Gegründet wurde Vergabepilot.AI von Daniel Holderbaum, Prof. Dr. Christian Bartelt und mir. Daniel verantwortet die technische Architektur und Infrastruktur, Christian bringt seine wissenschaftliche Erfahrung aus dem Bereich Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen ein, und ich kümmere mich um Produktstrategie, Marketing und Vertrieb.
Wir entwickeln die Plattform komplett inhouse – von der Datenverarbeitung bis zu den KI-Modellen für die semantische Suche. Unser Ziel ist es, dass Unternehmen – egal ob Startup oder Konzern – nicht mehr nach Ausschreibungen suchen müssen, sondern automatisch gefunden und bewertet werden.“
Welche Vision verfolgt Vergabepilot.AI mit seiner Plattform und wie möchten Sie diese langfristig umsetzen?
„Unsere Vision ist das ‚Ende der endlosen Ausschreibungssuche‘. Ich stelle mir vor, wie Unternehmer morgens zum Kaffee nur noch die wirklich relevanten Ausschreibungen sehen – automatisch gefiltert, bewertet und mit Handlungsempfehlungen versehen.
Heute fokussieren wir uns auf die KI-gestützte Recherche und Bewertung öffentlicher Ausschreibungen. Langfristig wollen wir aber den gesamten Prozess intelligent unterstützen – von der Suche über die Analyse und Angebotsvorbereitung bis hin zur Erfolgsauswertung.
Unser Ziel ist, dass KI im Vergabewesen selbstverständlich wird: Unternehmen sollen ihre Energie auf das Gewinnen von Aufträgen richten können, während Vergabepilot.AI den Rest übernimmt.“
Welche Zielgruppen profitieren am meisten von Ihrer Lösung und wie stellen Sie sicher, dass deren Bedürfnisse optimal erfüllt werden?
„Besonders profitieren Unternehmen, die mit begrenzten Ressourcen arbeiten – das können kleine Handwerksbetriebe sein, aber auch mittelständische IT-Dienstleister oder Beratungsunternehmen. Allen gemeinsam ist: Sie haben nicht die Kapazitäten für eine eigene Vergabestellen-Abteilung.
Wir haben die Plattform bewusst so gestaltet, dass auch Teams ohne Vergabe-Expertise effizient arbeiten können. Funktionen wie automatische Priorisierung, intelligente Dokumentenzusammenfassungen und Teamfeatures sorgen dafür, dass unterschiedlichste Unternehmenstypen optimal unterstützt werden – vom Ein-Mann-Betrieb bis zum mittelständischen Unternehmen mit mehreren Abteilungen.“
Öffentliche Ausschreibungen gelten oft als bürokratisch und komplex. Wie erleichtern Sie diesen Prozess für Ihre Nutzer?
„Das Problem ist real: Ein 200-Seiten-Dokument voller Juristendeutsch kostet Unternehmer normalerweise Tage, nur um die Grundfragen zu klären – kann ich das überhaupt, bis wann, was wird genau gesucht?
Wir reduzieren diese Komplexität durch KI und Automatisierung. Nutzer erhalten eine semantische KI-Suche, die Dokumente versteht statt nur Schlagworte zu zählen. Ausschreibungsunterlagen werden automatisch zusammengefasst, Fristen hervorgehoben und Ausschlusskriterien markiert.
Es ist wie ein persönlicher Assistent, der die Übersetzungsarbeit macht: Aus ‚Der Auftragnehmer hat gemäß § 123 Abs. 4…‘ wird einfach ‚Sie benötigen eine Bürgschaft über 10.000 Euro.'“
Was unterscheidet Ihre semantische KI-Suche von klassischen, stichwortbasierten Ansätzen?
„Klassische Suchmaschinen funktionieren wie ein sehr pedantischer Bibliothekar – sie finden nur exakt das Wort, das du eingibst. Unsere semantische Suche versteht hingegen den Kontext und die Bedeutung.
Ein praktisches Beispiel: Ein Gartenbauunternehmen würde bei einer klassischen Suche die Ausschreibung für ‚Vegetationsmanagement kommunaler Freiflächen‘ nie finden, wenn es nach ‚Grünflächenpflege‘ sucht. Unsere KI erkennt diese inhaltliche Verbindung.
Zusätzlich bewertet sie jede Ausschreibung mit einem Relevanzscore von 0-100%, sodass Nutzer sofort erkennen, welche Ausschreibungen wirklich zu ihrem Unternehmen passen. Das spart Zeit und verhindert, dass wichtige Chancen übersehen werden.“
Welche Herausforderungen sind Ihnen beim Aufbau der Plattform bisher begegnet und wie haben Sie diese gemeistert?
„Die größte Herausforderung war die heterogene Datenlandschaft. Stell dir vor, du willst alle deutschen Regionalzeitungen lesen, aber jede hat ein völlig anderes Format und eine andere ‚Sprache‘. Genau so verhält es sich mit den 100+ Vergabeportalen in Deutschland.
Wir haben viel Entwicklungsarbeit investiert, um diese unterschiedlichen Datenstrukturen in einem einheitlichen, nutzerfreundlichen Format darzustellen. Der Durchbruch kam, als wir aufhörten, sofort perfekt sein zu wollen, und stattdessen iterativ vorgingen.
Gleichzeitig war Vertrauen ein zentrales Thema. Deutsche Unternehmen sind zu Recht vorsichtig mit ihren Daten. Das haben wir durch konsequente Transparenz und strenge DSGVO-Konformität von Anfang an angegangen.“
Wie wichtig ist Ihnen der Aspekt Datenschutz und Transparenz im Hinblick auf die Arbeit mit sensiblen Ausschreibungsdaten?
„Vergabepilot.AI ist bewusst ‚Made in Germany‘ – Hosting und Datenverarbeitung erfolgen ausschließlich in Deutschland. Wir arbeiten strikt DSGVO-konform, erfüllen die Anforderungen der EU-KI-Verordnung und werden als System mit minimalem Risiko eingestuft.
Trotzdem nehmen wir Datenschutz nicht auf die leichte Schulter. Wir achten genau darauf, welche KI welche Informationen erhält – und in der Regel arbeiten unsere Modelle nur mit anonymisierten und zeitlich begrenzt gespeicherten Daten, die nach der Verarbeitung wieder gelöscht werden.
Transparenz bedeutet für uns auch: Wenn ein Kunde fragt ‚Wie funktioniert eure KI?‘, erklären wir das offen und verständlich. Vertrauen entsteht durch nachvollziehbare Prozesse, nicht durch Blackboxen.“
Welche Rolle spielt der Q&A-Assistent bei der praktischen Nutzung Ihrer Plattform?
„Der KI-basierte Q&A-Assistent ist wie ein sehr kompetenter Kollege, der bereits alle Vergabedokumente durchgearbeitet hat. Statt hunderte Seiten zu durchsuchen, können Nutzer konkrete Fragen stellen – zu Fristen, Anforderungen oder Ausschlusskriterien – und erhalten direkt verständliche Antworten.
Wichtig ist: Er ersetzt nicht die menschliche Einschätzung, sondern bereitet die Entscheidungsgrundlage optimal auf.“
Welche Weiterentwicklungen oder neuen Funktionen dürfen die Nutzer in den kommenden Jahren erwarten?
“Kurzfristig konzentrieren wir uns auf branchenspezifische Funktionen und neue KI-Module, die die Analyse und Bewertung gefundener Ausschreibungen deutlich beschleunigen. Ziel ist, dass Nutzer in wenigen Sekunden erkennen, welche Ausschreibungen wirklich relevant sind.
Langfristig wollen wir Vergabepilot.AI über Deutschland hinaus in der gesamten DACH-Region und später europaweit etablieren. Zudem arbeiten wir darauf hin, Unternehmen auch bei der Angebotserstellung mit KI-gestützten Assistenten zu unterstützen – vom Finden bis zum Gewinnen des Auftrags.”
Wenn Sie auf Ihre bisherige Reise zurückblicken. Was war für Sie der entscheidende Moment, der Vergabepilot.AI geprägt hat?
„Es gab mehrere prägende Momente, aber einer sticht besonders heraus: Als wir die ersten Rückmeldungen von Nutzern bekamen, die dank Vergabepilot.AI Ausschreibungen gefunden hatten, die sie sonst komplett übersehen hätten.
In dem Moment wurde uns klar: Wir lösen hier nicht nur ein technisches Problem, sondern schaffen echten Mehrwert für Unternehmen. Aus ‚wir haben eine interessante Idee‘ wurde ‚wir haben eine echte Mission‘. Das hat unsere gesamte Herangehensweise verändert – weg von der reinen Technik-Fokussierung, hin zum konkreten Nutzen für unsere Kunden.“
Welche Erfahrungen aus Ihrer Gründungsphase würden Sie anderen Unternehmerinnen und Unternehmern weitergeben?
„Man sollte sich nicht von der Komplexität eines Marktes abschrecken lassen. Öffentliche Vergaben sind traditionell sehr bürokratisch und fragmentiert – aber genau darin lag unsere Chance. Während andere sagten ‚das ist zu kompliziert‘, haben wir gesagt ‚hier gibt es am meisten zu verbessern‘.
Wichtig ist es, nah am Nutzer zu bleiben und Feedback konsequent umzusetzen. Wir haben in den ersten Monaten unzählige Gespräche mit Unternehmern geführt – diese direkten Einblicke waren Gold wert.
Und: Entwickelt frühzeitig ein klares Geschäftsmodell. Wir wussten von Anfang an, dass wir nicht nur eine tolle Technologie bauen, sondern ein nachhaltiges, profitables Unternehmen aufbauen wollen.“
Welche drei konkreten Ratschläge haben Sie für Gründer, die ebenfalls mit KI-Lösungen in den Markt starten möchten?
Erstens: Bleibt pragmatisch – KI ist kein Selbstzweck. Der Fokus sollte immer auf der Lösung eines echten Problems liegen, nicht auf der coolsten Technologie. Manchmal ist die einfachere Lösung die bessere.
Zweitens: Baut Transparenz und Vertrauen auf – gerade bei KI sind Datenschutz, Erklärbarkeit und Fairness entscheidend. Deutsche Kunden sind zu Recht skeptisch, aber diese Skepsis wird zur Stärke, wenn man sie ernst nimmt und adressiert.
Drittens: Entwickelt iterativ – statt alles perfekt zu planen, lieber schnell starten, echtes Nutzerfeedback einholen und das Produkt kontinuierlich verbessern. Perfekt ist oft der Feind von gut und marktfähig.“
Teambild Bildcredits @ Ciconia Systems GmbH
Wir bedanken uns bei Marko Jeftic für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
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