Welche Unternehmenssoftware jeder Gründer kennen sollte
Es ist immer eine große Herausforderung, ein neues Unternehmen zu gründen. Ob allein oder in der Gruppe, mithilfe von Unternehmenssoftware ist es möglich, das Risiko deutlich zu minimieren. Dabei gilt aber zugleich die Regel, dass das gewählte Programm sich rentieren sollte. Anderenfalls zahlen Gründer hohe Gebühren für ein überfunktionales Programm oder gar eine ganze Suite. Hier gibt es eine Übersicht über die wichtigste Software.
Software für das Büro
Für Neugründer ist es zunächst einmal essenziell, einen guten Businessplan zu erstellen und sich mit einem Steuerberaten in Kontakt zu setzen. Dabei hilft eine Buchhaltungssoftware aus diesem Vergleich, denn sie gibt eine Übersicht über alle relevanten Zahlen. Von Anfang an macht sie es leichter, Angebote und Rechnungen zu erstellen, Zahlungseingänge und -ausgänge zu verfolgen und sich auf die erste Steuererklärung vorzubereiten. Wer noch keine Buchhaltungsabteilung hat, sondern sich selbst um alle finanziellen Aspekte kümmert, sollte unbedingt auf eine gute Software vertrauen und sich in das Thema einlesen. Der Steuerberater kann ebenfalls ein entsprechendes Programm empfehlen.
Software für den Vertrieb
Ein neu gegründetes Unternehmen hat normalerweise noch keinen Kundenstamm. Eine Vertriebssoftware, die dabei hilft, mögliche Interessenten zu registrieren, ist daher unverzichtbar. Sie dient als wertvolle Datenbank und kann Gründer auch dabei unterstützen, neue Kontakte zu finden. Auch im weiteren Verlauf der Unternehmenskarriere spielt die Software eine große Rolle, denn sie ermöglicht das sogenannte Customer Relationship Management (CRM). Sie erinnert den Gründer zum Beispiel an den Geburtstag wichtiger Kunden, sodass es möglich ist, diesen eine personalisierte Nachricht oder einen Gutschein zu schicken. Auch das Versenden von Newslettern mit attraktiven Angeboten fällt dank einer Software deutlich leichter.
Software für das Marketing
Eine Marketing-Software hilft ähnlich wie die CRM-Software dabei, die Beziehungen zu den Kunden zu stärken. Die Digitalisierung macht das viel leichter, als es früher war, denn inzwischen ist es mit wenigen Klicks möglich, Newsletter zu versenden und die eigene Website entsprechend der Analyseergebnisse anzupassen. Gründer sollten mithilfe einer Marketing-Software zum Beispiel darauf achten, dass ihre Website für Suchmaschinen optimiert ist (Stichwert SEO), die entsprechenden Keywords beinhaltet und die Kunden zum Kauf motiviert. Auch das Marketing auf Social Media und anderen Kanälen ist mithilfe eines spezialisierten Programms deutlich leichter. Alternativ können Gründer natürlich einen Social Media Experten einstellen. Die Wichtigkeit dieser Marketing-Kanäle ist schließlich unbestritten.
Software für die Kasse, den Handel und für eCommerce
Ob ein klassisches Geschäft oder ein Online-Shop, Gründer sollten auch in eine Kassensoftware investieren. Denn schließlich verkaufen sie verschiedenste Produkte und müssen diese entsprechend abrechnen. Das sogenannte Warenwirtschaftssystem hilft dabei, alle Aspekte des Handels im Blick zu behalten. Dafür sind alle Waren in der Software registriert, sodass der Warenfluss entsprechend vom Gründer überwacht werden kann. Wenn ein Produkt ausverkauft ist, wenn es Sonderaktionen gibt oder ein Umtausch ansteht, ist es dank der Software kein Problem, dies zu registrieren. Sowohl Warenlagerung als auch Liquiditätsmanagement sind wichtige Aspekte dieser Software. Wer als Gründer mehr als eine Handvoll Produkte verkauft, kommt um ein derartiges System nicht drum herum.
Software für die Personalverwaltung
Wer ein größeres Unternehmen gründet oder mit der Zeit neue Mitarbeiter einstellt, sollte sich über eine Personalverwaltungssoftware Gedanken machen. Diese arbeitet mit der Lohnbuchhaltungssoftware zusammen und hilft dabei, regelmäßig alle ausstehenden Lohnrechnungen zu bezahlen. Außerdem ist es möglich, private Notizen zu den Mitarbeitern vorzunehmen, um etwa positives Verhalten zu belohnen oder eine Abmahnung zu schicken. Darüber hinaus hilft die Software dabei, Stellenausschreibungen für verschiedenen Seiten zu erstellen und den Bewerbungsprozess im Überblick zu behalten.
Der Allrounder: ERP-Software
Wer sich als Gründer nicht mit verschiedenen Programmen herumschlagen möchte – denn diese haben schließlich ihren Preis und verlangen nach einer guten Übersicht sowie einer Eingewöhnung -, kann auch in eine sogenannte Enterprise Ressource Planning (ERP) Software investieren. Diese All-in-One-Lösung bietet eine Kombination der genannten Softwares an und ist für viele Unternehmen die einzig nötige Software. Hier kommt es allerdings wesentlich auf die Größe der neuen Firma und auf das Kapital des Gründers an. ERP Software hat ihren Preis und verlangt nicht nur Speicherplatz, sondern auch Betreuung durch einen Experten und eine ausführliche Schulung aller Mitarbeiter. Es gibt sowohl Standard-ERPs als auch auf verschiedene Branchen zugeschnittene Lösungen. Darüber hinaus können Gründer sich für eine individualisierte ERP-Software entscheiden. Diese passt perfekt zum jeweiligen Unternehmen, hat aber auch ihren Preis, was sich gerade zum Gründungszeitpunkt häufig noch nicht rentiert.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mit ERP-Schnittstellen zu arbeiten. Dieses modulare System setzt weniger auf eine neue Software, sondern besteht vielmehr darin, bestehende Unternehmenssoftware mithilfe von Schnittstellen zu verknüpfen und so Prozesse zu optimieren. Wer als Unternehmer bereits die zu ihm passende Software für verschiedene Bereiche gefunden hat, kann zu gegebener Zeit über modulare ERP Software nachdenken.
Fazit: Individuelle Lösungen im Baukastenprinzip
Als Gründer ist es besonders wichtig, sich Zeit und Arbeit wo immer möglich zu ersparen und zugleich den Überblick zu behalten. Für jede Branche und jede Art von Unternehmen gibt es daher inzwischen die passende Software. Meistens ist es sinnvoll, gleich mehrere Softwares zu erwerben, die untereinander kompatibel sind. Dabei gilt allerdings immer, dass die Software sich auch rentieren muss. Wer bereits vor einiger Zeit gegründet hat und nun seine Arbeitsprozesse optimieren möchte, kann über eine ERP-Software oder über ein modulares ERP System mit intelligenten Schnittstellen nachdenken. Dieses hat seinen Preis, verbessert aber die vorhandenen Softwares und nimmt viel Arbeit ab.
Autor: Marianne Schwarz
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