Pleo wurde 2015 von Jeppe Rindom (CEO) und Niccolo Perra gegr\u00fcndet. Beide kommen aus der Fintech-Welt und kennen die Herausforderungen rund um Unternehmensausgaben aus eigener Erfahrung \u2013 als CFO, als Manager und als Mitarbeitende. Immer wieder stie\u00dfen sie auf dieselben Probleme: geteilte Kreditkarten, unkontrollierte Abos, fehlende \u00dcbersicht, aufw\u00e4ndige Buchhaltung.<\/p>\n\n\n\n
Zwar gab es bereits Tools, aber die waren meist auf einzelne F\u00e4lle wie Reisen oder Spesen ausgelegt, nicht auf die Realit\u00e4t moderner Unternehmen.<\/p>\n\n\n\n
Gleichzeitig zeichnete sich ein klarer Wandel ab: Mitarbeitende \u00fcbernahmen mehr Verantwortung und t\u00e4tigten selbst Ausgaben, beispielsweise f\u00fcr Tools, Werbung oder externe Dienstleistungen. Das vereinfacht zwar viele interne Abl\u00e4ufe, wurde aber schnell sehr un\u00fcbersichtlich.<\/p>\n\n\n\n
Jeppe und Nico sahen darin ein zentrales Problem und eine Chance. Wenn man Zahlungen <\/a>mit Software verbindet, l\u00e4sst sich Ausgabenkontrolle neu denken: in Echtzeit, nachvollziehbar und f\u00fcr alle Beteiligten transparent. F\u00fcr die beiden war klar: Diese Herausforderung betrifft nicht nur einige wenige, sondern Unternehmen weltweit. Und genau da wollten sie ansetzen \u2013 und das Problem l\u00f6sen.<\/p>\n\n\n\n Pleo verfolgt die Vision, Unternehmensausgaben nicht nur zu verwalten, sondern sie in einen steuerbaren, nachvollziehbaren und strategischen Bestandteil der Finanzprozesse zu \u00fcberf\u00fchren. Dabei geht es weniger um die blo\u00dfe Ausgabe von Firmenkarten, sondern um die Frage, wie Finanzverantwortliche mehr Transparenz und Kontrolle \u00fcber die allt\u00e4gliche Ausgabenpraxis gewinnen, ohne Teams im operativen Gesch\u00e4ft auszubremsen.<\/p>\n\n\n\n Konkret hei\u00dft das: Unternehmen sollen in der Lage sein, Ausgabenprozesse so zu gestalten, dass sie sich in vorhandene Systeme und Arbeitsweisen einf\u00fcgen. Im deutschen Markt sind dabei insbesondere die Themen Compliance, Datenschutz und Integration entscheidend. DATEV-Anbindungen, GoBD-konforme Archivierung und strukturierte E-Rechnungsverarbeitung sind hier keine Zusatzfunktionen, sondern Grundvoraussetzungen. Dasselbe gilt f\u00fcr die Erkennung und Vermeidung von fehlerhaften oder betr\u00fcgerischen Transaktionen.<\/p>\n\n\n\n Langfristig geht es darum, Unternehmensausgaben aus der operativen Blackbox zu holen und sie als strategische Steuerungsgr\u00f6\u00dfe nutzbar zu machen \u2013 und das auf Basis von Daten, klaren Prozessen und realit\u00e4tsnahen Workflows.<\/p>\n\n\n\n Pleo automatisiert den gesamten Ablauf \u2013 von der Zahlung bis zur \u00dcbergabe an die Buchhaltung \u2013 und ersetzt viele manuelle Zwischenschritte. Mitarbeitende zahlen mit der Pleo-Karte, erhalten eine Push-Benachrichtigung, erfassen den Beleg per App, und die Ausgabe wird automatisch kategorisiert.<\/p>\n\n\n\n Abh\u00e4ngig von Betrag oder Team greifen dabei vorkonfigurierte Freigaberegeln: Verantwortliche erhalten eine Benachrichtigung und k\u00f6nnen Ausgaben mobil oder am Desktop direkt pr\u00fcfen und freigeben.<\/p>\n\n\n\n Im Hintergrund verkn\u00fcpft das System alle relevanten Informationen: Karte, Nutzer:in, Projekt oder Kostenstelle, Kategorie und Beleg. Diese Daten lassen sich strukturiert in kompatiblen Formaten exportieren. Die Buchhaltung erh\u00e4lt damit vollst\u00e4ndige, gepr\u00fcfte Datens\u00e4tze statt fragmentierter Einzelinfos.<\/p>\n\n\n\n Kurz gesagt: Pleo reduziert den Aufwand nicht punktuell, sondern entlang der gesamten Ausgabenkette \u2013 und macht aus einem oft fehleranf\u00e4lligen Vorgang einen durchg\u00e4ngig transparenten Prozess.<\/p>\n\n\n\n Viele Unternehmen k\u00e4mpfen mit verteilten Tools, fehlender Datenkonsistenz und langsamen Freigabeprozessen \u2013 h\u00e4ufig zus\u00e4tzlich noch durch regulatorische Anforderungen versch\u00e4rft.<\/p>\n\n\n\n Pleo adressiert diese Herausforderungen mit einer einheitlichen Plattform: Alle Datenpunkte laufen zentral zusammen, Prozesse sind nachvollziehbar dokumentiert, und durch Automatisierung sinkt der manuelle Aufwand.<\/p>\n\n\n\n Klassische Firmenkarten dokumentieren, was ausgegeben wurde. Pleo hingegen steuert, wie, wann und wof\u00fcr Ausgaben get\u00e4tigt werden. Mit flexiblen Limits, Regeln und Echtzeit-Transparenz wird die Ausgabe nicht erst im Nachgang gepr\u00fcft, sondern bereits im Moment der Zahlung kontrolliert.<\/p>\n\n\n\n G\u00e4ngige Buchhaltungstools wiederum setzen meist am Ende des Prozesses an. Pleo greift hier fr\u00fcher: Es unterst\u00fctzt dabei, Budgets zu \u00fcberwachen, Richtlinien durchzusetzen und Teams zu bef\u00e4higen \u2013 mit einem System, das verst\u00e4ndlich, intuitiv und jederzeit anpassbar ist.<\/p>\n\n\n\n Pleo passt besonders gut zu Unternehmen, in denen viele unterschiedliche Teams eigenst\u00e4ndig Ausgaben t\u00e4tigen \u2013 etwa in Agenturen, bei Eventproduktionen, Startups oder im international aufgestellten Mittelstand. Dort hilft die Plattform, Ausgaben transparent zu machen, ohne die Abl\u00e4ufe unn\u00f6tig zu verkomplizieren.<\/p>\n\n\n\n Ein gutes Beispiel ist die global agierende 360 Experience Group. Das Team betreut gro\u00dfe, internationale Veranstaltungen \u2013 unter anderem den Eurovision Song Contest. Dabei entstehen an vielen Stellen gleichzeitig Ausgaben: f\u00fcr Technik, Reisen, Dienstleister etc. Mit Pleo lassen sich diese Ausgaben direkt vor Ort erfassen und automatisch den richtigen Budgets zuordnen. Das spart Abstimmungen im Nachhinein und sorgt daf\u00fcr, dass das zentrale Finanzteam auch bei komplexen Projekten den \u00dcberblick beh\u00e4lt.<\/p>\n\n\n\n Pleo war zu Beginn nicht mit den in lokalen M\u00e4rkten g\u00e4ngigen Buchhaltungssystemen verbunden. Kund:innen konnten zwar Ausgaben erfassen, hatten aber keine M\u00f6glichkeit, die Daten direkt in ihre Buchhaltungsprozesse zu \u00fcberf\u00fchren \u2013 was ein zentrales Hindernis im Alltag darstellte.<\/p>\n\n\n\n Wir haben die Integration dann so schnell wie m\u00f6glich nachgeholt. Dieses Learning haben wir direkt in die Strategie f\u00fcr andere M\u00e4rkte mitgenommen. So haben wir uns in Deutschland von Anfang an auf DATEV-Anbindung und ein strukturiertes Onboarding konzentriert.<\/p>\n\n\n\n Automatisierung ist bei Pleo zentraler Bestandteil. Viele Aufgaben, die fr\u00fcher manuell erledigt wurden, wie etwa Belege einsammeln, Ausgaben zuordnen oder R\u00fcckfragen kl\u00e4ren, laufen heute im Hintergrund automatisch \u2013 von der Kartenzahlung \u00fcber die Belegerfassung bis zur Kategorisierung und Freigabe.<\/p>\n\n\n\n Das ver\u00e4ndert auch die Rolle der Finanzabteilung sp\u00fcrbar. Statt Vorg\u00e4nge nachzuarbeiten, k\u00f6nnen Teams fr\u00fchzeitig steuernd eingreifen, strategischer planen und sich auf Analysen und Beratung konzentrieren. Die Zeit, die fr\u00fcher f\u00fcr Kontrolle und Korrektur verloren ging, wird nun f\u00fcr Themen wie Budgetsteuerung, Liquidit\u00e4tsplanung oder interne Zusammenarbeit frei.<\/p>\n\n\n\n Eine der gr\u00f6\u00dften Herausforderungen war, die Unterschiede zwischen den M\u00e4rkten richtig einzusch\u00e4tzen \u2013 besonders mit Blick auf Erwartungen an Transparenz, Sicherheit und Systemkompatibilit\u00e4t. In Deutschland hat sich schnell gezeigt: Ein erprobtes Produkt reicht nicht aus, wenn lokale Anforderungen nicht pr\u00e4zise ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n\n\n\n Wir haben darauf mit klaren strukturellen Ma\u00dfnahmen reagiert. Ein eigenes DACH-Team arbeitet heute eng mit Produkt und Vertrieb zusammen und bringt Anforderungen aus dem Markt direkt in die Weiterentwicklung ein. Wir erfassen R\u00fcckmeldungen systematisch und \u00fcbersetzen sie in konkrete Produktanforderungen. Statt nur bestehende Features anzupassen, analysieren wir gezielt, wie Buchhaltungsprozesse tats\u00e4chlich ablaufen \u2013 und wo unser Tool bestehende Systeme sinnvoll erg\u00e4nzt oder ersetzt.<\/p>\n\n\n\n Heute z\u00e4hlt Deutschland zu unseren stabilsten M\u00e4rkten.<\/p>\n\n\n\n Bei Pleo sehen wir Regulierung nicht als Hindernis, sondern als Rahmen, in dem wir Innovation verantwortungsvoll umsetzen. Gerade im Finanzbereich braucht es Vertrauen. Das entsteht nur, wenn neue Funktionen bestehende Anforderungen nicht umgehen, sondern aktiv mitdenken und implementieren.<\/p>\n\n\n\n In der Produktentwicklung stimmen wir uns deshalb eng mit lokalen Expert:innen ab und pr\u00fcfen neue Features konsequent darauf, wie sie sich in bestehende Prozesse einf\u00fcgen \u2013 technisch wie organisatorisch. So lassen sich Innovation und Rechtssicherheit praxisnah verbinden.<\/p>\n\n\n\n Ein wichtiger Schritt war der Start der Treasury-Funktion in diesem Jahr. Mit Features wie automatisierten Umbuchungen zwischen Konten unterst\u00fctzt Pleo Unternehmen dabei, ihre Liquidit\u00e4t aktiver zu steuern \u2013 vor allem bei mehreren Budgets oder Standorten. Dieser Bereich soll weiter ausgebaut werden, etwa mit Multi-W\u00e4hrungs-Konten oder Tools zur Finanzplanung.<\/p>\n\n\n\n Auch die Rechnungsverarbeitung wird weiterentwickelt mit dem Ziel, Freigaben und Zahlungen st\u00e4rker zu automatisieren.<\/p>\n\n\n\n Deutschland bleibt dabei ein klarer Fokusmarkt: Wir sehen hier nach wie vor eine deutliche L\u00fccke f\u00fcr L\u00f6sungen wie Pleo. Vor allem dort, wo es um verl\u00e4ssliche Steuerung von Ausgaben, effiziente Prozesse<\/a> und transparente Buchhaltung geht.<\/p>\n\n\n\n Wir wollen ein starkes europ\u00e4isches Unternehmen aufbauen, das andere europ\u00e4ische Firmen dabei unterst\u00fctzt, erfolgreicher zu arbeiten, indem sie Ausgaben smarter verwalten und insgesamt effizienter wirtschaften. Mit rund 40.000 Kund:innen haben wir bereits viel erreicht. Gleichzeitig wissen wir, dass wir angesichts der Vielzahl an Unternehmen in Europa noch ganz am Anfang stehen. Genau deshalb fokussieren wir uns auf nachhaltiges Wachstum \u2013 mit L\u00f6sungen, die Unternehmen nicht nur entlasten, sondern dabei helfen, wirklich voranzukommen.<\/p>\n\n\n\n Lokalisierung beginnt nicht beim Produkt, sondern beim Verst\u00e4ndnis.<\/strong> Gib deinem Team die Freiheit, den Markt zu vertreten \u2013 nicht nur das Produkt.<\/strong> Sieh Compliance nicht als Checkliste, sondern als strategischen Teil des Produkts.<\/strong> Bild: Raymond H\u00fcner @ Pleo<\/p>\n\n\n\nWelche Vision verfolgt Pleo im Bereich Unternehmensausgaben und wie soll diese Realit\u00e4t werden?<\/h3>\n\n\n\n
Wie hilft Pleo Unternehmen dabei, den Aufwand rund um Spesen und Ausgaben zu reduzieren?<\/h3>\n\n\n\n
Was sind die h\u00e4ufigsten Herausforderungen, denen eure Kunden begegnen \u2013 und wie adressiert Pleo diese?<\/h3>\n\n\n\n
Inwiefern unterscheidet sich Pleo von klassischen Firmenkreditkarten und Buchhaltungstools?<\/h3>\n\n\n\n
Welche Branchen oder Unternehmensgr\u00f6\u00dfen profitieren besonders vom Einsatz eurer L\u00f6sung?<\/h3>\n\n\n\n
Gab es ein Kundenfeedback oder eine Nutzererfahrung, die euch besonders motiviert oder \u00fcberrascht hat?<\/h3>\n\n\n\n
Welche Rolle spielt Automatisierung in eurem Produkt \u2013 und wie ver\u00e4ndert sie die Arbeitsweise in Finanzabteilungen?<\/h3>\n\n\n\n
Was waren zentrale H\u00fcrden in der Skalierung von Pleo in Europa und wie seid ihr damit umgegangen?<\/h3>\n\n\n\n
Wie geht ihr bei Pleo mit dem Spannungsfeld zwischen Innovation und regulatorischen Anforderungen um?<\/h3>\n\n\n\n
Was d\u00fcrfen Nutzerinnen und Nutzer in Zukunft von Pleo erwarten \u2013 gibt es neue Funktionen oder M\u00e4rkte im Fokus?<\/h3>\n\n\n\n
Welche drei Tipps w\u00fcrdet ihr Gr\u00fcnderinnen und Gr\u00fcndern mitgeben, die ein Tech-Startup in einem regulierten Markt aufbauen wollen?<\/h3>\n\n\n\n
Wer nicht wei\u00df, wie Prozesse, Systeme und Entscheidungslogiken im Zielmarkt funktionieren, wird mit guter Technologie allein nicht \u00fcberzeugen.<\/p>\n\n\n\n
Lokale Teams brauchen Handlungsspielraum, um Anforderungen direkt zur\u00fcckzuspielen und umzusetzen.<\/p>\n\n\n\n
Wer regulatorische Anforderungen aktiv in die Entwicklung<\/a> integriert, schafft L\u00f6sungen, die nicht nur bestehen, sondern Nutzer:innen echten Mehrwert und Wettbewerbsvorteile bieten.<\/p>\n\n\n\n