{"id":117059,"date":"2025-09-17T07:18:03","date_gmt":"2025-09-17T05:18:03","guid":{"rendered":"https:\/\/startupvalley.news\/de\/?p=117059"},"modified":"2025-10-01T10:28:34","modified_gmt":"2025-10-01T08:28:34","slug":"pactos-fremdpersonal-digital-steuern-fuer-unternehmen","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/startupvalley.news\/de\/pactos-fremdpersonal-digital-steuern-fuer-unternehmen\/","title":{"rendered":"Die Zukunft des Fremdpersonal-Managements im digitalen Zeitalter"},"content":{"rendered":"\n

Pactos entwickelt eine KI-gest\u00fctzte Plattform, die Unternehmen bei der digitalen Steuerung, Verwaltung und Abrechnung von Fremdpersonal unterst\u00fctzt<\/h2>\n\n\n\n

Wer sind die Gr\u00fcnder von Pactos und wie kam es zur Idee, ein Betriebssystem f\u00fcr Fremdpersonal zu entwickeln?<\/h3>\n\n\n\n

Wir sind Antonio Zill und Philipp Eckert. Kennengelernt haben wir uns am Auswahltag unseres Studiums an der WHU und seitdem verbindet uns eine enge Freundschaft. Philipp hat vor seinem Studium in der Pflege und Logistik gearbeitet. Dort erlebte er die Probleme rund um Personalmangel und analoge Prozesse hautnah. Durch Antonios vorherige Gr\u00fcndung waren wir im engen Sparring, insbesondere rund um den Fachkr\u00e4ftemangel und seine Konsequenzen. Sp\u00e4ter sahen wir beide in der Beratung denselben analogen Flickenteppich aus Excel und E-Mails mit unklaren Zust\u00e4ndigkeiten, wenn es um Fremdpersonal geht. Das f\u00fchrt zu hohem manuellem Aufwand und Risiken f\u00fcr Unternehmen. Nach \u00fcber 200 Gespr\u00e4chen mit Firmen und ersten Pilotprojekten entstand Pactos \u2013 eine Plattform, die den gesamten Prozess digitalisiert und bis zu 70 % des Aufwands spart.<\/p>\n\n\n\n

Welche Vision verfolgen Sie mit Pactos und wie wollen Sie diese im Arbeitsmarkt der Zukunft umsetzen?<\/h3>\n\n\n\n

Wir wollen ein europ\u00e4isches Powerhouse f\u00fcr das Management von Fremdpersonal aufbauen. Unser Ziel ist es, neue Standards daf\u00fcr zu setzen, wie Unternehmen externe Arbeitskr\u00e4fte steuern. Unsere Plattform macht Beschaffung, Einsatz, Compliance und Abrechnung durchg\u00e4ngig steuerbar und rechtskonform. Wir setzen auf agentische KI zur Bedarfserfassung und Verwaltung des Personals und bauen ein offenes \u00d6kosystem aus Softwarel\u00f6sungen auf. Damit lassen sich s\u00e4mtliche Abl\u00e4ufe und Herausforderungen von und mit Fremdpersonal adressieren.<\/p>\n\n\n\n

Wie sieht Ihre Zielgruppe aus und welche konkreten Probleme l\u00f6sen Sie f\u00fcr Unternehmen im Alltag?<\/h3>\n\n\n\n

Unsere Zielgruppe sind mittelst\u00e4ndische und gro\u00dfe Unternehmen in \u00d6sterreich und Deutschland, die in hohem Ma\u00df auf externe Arbeitskr\u00e4fte angewiesen sind. Besonders hoch ist der Bedarf in Branchen wie Logistik, Industrie und Pflege. Volatile Auftragslagen und Fachkr\u00e4ftemangel werden hier h\u00e4ufig durch Fremdpersonal abgefedert. Wir l\u00f6sen Alltagsprobleme von Unternehmen und schaffen Transparenz \u00fcber Kosten und Leistungen der Dienstleister. Zudem verringern wir den Koordinationsaufwand bei der Kandidatenvermittlung und senken Haftungsrisiken entlang des gesamten Prozesses. Das Ergebnis: eine bessere Kandidatenauswahl, eine zentrale Steuerung externer Arbeitskr\u00e4fte sowie belastbare Kennzahlen f\u00fcr interne Analysen.<\/p>\n\n\n\n

Was unterscheidet Pactos von klassischen L\u00f6sungen, die bisher h\u00e4ufig auf Excel und E-Mail-Kommunikation setzen?<\/h3>\n\n\n\n

Wir bieten eine L\u00f6sung, die den gesamten Prozess digital abbildet \u2013 von neuem Bedarf an externen Arbeitskr\u00e4ften bis zur Abrechnung der Dienstleister. Dabei \u00fcbernimmt unsere KI zeitintensive Aufgaben, die sonst von Mitarbeitenden erledigt werden. Da alle externen Partner ihre Kandidaten direkt im System vorschlagen, entf\u00e4llt der individuelle E-Mail-Verkehr und aufw\u00e4ndige Abstimmungen. Das System l\u00e4sst sich flexibel an die Gegebenheiten im Unternehmen anpassen und problemlos in bestehende Systeme wie ProSolution von zvoove integrieren. Anstelle verteilter Dateien und Excel-Listen erhalten Teams ein zentrales Dashboard, das unternehmensweit Transparenz \u00fcber alle eingesetzten externen Kr\u00e4fte schafft.<\/p>\n\n\n\n

Mit welchen Herausforderungen waren Sie bei der Entwicklung einer KI-gest\u00fctzten Plattform konfrontiert und wie haben Sie diese gemeistert?<\/h3>\n\n\n\n

Regulatorik und Datensicherheit sind in der EU f\u00fcr Softwareanbieter ein zentrales Thema. Von Beginn an war es f\u00fcr uns deshalb unerl\u00e4sslich, s\u00e4mtliche gesetzlichen Vorgaben einzuhalten, h\u00f6chste Sicherheitsstandards sicherzustellen. Gleichzeitig legen wir gr\u00f6\u00dften Wert auf Benutzerfreundlichkeit, damit alle Anwender die L\u00f6sungen intuitiv bedienen k\u00f6nnen. Um diesem Anspruch gerecht zu werden, f\u00fchren wir seit Tag eins zahlreiche Gespr\u00e4che mit Kunden.<\/p>\n\n\n\n

Wie wichtig ist f\u00fcr Sie das Thema Compliance und Transparenz im Umgang mit Zeitarbeit und Freelancern?<\/h3>\n\n\n\n

Der Einsatz externer Arbeitskr\u00e4fte unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben. Zwei Beispiele verdeutlichen das: Zeitarbeitende m\u00fcssen gem\u00e4\u00df dem Arbeitskr\u00e4fte\u00fcberlassungsgesetz kollektivvertragliche Mindeststandards erf\u00fcllen. Bei Freelancern wiederum ist regelm\u00e4\u00dfig zu pr\u00fcfen, ob eine Scheinselbstst\u00e4ndigkeit vorliegt. Verst\u00f6\u00dfe gegen diese Regelungen k\u00f6nnen f\u00fcr Unternehmen erhebliche Konsequenzen haben \u2013 von Nachzahlungen bei der Sozialversicherung bis hin zur pers\u00f6nlichen Haftung der Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer. Vor diesem Hintergrund sind Compliance und Transparenz im Umgang mit externem Personal von zentraler Bedeutung. Eine Software bietet hier klare Vorteile gegen\u00fcber Excel-Listen, da rechtliche Anforderungen automatisch \u00fcberwacht werden.<\/p>\n\n\n\n

Welche Rolle spielen k\u00fcnstliche Intelligenz und Automatisierung, um die Effizienz Ihrer Kunden zu steigern?<\/h3>\n\n\n\n

K\u00fcnstliche Intelligenz spielt bei uns eine zentrale Rolle. Denn viele Prozesse im Umgang mit externen Arbeitskr\u00e4ften laufen ohne technische Unterst\u00fctzung nach wie vor manuell ab. Unsere KI unterst\u00fctzt unter anderem bei der Bedarfsermittlung, schl\u00e4gt geeignete Dienstleister vor und liefert auswertbare Analysen auf Basis der vorhandenen Daten. Das entlastet die Nutzenden im Tagesgesch\u00e4ft, verk\u00fcrzt Bearbeitungs- und Einstellungszeiten und tr\u00e4gt dazu bei, Haftungsrisiken fr\u00fchzeitig zu erkennen.<\/p>\n\n\n\n

Wie haben Unternehmen bisher auf den Einsatz von Pactos reagiert und welche Ergebnisse konnten Sie beobachten?<\/h3>\n\n\n\n

Die R\u00fcckmeldungen aus den Unternehmen sind sehr positiv. Aktuell werden bereits mehrere Tausend externe Arbeitskr\u00e4fte \u00fcber die Plattform verwaltet. Unsere Kunden berichten unter anderem von schnelleren Onboarding-Prozessen, einer verbesserten Auswahl geeigneter Kandidaten und einer effizienteren Steuerung ihrer externen Dienstleister. Besonders h\u00e4ufig wird auch die Benutzerfreundlichkeit des Systems gelobt \u2013 schlie\u00dflich bringt das beste System nichts, wenn die Nutzer es nicht verwenden.<\/p>\n\n\n\n

Wohin soll sich Ihr Produkt in den n\u00e4chsten Jahren entwickeln und welche neuen Funktionen sind geplant?<\/h3>\n\n\n\n

Zum Jahresende launchen wir eine neue Produktversion mit verbesserter Benutzerf\u00fchrung und erweiterten KI-Automatisierung der Kern-Workflows. Parallel dazu vertiefen wir Integrationen in bestehende HR- und ERP-Systeme. Ziel ist es, den neuen Pactos-Standard noch breiter verf\u00fcgbar zu machen.<\/p>\n\n\n\n

Gab es ein Feedback oder Erlebnis, das Ihnen gezeigt hat, dass Ihre Plattform einen echten Unterschied macht?<\/h3>\n\n\n\n

Besonders pr\u00e4gend war die Zusammenarbeit mit einem unserer ersten Hauptkunden in einer fr\u00fchen Projektphase. Das Unternehmen hatte rund 300 externe Mitarbeitende im Einsatz, die zuvor vollst\u00e4ndig manuell verwaltet wurden. In enger Zusammenarbeit konnten wir das System schnell an die spezifischen Anforderungen anpassen und live schalten. Der Vergleich vor und nach der Einf\u00fchrung zeigte dem Kunden deutlich, wie viel Zeit er durch Pactos einsparen kann. Die begeisterten pers\u00f6nlichen R\u00fcckmeldungen des Kunden best\u00e4rkten uns in unserer Mission bei Pactos.<\/p>\n\n\n\n

Wie sehen Sie die Zukunft des Freelancer- und Vendor-Managements im Kontext von Digitalisierung und Fachkr\u00e4ftemangel?<\/h3>\n\n\n\n

Externe Kapazit\u00e4ten werden immer wichtiger als strategischer Hebel f\u00fcr Unternehmen. Durch globale Krisen sind Personalbedarfe zunehmend unvorhersehbar – Planbarkeit ist selten gegeben. Gleichzeitig sorgt der anhaltende Fachkr\u00e4ftemangel f\u00fcr lange Einstellungszeiten, w\u00e4hrend die regulatorischen Anforderungen an Unternehmen steigen. Systeme wie Pactos k\u00f6nnen hier Abhilfe schaffen, um genau diese Abl\u00e4ufe zu digitalisieren und zu verschlanken – damit Unternehmen die richtigen Personen zur richtigen Zeit im Einsatz haben. F\u00fcr unsere Kunden wird dies in einer schnelllebigen Welt entscheidend sein, um sich vom Wettbewerb abzuheben.<\/p>\n\n\n\n

Welche drei Ratschl\u00e4ge w\u00fcrden Sie jungen Gr\u00fcnderinnen und Gr\u00fcndern mit auf den Weg geben, die ebenfalls eine technologische Plattform aufbauen wollen?<\/h3>\n\n\n\n

Das Problem wirklich verstehen: Entscheidend ist, fr\u00fchzeitig und regelm\u00e4\u00dfig mit Nutzern zu sprechen \u2013 nicht nur einmal, sondern so lange, bis das zugrunde liegende Problem vollst\u00e4ndig verstanden ist. Strukturierte Gespr\u00e4che helfen, Annahmen zu \u00fcberpr\u00fcfen. Ein empfehlenswerter Ansatz dazu findet sich im Buch The Mom Test.<\/p>\n\n\n\n

Einfach loslegen und Feedback einholen: Es gibt viele Tools, wie zum Beispiel Lovable, mit denen jeder \u2013 auch ohne technische Vorkenntnisse \u2013 in wenigen Tagen einen ersten Prototyp f\u00fcr einen konkreten Anwendungsfall erstellen kann. Wichtig ist, die L\u00f6sung m\u00f6glichst fr\u00fch potenziellen Kunden vorzustellen und sich wertvolles Feedback einzuholen. Man braucht nicht von Anfang an eine perfekte L\u00f6sung. Ein Produkt ist immer ein iterativer Prozess.<\/p>\n\n\n\n

Das richtige Team ist entscheidend: Langfristig steht und f\u00e4llt der Erfolg mit den Menschen, die man an Bord holt. Die Mitgr\u00fcnder und Mitgr\u00fcnderinnen und die ersten Mitarbeitenden pr\u00e4gen nicht nur die Kultur, sondern auch die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Deshalb lohnt es sich, hier sehr sorgf\u00e4ltig auszuw\u00e4hlen: Gemeinsamkeiten in Vision und Werten sind wichtiger als perfekte Lebensl\u00e4ufe.<\/p>\n\n\n\n

Bild: Antonio Zill und Philipp Eckert Fotograf Dennis K\u00f6nig<\/p>\n\n\n\n

Wir bedanken uns bei Antonio Zill<\/a> und Philipp Eckert<\/a> f\u00fcr das Interview<\/p>\n\n\n\n

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.<\/p>\n\n\n\n