Die Idee zu anny ist aus einem sehr konkreten Marktproblem entstanden: In vielen Organisationen bleiben Ressourcen ungenutzt oder werden unn\u00f6tig kompliziert verwaltet. Das betrifft nicht nur Arbeitspl\u00e4tze oder Meetingr\u00e4ume, sondern auch Seminarr\u00e4ume, Equipment, Termine, Kurse, Events oder Dienstleistungen.<\/p>\n\n\n\n
Gleichzeitig haben wir gesehen, dass viele Buchungsprozesse zwar digital wirken, in der Praxis aber weiterhin stark von Excel-Listen, E-Mails, Telefonabsprachen und manueller Nacharbeit gepr\u00e4gt sind. Unser Ansatz war deshalb von Anfang an, nicht nur einen einzelnen Buchungsfall zu l\u00f6sen, sondern eine Plattform zu entwickeln, mit der Organisationen alles buchbar machen k\u00f6nnen, was sie intern oder extern anbieten.<\/p>\n\n\n\n
Unsere Vision ist es, Buchungen und Ressourcenmanagement so einfach zu machen, dass Organisationen nicht mehr in Jahren, sondern in Monaten denken, wenn sie neue Prozesse aufsetzen oder bestehende Abl\u00e4ufe verbessern m\u00f6chten. anny soll dabei nicht nur ein Buchungssystem sein, sondern die zentrale Infrastruktur, \u00fcber die Verf\u00fcgbarkeiten, Regeln, Genehmigungen, Zahlungen, Check-ins, Wartelisten, Kommunikation und Auswertungen zusammenlaufen.<\/p>\n\n\n\n
KI wird dabei eine immer gr\u00f6\u00dfere Rolle spielen. Wir sehen sie vor allem als neues Interface, das umfangreiche Software zug\u00e4nglicher macht, die Einrichtung vereinfacht und Buchungen noch intuitiver durchf\u00fchrbar macht. Nach dem KI-Chat-Agenten und dem KI-Telefonassistenten ist der n\u00e4chste Schritt ein Admin Copilot, der Organisationen bei der Einrichtung unterst\u00fctzt und perspektivisch gro\u00dfe Teile des Buchungsmanagements \u00fcbernimmt.<\/p>\n\n\n\n
anny richtet sich heute an Unternehmen, \u00f6ffentliche Einrichtungen, Bildungseinrichtungen, Verwaltungen, Freizeit- und Sportanbieter, Coworking Spaces, Thermen, Eventanbieter und viele weitere Organisationen, die Ressourcen oder Angebote buchbar machen m\u00f6chten. Bereits heute wird anny von \u00fcber 1.000 Unternehmen genutzt.<\/p>\n\n\n\n
Die Herausforderungen sind je nach Branche unterschiedlich, folgen aber oft demselben Muster: Ressourcen sollen besser ausgelastet werden, Buchungen m\u00fcssen zuverl\u00e4ssig funktionieren, Teams sollen entlastet werden und Nutzer erwarten einfache digitale Prozesse. Gleichzeitig braucht jede Organisation eigene Regeln. Ein Arbeitsplatz wird anders gebucht als ein Beratungstermin, ein Kurs, ein Raum, ein Ticket oder ein Ger\u00e4t. Genau diese Flexibilit\u00e4t m\u00f6chten wir mit anny abbilden.<\/p>\n\n\n\n
Viele Einzell\u00f6sungen funktionieren f\u00fcr einen bestimmten Anwendungsfall gut, sto\u00dfen aber schnell an Grenzen, sobald mehrere Buchungslogiken zusammenkommen. Dann entsteht ein Flickenteppich aus Tools: eines f\u00fcr R\u00e4ume, eines f\u00fcr Termine, eines f\u00fcr Events, eines f\u00fcr Equipment und dazu oft noch manuelle Abstimmungen im Hintergrund.<\/p>\n\n\n\n
anny ist anders gedacht. Unsere Plattform soll verschiedene Ressourcen und Buchungsprozesse in einem zentralen System zusammenf\u00fchren. Organisationen k\u00f6nnen individuell festlegen, wer was zu welchen Bedingungen buchen darf. Dazu geh\u00f6ren zum Beispiel Verf\u00fcgbarkeiten, Kontingente, Nutzergruppen, Genehmigungen, Zusatzleistungen, Zahlungen und Integrationen. Der Mehrwert liegt also nicht nur in der Digitalisierung eines einzelnen Prozesses, sondern in der zentralen Steuerung verschiedenster Buchungsmodelle.<\/p>\n\n\n\n
Die Erwartungen sind deutlich gestiegen. Nutzer sind aus ihrem Alltag einfache digitale Buchungen gewohnt und erwarten diese Erfahrung inzwischen auch bei Unternehmen, Verwaltungen, Bildungseinrichtungen oder Freizeitanbietern.<\/p>\n\n\n\n
Gleichzeitig sind die Anforderungen auf Organisationsseite komplexer geworden. Es reicht nicht mehr, einen Kalender online zu stellen. Unternehmen m\u00f6chten Prozesse automatisieren, Ressourcen besser auslasten, No-Shows reduzieren, Zahlungen und Benachrichtigungen integrieren, Daten auswerten und verschiedene Kan\u00e4le miteinander verbinden. Hybrides Arbeiten, flexible Nutzungskonzepte und knappe personelle Ressourcen haben diesen Bedarf zus\u00e4tzlich verst\u00e4rkt.<\/p>\n\n\n\n
Der Telefonkanal ist in vielen Organisationen weiterhin ein zentraler Kontaktpunkt, wurde bei der Digitalisierung aber oft zu wenig ber\u00fccksichtigt. Online-Buchungen sind zwar verf\u00fcgbar, trotzdem rufen Kunden weiterhin an, fragen nach Verf\u00fcgbarkeiten, m\u00f6chten Termine \u00e4ndern oder Buchungen vornehmen. Das betrifft externe Buchungen genauso wie interne Prozesse: Ein Kunde m\u00f6chte zum Beispiel telefonisch einen Padelplatz buchen, w\u00e4hrend ein Mitarbeiter intern ein Firmenfahrzeug, einen Raum oder ein Ger\u00e4t reservieren m\u00f6chte. Wenn diese Anrufe nicht angenommen werden k\u00f6nnen, entstehen verpasste Buchungen, R\u00fcckruflisten und zus\u00e4tzlicher Aufwand.<\/p>\n\n\n\n
Mit anny AI wollten wir genau diesen Medienbruch schlie\u00dfen. Unser Ziel war kein klassischer Anrufbeantworter und auch kein einfacher Voicebot, sondern ein KI-Telefonassistent, der direkt mit dem Buchungssystem verbunden ist. Dadurch kann der Telefonkanal Teil des digitalen Buchungsprozesses werden und Verf\u00fcgbarkeiten, Regeln und Buchungen in Echtzeit ber\u00fccksichtigen.<\/p>\n\n\n\n
anny AI kann Betriebe vor allem bei wiederkehrenden telefonischen Anfragen entlasten. Inzwischen wurde anny AI zudem um einen Chat erg\u00e4nzt, der im Kern die gleichen Aufgaben \u00fcbernimmt und Buchungen ebenfalls direkt im System ansto\u00dfen kann. Der Assistent kann Anrufe und Chat-Anfragen entgegennehmen, Fragen beantworten und Buchungen direkt im System erstellen, \u00e4ndern oder stornieren. Wie greifbar dieser Mehrwert wird, zeigt zum Beispiel das Sportcentrum N\u00fcrnberg: Dort k\u00f6nnen Anfragen zu Verf\u00fcgbarkeiten und Buchungen, etwa f\u00fcr Sportpl\u00e4tze oder Kurse, automatisiert aufgenommen und direkt in den Buchungsprozess \u00fcberf\u00fchrt werden, statt sp\u00e4ter manuell nachbearbeitet werden zu m\u00fcssen. Das reduziert manuelle Nacharbeit und sorgt daf\u00fcr, dass Anfragen nicht liegen bleiben, nur weil gerade niemand ans Telefon gehen kann. <\/p>\n\n\n\n
Das ist besonders relevant, weil 85 Prozent der Personen, die anrufen und niemanden erreichen, es nicht noch einmal versuchen. Der Mehrwert liegt in besserer Erreichbarkeit, weniger administrativem Aufwand und h\u00f6herer Prozesssicherheit. Besonders f\u00fcr Organisationen mit vielen Anrufen, begrenztem Personal oder stark schwankender Nachfrage kann das entscheidend sein. Buchungen k\u00f6nnen auch au\u00dferhalb klassischer \u00d6ffnungszeiten oder bei parallelen Anrufen verarbeitet werden, ohne dass das Team jedes Anliegen manuell nachtragen muss.<\/p>\n\n\n\n
Der wichtigste Unterschied ist die direkte Verbindung zum Buchungssystem. Viele telefonbasierte KI-L\u00f6sungen nehmen Informationen auf, beantworten einfache Fragen oder erstellen R\u00fcckrufnotizen. anny AI ist dagegen operativ in den Buchungsprozess eingebunden. Der Assistent kann live auf Verf\u00fcgbarkeiten, \u00d6ffnungszeiten, Buchungsregeln und bestehende Einstellungen zugreifen. Dadurch kann er nicht nur ein Gespr\u00e4ch f\u00fchren, sondern konkrete Buchungsaktionen ausl\u00f6sen. Genau darin liegt der Unterschied: Es geht nicht nur um automatisierte Telefonie, sondern um die Verbindung von Gespr\u00e4ch, Daten und Buchung in einem System.<\/p>\n\n\n\n
Die gr\u00f6\u00dfte Herausforderung ist Verl\u00e4sslichkeit. Sobald eine KI nicht nur antwortet, sondern eigenst\u00e4ndig Buchungen verwaltet, muss sie sehr pr\u00e4zise arbeiten. Sie muss Anfragen korrekt verstehen, Systemdaten richtig interpretieren und innerhalb klar definierter Regeln handeln. Dazu kommen Datenschutz, Transparenz und Kontrolle. Organisationen m\u00fcssen nachvollziehen k\u00f6nnen, welche Buchung vorgenommen wurde, welche Informationen genutzt wurden und an welchen Stellen menschliche Kontrolle notwendig bleibt. F\u00fcr uns ist deshalb entscheidend, KI nicht als Blackbox zu verstehen, sondern als kontrollierbare Erweiterung bestehender Prozesse.<\/p>\n\n\n\n
KI wird Buchungsprozesse deutlich nat\u00fcrlicher und proaktiver machen. Heute funktionieren viele Systeme noch nach festen Eingabemasken. Nutzer w\u00e4hlen eine Ressource, einen Zeitpunkt und best\u00e4tigen die Buchung. K\u00fcnftig k\u00f6nnen Systeme st\u00e4rker unterst\u00fctzen, passende Optionen vorschlagen, Anfragen automatisch strukturieren, \u00c4nderungen eigenst\u00e4ndig vorbereiten und wiederkehrende Aufgaben \u00fcbernehmen.<\/p>\n\n\n\n
F\u00fcr anny bedeutet das, dass KI nicht als isoliertes Zusatzfeature gedacht ist, sondern als Teil der Plattformlogik. Sie kann helfen, Buchungen \u00fcber verschiedene Kan\u00e4le hinweg einfacher zu machen, Teams im Alltag zu entlasten und komplexe Prozesse f\u00fcr Nutzer verst\u00e4ndlicher abzubilden. Entscheidend ist dabei immer, dass KI ein konkretes Problem l\u00f6st und nicht nur Technologie um der Technologie willen eingesetzt wird.<\/p>\n\n\n\n
Erstens: Das Problem muss wichtiger sein als die Technologie. Gerade bei KI besteht die Gefahr, sich zuerst von den technischen M\u00f6glichkeiten leiten zu lassen. Erfolgreiche L\u00f6sungen entstehen aber dort, wo ein echter Prozess sp\u00fcrbar einfacher, schneller oder zuverl\u00e4ssiger wird.<\/p>\n\n\n\n
Zweitens: Man sollte die Realit\u00e4t der Kunden ernst nehmen. Viele etablierte Prozesse wirken von au\u00dfen ineffizient, haben aber historisch gewachsene Gr\u00fcnde. Wer diese Gr\u00fcnde versteht, baut bessere Software.<\/p>\n\n\n\n
Drittens: Automatisierung braucht Vertrauen. Wenn Software oder KI eigenst\u00e4ndig handelt, m\u00fcssen Nutzer verstehen, was passiert und wo sie Kontrolle behalten. Gute KI-L\u00f6sungen ersetzen nicht einfach bestehende Prozesse, sondern machen sie transparenter, zuverl\u00e4ssiger und skalierbarer.<\/p>\n\n\n\n
Bildcredits anny<\/p>\n\n\n\n
Wir bedanken uns bei Lucian Holtwiesche<\/a> f\u00fcr das Interview<\/p>\n\n\n\n Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder<\/p>\n\n\n\n