Ich bin CEO von ToolTime und baue seit \u00fcber 15 Jahren Software, unter anderem f\u00fcr pepperbill, NewStore oder SumUp. Dabei hat mich immer dieselbe Frage angetrieben: Wie kann Technologie Arbeit einfacher machen? Irgendwann habe ich gemerkt, dass ich nicht mehr nur einzelne Produkte bauen, sondern eine ganze Branche zukunftsf\u00e4hig machen m\u00f6chte. Und kaum eine Branche ist so wichtig f\u00fcr Deutschland und gleichzeitig so wenig digital unterst\u00fctzt wie das Handwerk. <\/p>\n\n\n\n
Deshalb folgte 2019 die Gr\u00fcndung der Handwerkersoftware ToolTime. Heute ist ToolTime das digitale Betriebssystem f\u00fcr Handwerksbetriebe, von Angebot \u00fcber Einsatzplanung und Dokumentation bis zur Rechnung. \u00dcber 20.000 Handwerker:innen haben ihren Betrieb mit uns bereits erfolgreich digitalisiert. Seit Anfang des Jahres gehen wir nun den n\u00e4chsten logischen Schritt: Wir setzen KI als Werkzeug ein, um genau die wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren, die Betrieben t\u00e4glich Zeit und Geld rauben. So k\u00f6nnen sich Handwerksbetriebe wieder auf das konzentrieren, was sie am besten k\u00f6nnen: ihr Handwerk.<\/p>\n\n\n\n
Das Muster ist fast \u00fcberall gleich: Die Leute haben eine echte Leidenschaft f\u00fcr ihr Handwerk, aber die B\u00fcroarbeit frisst ihnen die Zeit weg. Angebote werden abends am K\u00fcchentisch geschrieben, Arbeitsberichte liegen als Zettel im Auto und Absprachen laufen \u00fcber un\u00fcbersichtliche WhatsApp-Gruppen. Dazu kommt eine B\u00fcrokratielast, die jedes Jahr w\u00e4chst, und der Fachkr\u00e4ftemangel, der daf\u00fcr sorgt, dass niemand da ist, der das alles nebenbei auff\u00e4ngt. Daf\u00fcr ist niemand Handwerker geworden!<\/p>\n\n\n\n
Viele Betriebe wissen, dass sie digitaler werden m\u00fcssen. Aber im vollen Arbeitsalltag fehlt die Zeit, sich damit zu besch\u00e4ftigen und nach Jahren auf Papier ist jede Umstellung erst einmal ungewohnt. Wir entwickeln ToolTime deshalb seit dem ersten Tag eng mit Handwerksbetrieben zusammen und gestalten die Software so intuitiv wie m\u00f6glich, damit sie in ihren echten Arbeitsalltag passt. Sie soll Betrieben das Leben leichter machen, statt sie mit komplizierten Eingabemasken auszubremsen. Nat\u00fcrlich ist die Digitalisierung erst einmal ein Schritt, den man gehen muss. Aber einer, der sich schnell auszahlt und am Ende entlastet statt belastet.<\/p>\n\n\n\n
Stell dir vor, du stehst als Handwerker:in auf der Leiter, hast das Werkzeug in der Hand und sollst nebenbei einen Bericht schreiben. Das klappt einfach nicht. Also machst du es sp\u00e4ter. Dann liegt der Zettel im Wagen, geht verloren oder du schreibst ihn abends aus dem Ged\u00e4chtnis und vergisst die H\u00e4lfte. Deshalb setzt Echo konsequent auf Voice-first: Der Monteur erz\u00e4hlt in seiner Sprache und mit seinen eigenen Worten, was er gemacht hat, erg\u00e4nzt ein paar Fotos, und die KI erstellt daraus einen professionellen Arbeitsbericht mit Leistungsbeschreibungen, Material\u00fcbersicht und Bildunterschriften. <\/p>\n\n\n\n
Das eigentlich Spannende passiert aber davor und danach. Schon morgens sieht er in der App seine Termine und alles, was das B\u00fcro vorbereitet hat: Adresse, Kundendaten, Navigation und die kalkulierten Leistungen und Materialien. Wurde vor Ort mehr verbaut als geplant, reicht ein kurzer Satz. Und sobald der Kunde den gepr\u00fcften Bericht auf dem Display unterschrieben hat, landet er direkt im passenden Termin in ToolTime. Die B\u00fcrokraft \u00fcbernimmt die Leistungen dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Das ist ein Workflow ohne Br\u00fcche: keine Zettel, kein Abtippen, keine Position, die unterwegs verloren geht. F\u00fcr mich ist das der Unterschied zwischen einer netten Diktier-App und einem Werkzeug, das die Arbeit eines ganzen Betriebs ver\u00e4ndert.<\/p>\n\n\n\n
Wir haben uns gefragt: Wo verlieren Betriebe trotz Software immer noch Zeit und was davon kann Automatisierung ihnen abnehmen? Die Baustelle war dabei eines der Themen mit dem gr\u00f6\u00dften Potenzial. Denn ob mit Software oder ohne: Am Ende muss jemand festhalten, was gemacht wurde. Entweder handschriftlich auf Papier oder getippt auf dem Smartphone, mit schmutzigen H\u00e4nden, mit vollen H\u00e4nden, zwischen zwei Eins\u00e4tzen. Und wer die Sprache nicht so gut spricht oder sich mit der Rechtschreibung schwertut, f\u00fcr den ist das doppelt anstrengend. Das Ergebnis sind dann unvollst\u00e4ndige Berichte, die im B\u00fcro nachgearbeitet werden m\u00fcssen. Entwickelt haben wir Echo dann in einer langen Beta-Phase gemeinsam mit unseren Kunden. Viele Details gibt es, weil die Betriebe gesagt haben: Genau das brauchen wir!<\/p>\n\n\n\n
Eine viel gr\u00f6\u00dfere, als man von au\u00dfen denkt. Ohne internationale Fachkr\u00e4fte w\u00fcrde heute auf vielen deutschen Baustellen nichts mehr gehen. Und trotzdem sto\u00dfen gerade sie st\u00e4ndig auf H\u00fcrden, die mit ihrem K\u00f6nnen nichts zu tun haben. Eine der gr\u00f6\u00dften ist die Dokumentation. Denn der Arbeitsbericht ist im Handwerk kein Papierkram nebenbei: Das B\u00fcro rechnet damit ab und im Zweifel ist er der Nachweis f\u00fcr die erbrachte Leistung. F\u00fcr viele Betriebe ist die Sprache deshalb schon bei der Einstellung ein Thema, denn wer allein einen Einsatz beim Kunden \u00fcbernimmt, muss am Ende auch sauber dokumentieren k\u00f6nnen. <\/p>\n\n\n\n
So bleiben gute Fachkr\u00e4fte oft unter ihren M\u00f6glichkeiten, obwohl sie fachlich l\u00e4ngst mehr Verantwortung tragen k\u00f6nnten. Technologie wird die Sprachbarriere nicht von heute auf morgen abschaffen, aber sie kann daf\u00fcr sorgen, dass Sprache im Arbeitsalltag nicht mehr dar\u00fcber entscheidet, wer welche Aufgabe \u00fcbernehmen kann. Das gibt allen im Team die gleiche Chance. Und bei rund 200.000 fehlenden Fachkr\u00e4ften im Handwerk k\u00f6nnen wir es uns schlicht nicht leisten, gute Leute an einem Formular scheitern zu lassen.<\/p>\n\n\n\n
Deutlich, denn Echo entlastet gleich doppelt. Weil die App direkt mit ToolTime verbunden ist, spart jeder Bericht nicht nur auf der Baustelle Zeit, sondern auch im B\u00fcro. F\u00fcr den Monteur dauert die Dokumentation nur noch so lange, wie er braucht, um zu erz\u00e4hlen, was er gemacht hat. Kein Formular aus dem Auto holen, kein Nachschreiben am Abend, keine R\u00fcckfragen aus dem B\u00fcro. So ist er schneller beim n\u00e4chsten Einsatz und im B\u00fcro muss niemand mehr Handschriften entziffern, nachtelefonieren oder Positionen abtippen, weil sich alles automatisch synchronisiert und Informationen schon da sind, wo sie sp\u00e4ter gebraucht werden. Das ist Zeit, die Betriebe jeden Tag zur\u00fcckbekommen, f\u00fcr neue Auftr\u00e4ge, f\u00fcr ihre Kunden oder einfach f\u00fcr einen p\u00fcnktlichen Feierabend. Aber mindestens genauso wichtig ist die Vollst\u00e4ndigkeit. Jede Info, die fr\u00fcher unterwegs verloren ging, wird jetzt abgerechnet. Den Unterschied merkt ein Betrieb also nicht nur an mehr Zeit, sondern direkt auf dem Konto.<\/p>\n\n\n\n
Indem wir die KI nicht im luftleeren Raum arbeiten lassen. Echo versteht nicht einfach nur W\u00f6rter, sondern Zusammenh\u00e4nge. Wenn jemand beim Erz\u00e4hlen springt, einen falschen Begriff benutzt oder einen Satz nicht zu Ende bringt, erkennt die KI das und macht trotzdem einen sauberen Bericht daraus. Entscheidend ist au\u00dferdem der Kontext: Anhand der Kopplung mit ToolTime wei\u00df Echo schon, um welchen Auftrag es geht, welche Leistungen geplant waren und welches Material vorgesehen ist. Die KI muss also nicht raten, sondern baut auf dem auf, was das B\u00fcro bereits geplant hat. Sollte doch mal etwas schiefgehen, beh\u00e4lt der Monteur die volle Kontrolle. Er kann den Bericht pr\u00fcfen, bevor der Kunde unterschreibt und alles manuell oder einfach per erneuter Spracheingabe korrigieren. Die KI \u00fcbernimmt die l\u00e4stige Schreibarbeit, das letzte Wort hat aber immer der Mensch.<\/p>\n\n\n\n
Seit Anfang des Jahres ist KI ein fester Bestandteil unserer Strategie. Der Grund ist ganz einfach: Auch in digitalisierten Handwerksbetrieben gibt es immer noch viele Aufgaben, die viel Zeit kosten, die jeden Tag aufkommen und sich deshalb sehr gut automatisieren lassen. Nimm das Telefon im B\u00fcro: Werbeanrufe abwimmeln, jedes Gespr\u00e4ch einordnen, neue Kunden von Hand anlegen. Das \u00fcbernimmt f\u00fcr unsere Kunden inzwischen der ToolTime Assistant. Oder eingehende Rechnungen: Statt sie Zeile f\u00fcr Zeile abzutippen, liest die Software sie automatisch aus. Und jetzt Echo f\u00fcr die Baustelle. Die gr\u00f6\u00dften M\u00f6glichkeiten sehe ich \u00fcberall dort, wo Informationen eigentlich l\u00e4ngst vorhanden sind, aber trotzdem noch h\u00e4ndisch von A nach B getragen werden m\u00fcssen. Unser Ziel ist, dass diese Aufgaben einfach ger\u00e4uschlos im Hintergrund mitlaufen und sich die Betriebe wieder mehr auf ihre Kunden und ihr Handwerk konzentrieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n
F\u00fcr uns gilt ein klarer Grundsatz: Die Daten unserer Kunden geh\u00f6ren unseren Kunden. Wir trainieren keine KI-Modelle damit, das Wissen eines Betriebs bleibt sein Eigentum. Die Sprachaufnahmen selbst werden weder an ToolTime \u00fcbertragen noch gespeichert, verarbeitet wird nur der Text. Alles l\u00e4uft DSGVO-konform und verschl\u00fcsselt auf europ\u00e4ischen Servern. Die Daten werden nur so kurz wie n\u00f6tig zwischengespeichert, um den Bericht zu erstellen und die Kontrolle bleibt immer beim Betrieb: Die KI leistet Zuarbeit, die finale Entscheidung trifft der Mensch. Mit ihren Daten vertrauen uns die Betriebe ein St\u00fcck ihres Unternehmens an. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst.<\/p>\n\n\n\n
Ja, und zwar ganz direkt. Software wird zwar nicht den Fachkr\u00e4ftemangel l\u00f6sen, die Leute m\u00fcssen wir weiterhin ausbilden und gewinnen. Aber wir k\u00f6nnen daf\u00fcr sorgen, dass die Fachkr\u00e4fte, die da sind, ihre Zeit sinnvoller f\u00fcr das einsetzen, wof\u00fcr sie ausgebildet wurden. Jede Stunde, die nicht mehr in Zettel, Abtippen oder R\u00fcckfragen flie\u00dft, ist eine Stunde f\u00fcr den n\u00e4chsten Auftrag. Und das merkt ein Betrieb ziemlich schnell: an mehr Eins\u00e4tzen, an mehr Umsatz und an einem B\u00fcro, das nicht st\u00e4ndig hinterherl\u00e4uft. Und dann ist da noch das Thema Nachfolge: Wer will einen Betrieb \u00fcbernehmen, in dem alles auf Zetteln und im Kopf des Inhabers steckt? Ein digital organisierter Betrieb l\u00e4sst sich deutlich leichter \u00fcbergeben und ist f\u00fcr junge Leute einfach attraktiver.<\/p>\n\n\n\n
Im DACH-Raum sind wir noch l\u00e4ngst nicht fertig. Ein Gro\u00dfteil der Handwerksbetriebe arbeitet auch 2026 noch kaum digital. Von daher haben wir hier vor unserer Haust\u00fcr genug zu tun. Nat\u00fcrlich schauen wir uns auch andere M\u00e4rkte in Europa an. Konkretes dazu verraten wir aber erst, wenn es so weit ist.<\/p>\n\n\n\n
Bei pepperbill habe ich gelernt, wie hart es ist, eine traditionelle Branche zu digitalisieren. Gastronomen und Handwerker haben mehr gemeinsam, als man denkt. Beide stehen den ganzen Tag im Betrieb und haben keine Geduld f\u00fcr Software, die kompliziert ist. Wenn ein Produkt nicht auf Anhieb funktioniert, ist es raus. Bei SumUp haben wir damals aus einem einzelnen Produkt eine Plattform gemacht, ohne die Nutzer dabei zu verlieren. An einem \u00e4hnlichen Punkt stehen wir bei ToolTime gerade mit dem Schritt zur KI. Und die wichtigste Lektion aus allen Stationen: Das beste Produkt entsteht im Austausch mit den Menschen, die es jeden Tag benutzen. Deshalb entwickeln wir ToolTime von Anfang an eng mit Handwerksbetrieben zusammen. Und am Ende positives Feedback von begeisterten Kunden zu bekommen, ist wirklich die beste Motivation.<\/p>\n\n\n\n
In drei bis f\u00fcnf Jahren soll ToolTime f\u00fcr Handwerksbetriebe so selbstverst\u00e4ndlich sein wie Hammer und Zollstock. Ein Werkzeug, \u00fcber das man nicht mehr nachdenkt, weil es einfach da ist und funktioniert. KI-Features wie Echo werden dabei eine zentrale Rolle spielen. In den Daten, die Betriebe \u00fcber Kunden, Finanzen und Abl\u00e4ufe l\u00e4ngst haben, steckt beispielsweise enormes Potenzial, das bisher kaum genutzt wird. Dieses Wissen in Form von Daten wollen wir f\u00fcr sie sichtbar und nutzbar machen. Es ist definitiv noch einiges in Planung, wir haben gerade erst angefangen.<\/p>\n\n\n\n
Erstens: Raus aus dem B\u00fcro. Wer eine Branche ver\u00e4ndern will, muss sie verstehen, und das klappt nicht \u00fcber Annahmen, sondern nur vor Ort, im Gespr\u00e4ch mit den Menschen, die dort jeden Tag arbeiten.<\/p>\n\n\n\n
Zweitens: Bau Werkzeuge, keine Technologie. Kein Handwerker wacht morgens auf und denkt: Heute brauche ich KI. Er will, dass sein Problem gel\u00f6st wird. Wenn die Technik dabei im Hintergrund bleibt, hast du alles richtig gemacht.<\/p>\n\n\n\n
Drittens: Respekt vor dem, was da ist. Viele Betriebe funktionieren seit Jahrzehnten, manche seit Generationen. Vertrauen gewinnt man nicht, indem man alles umkrempelt, sondern indem man Schritt f\u00fcr Schritt zeigt, dass es einfacher geht. Und ganz ehrlich: Das Handwerk hat es verdient, dass sich mehr Gr\u00fcnder genau diese M\u00fche machen.<\/p>\n\n\n\n
Bildcredits ToolTime GmbH<\/p>\n\n\n\n