{"id":90650,"date":"2022-08-19T08:39:20","date_gmt":"2022-08-19T06:39:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.startupvalley.news\/de\/?p=90650"},"modified":"2025-01-11T12:59:34","modified_gmt":"2025-01-11T11:59:34","slug":"dateimanagement-leicht-gemacht","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/startupvalley.news\/de\/dateimanagement-leicht-gemacht\/","title":{"rendered":"Dateimanagement leicht gemacht: 3 g\u00e4ngige Systematiken f\u00fcr Professionals"},"content":{"rendered":"\n

Ein JPEG<\/a> hier, ein DOCX da und eine PDF obendrauf. Ganz abgesehen von der Vielzahl an Endungen, w\u00e4chst auch die Anzahl der Dateien mit den Jahren \u2013 und zwar in jedem Unternehmen. Bevor aber die Masse an Speicherorten und die damit verbundene, st\u00e4ndige Suche nach Dateien ihre b\u00f6sen Folgen zeigen, bietet es sich an, ein Ablagesystem zu entwickeln. Dabei definiert man f\u00fcr das ganze Unternehmen die Regeln zum Speichern von Content, Downloads, Kundendaten und mehr. Doch: Wie sieht ein einheitlicher Dateiname aus, der gleichzeitig durch Suchfunktionen besser gefunden wird? Und welche Ordner-Hierarchien ergeben am meisten Sinn?<\/p>\n\n\n\n

Jedes Unternehmen braucht ein systematisches Dateimanagement<\/h2>\n\n\n\n

Egal, um wie viele Dateien es sich letztendlich handelt, keiner der Mitarbeiter:innen m\u00f6chte ewig nach Dokumenten oder Vorlagen suchen, Kolleg:innen fragen m\u00fcssen oder im schlimmsten Fall die ben\u00f6tigten Dateien gar nicht erst finden. Um also erst einmal grundlegend f\u00fcr Ordnung im Datendschungel zu sorgen, m\u00fcssen Manager:innen in Unternehmen ein zielf\u00fchrendes Dateimanagement etablieren. Dazu ergibt es Sinn, eine zentrale Datenbank anzulegen, auf die alle relevanten Personen im Unternehmen Zugriff haben und diese dann anhand g\u00e4ngiger Systematiken mit Inhalten zu f\u00fcllen.<\/p>\n\n\n\n

Die Komplexit\u00e4t des angewendeten Systems h\u00e4ngt dabei immer vom letztendlichen Datei-Aufkommen und der Vielfalt verschiedener Dateitypen ab. Arbeitet das Unternehmen mit vielen Kundendaten, die ebenfalls verschiedene Formate haben (bspw. Druckereien, Agenturen, etc.) oder gilt es nur eine Dateiform abzulegen? Gest\u00fctzt darauf treffen Manager:innen dann die Wahl, wie sie mit dem Aufkommen an Dateien umgehen, um diese nicht in \u201cdunklen Ecken\u201d des Speichers zu verlieren. Die drei Systeme, die sich \u00fcber Jahre bew\u00e4hrt haben, eignen sich dabei gleicherma\u00dfen f\u00fcr alle Anspr\u00fcche an die Speicherung. Da die angewendeten Systematiken mit der Anzahl von abgelegten Dateien wachsen, sind sie zudem einfach skalierbar. <\/p>\n\n\n\n

1. Das Sieben-Ordner-System auf drei Ebenen<\/h3>\n\n\n\n

Der Psychologe George A. Miller beschrieb 1956 die Tatsache, dass sich der Mensch maximal 7 (+\/- 2) Informationen im Kurzzeitged\u00e4chtnis merken kann. Auch wenn diese Theorie mittlerweile oft bestritten wird und viele Wissenschaftler:innen sagen, dass die Anzahl auch von anderen Faktoren abh\u00e4ngt und durchaus kleiner ausfallen kann, fu\u00dft das Sieben-Ordner-System eben auf der Millerschen Zahl. <\/p>\n\n\n\n

Das System beginnt mit sieben Hauptordnern. Am Beispiel einer Agentur k\u00f6nnten diese Ordner bspw. folgende sein:<\/h4>\n\n\n\n
    \n
  1. Anleitungen<\/li>\n\n\n\n
  2. Organisation<\/li>\n\n\n\n
  3. Team<\/li>\n\n\n\n
  4. Kunden<\/li>\n\n\n\n
  5. Vertrieb<\/li>\n\n\n\n
  6. Social<\/li>\n\n\n\n
  7. Archiv<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Die Beispiel-Agentur hat die sieben Hauptordner nach gemeinsamer \u00dcberlegung im Team erstellt. Nun erstellt die Agentur pro Hauptordner sinnvolle Unterordner. Wieder jeweils maximal sieben.<\/p>\n\n\n\n

      \n
    1. Anleitungen\n
        \n
      1. Dateiablage<\/li>\n\n\n\n
      2. Social-Media-Tools<\/li>\n\n\n\n
      3. Slack<\/li>\n\n\n\n
      4. Microsoft Teams<\/li>\n\n\n\n
      5. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
      6. Organisation\n
          \n
        1. Rechnungen<\/li>\n\n\n\n
        2. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
        3. Team\n
            \n
          1. Arbeitsvertr\u00e4ge<\/li>\n\n\n\n
          2. Vorstellung<\/li>\n\n\n\n
          3. Speaker Profiles<\/li>\n\n\n\n
          4. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
          5. Kunden\n
              \n
            1. Case-Studies<\/li>\n\n\n\n
            2. Kunden A-J<\/li>\n\n\n\n
            3. Kunden K-Q<\/li>\n\n\n\n
            4. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
            5. Vertrieb\n
                \n
              1. Angebote<\/li>\n\n\n\n
              2. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
              3. Social\n
                  \n
                1. Vorlagen<\/li>\n\n\n\n
                2. Instagram<\/li>\n\n\n\n
                3. LinkedIn<\/li>\n\n\n\n
                4. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n\n\n\n
                5. Archiv\n
                    \n
                  1. Ehemalige Kunden<\/li>\n\n\n\n
                  2. Social-Archiv<\/li>\n\n\n\n
                  3. \u2026<\/li>\n<\/ol>\n<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

                    Auf der dritten Ebene, die jetzt folgt, k\u00f6nnen dann entweder wieder sieben Ordner pro Unterordner angelegt werden, oder aber die Agentur k\u00f6nnte sich daf\u00fcr entscheiden, die Ordner sinngem\u00e4\u00df zu f\u00fcllen. Beispielsweise k\u00f6nnte es mit nur sieben Kunden-Unterordnern schwerfallen, allen Kund:innen einen Ordner zuzuweisen.<\/p>\n\n\n\n

                    2. Konsequente Dateibenennung anhand drei einfacher Regeln<\/h3>\n\n\n\n

                    Ist das Ordner-System erst einmal umgesetzt und im Unternehmensalltag integriert, geht es nun an die Dateien selbst. Es ist wichtig, gerade zu Suchzwecken und zur Anzeige der richtigen Reihenfolge einer strikten Richtlinie zur Dateibenennung zu folgen. Dateinamen folgen dazu bestenfalls stets folgendem Format: JJJJ_MM_TT_Beschreibung der Datei \/ Keywords zur Datei. Dabei ist es besonders wichtig auf relevante Keywords bei der Benennung zu achten, da damit die sinnvolle Indexierung und eben auch das Auffinden \u00fcber die Suchfunktionen der Dateibrowser m\u00f6glich wird. Die drei Regeln dazu lauten:<\/p>\n\n\n\n

                      \n
                    1. Der Tag und der Monat im Datum werden immer zweistellig geschrieben (z.B. 06 statt 6). Auch dies dient der korrekten Sortierung durch Software.<\/li>\n\n\n\n
                    2. Das im Dateinamen beschriebene Datum ist bei eingescannten Rechnungen, Angeboten, etc. immer das Datum, das auf dem jeweiligen Dokument steht. Bei allen anderen Dateien ist es das Datum, an dem der\/die Mitarbeitende die Datei anlegt. Dieses Vorgehen vermeidet, dass eingescannte Dokumente, die erst sp\u00e4ter abgelegt werden, ein falsches Datum tragen.<\/li>\n\n\n\n
                    3. Das Datum ist invertiert. Das dient dem Zweck der automatischen Reihenfolge, der die meisten Ordner-Softwares (Apples Finder, Windows Explorer, etc.) folgen. Durch das invertierte Datum sortiert die Software die Dateien korrekt auf-\/absteigend.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

                      3. Systematische Unterst\u00fctzung durch Technik und Automatisierung<\/h3>\n\n\n\n

                      Unternehmen, die t\u00e4glich mit einem extrem hohen Aufkommen an Daten umgehen m\u00fcssen, nutzen oftmals Technologie, die viele der manuellen Vorg\u00e4nge bei der Ablage vereinfacht oder automatisiert. Ein oft genutztes Beispiel w\u00e4re OCR (Optical Character Recognition). OCR liest anhand k\u00fcnstlicher Intelligenz papierbasierte Dokumente ein und erkennt die Schriftzeichen darauf. Dieser Vorgang erm\u00f6glicht es dann, Daten wie Kontoverbindungen von einer Papierrechnung automatisch zu erkennen oder Mail-Adressen auszulesen. Diese k\u00f6nnen mit entsprechender Software auch direkt in den Kundendaten abgelegt werden. <\/p>\n\n\n\n

                      Ein anderes Beispiel zur Unterst\u00fctzung durch Software sind Dateimanager. Diese k\u00f6nnen lokal oder auch als cloudbasierte L\u00f6sung funktionieren, wenn es wichtig ist, dass das gesamte Team, von \u00fcberall auf das zentrale Mediencenter zugreifen kann. Das Angebot reicht hier \u2013 nat\u00fcrlich immer basierend auf der Komplexit\u00e4t und dem Anspruch, der an die L\u00f6sung gestellt wird \u2013 von kostenloser Software bis hin zu Abo-Modellen. Der Vorteil beim Einsatz vieler dieser L\u00f6sungen ist, dass die Software sowohl Metadaten (Eigenschaften einer Datei), die die Suche und Verwaltung erleichtern, als auch Angaben wie das Datum automatisch anlegen kann und zudem die Indexierung der Daten automatisiert.<\/p>\n\n\n\n

                      Bei dem Einsatz von Software oder Technologie ist es jedoch zu empfehlen, den eigenen Bedarf erst einmal zu analysieren. Es bringt nichts, wenn man von Anfang an eine vielversprechende L\u00f6sung nutzt, die letztendlich aber komplett unterqualifiziert f\u00fcr das eigene Vorhaben ist. Andersherum bringt es auch nichts, einen teuren OCR-Scanner anzuschaffen, der letztendlich in der Ecke verstaubt, weil wider Erwarten alle Rechnungen direkt in digitaler Form eintreffen. Vielmehr ist es wichtig, direkt mit Anwender:innen der Dateiablagen in den Dialog zu gehen und gemeinsam auszuarbeiten, welche der Prozesse eine entsprechende Technologie vereinfachen kann.<\/p>\n\n\n\n

                      Fazit: Am Anfang Zeit aufwenden, um sie jahrelang zu sparen<\/h5>\n\n\n\n

                      Klare Ordnerstrukturen und sinnvoll abgelegte Dateien sorgen nicht nur f\u00fcr geschonte Nerven, sondern auch f\u00fcr selbstst\u00e4ndige Arbeit im Team. Klar, denn niemand muss aufw\u00e4ndig nach Anleitungen suchen und auch gesuchte Vorlagen sind schnell auffindbar. Durch das Dateimanagement schaffen Entscheider:innen und Manager:innen eine solide Grundlage f\u00fcr die Mitarbeiter:innen und behalten gleichzeitig die Kontrolle \u00fcber die Daten. Der gr\u00f6\u00dfte Vorteil jedoch: Durch die konsequente Anwendung der Ablagesysteme steht auch einer sp\u00e4teren \u2013 und vor allem einfachen \u2013 Integration sinnvoller Dateimanagement-L\u00f6sungen nichts im Wege, da diese meist dankbar auf eine Grundordnung der Dateien reagieren.<\/p>\n\n\n\n

                      Autor<\/h1>\n\n\n\n

                      Lynn Klemke<\/a> ist Event- und PR-Managerin bei Wedia<\/a>. Zuvor war sie als Marketing-Managerin f\u00fcr den DACH-Bereich im Unternehmen t\u00e4tig. Lynn arbeitet seit Februar 2021 bei Wedia und sammelte vorher zahlreiche Erfahrungen im Bereich Content-, Social-Media- und Produktmanagement.<\/p>\n\n\n\n

                      Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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