Wer ein Start-up gründen möchte, setzt sich zwangsläufig mit mehreren Themen gleichzeitig auseinander – von der Idee über Finanzierung bis hin zur rechtlichen Struktur. Um dabei auf dem aktuellen Stand zu bleiben, greifen viele auf Fachartikel, Schulungen oder News speziell für Gründer zurück. In einer Zeit, in der so gut wie alles effizienter und moderner wird, taucht aber ein Thema besonders häufig auf: Digitalisierung.
Digitale Prozesse gehören nämlich mittlerweile fest zum Alltag moderner Unternehmen mit dazu und besonders Start-ups sind oft Vorreiter in der Umsetzung. Denn gerade in der Gründungsphase eines neuen Unternehmens laufen einige Dinge parallel ab: Kundengespräche, Produktentwicklung, Buchhaltung, Teamaufbau. Ohne klare Strukturen entsteht hier schnell Unübersichtlichkeit. Genau dann helfen digitale Lösungen dabei, einen besseren Überblick zu behalten und Arbeitsabläufe von Beginn an professionell aufzubauen.
Digitale Dokumentenablage statt Papierchaos
Ganz ohne Papierstapel, manuelle Listen oder verlegte Dokumente kommt man nur dann aus, wenn die Ablage von Anfang an digital und gut durchdacht ist. Anstatt Ausdrucke zu sammeln oder sich mit chaotischen Ordnerstrukturen herumzuschlagen, landen alle Dateien zentral an einem Ort, klar benannt und mit passenden Zugriffsrechten versehen. Wichtig ist, dass die Struktur zum Arbeitsalltag passt, damit sich jeder im Team schnell zurechtfindet. Wenn außerdem Versionen sauber dokumentiert sind, ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann und was geändert hat. Und damit nichts verloren geht, helfen automatische Speicherregeln und regelmäßige Backups dabei, den Überblick zu behalten.
Unterschriftenprozesse vereinfachen
Egal ob mit Kunden, Partnern, Investoren oder innerhalb des eigenen Teams: es gibt immer Verträge. Der klassische Weg über Ausdrucke, handschriftliche Unterschriften und Scans kostet allerdings meist viel Zeit und führt zu Verzögerungen. Digitale Signaturen machen diesen Prozess dagegen deutlich einfacher, denn Vereinbarungen lassen sich direkt am Bildschirm unterzeichnen. Besonders dann, wenn es eilt oder Beteiligte an verschiedenen Orten arbeiten, bringt das klare Vorteile. Alle greifen auf dieselbe Version zu, Abläufe werden übersichtlicher und der Austausch läuft strukturierter ab. Zusätzlich entfällt die Notwendigkeit, Dokumente manuell zu versenden oder in mehreren Varianten zu verwalten, wodurch auch das Risiko für Fehler oder Missverständnisse bei Vertragsinhalten sinkt.
Projekte und Aufgaben organisieren
Im Arbeitsalltag kommt es schnell einmal vor, dass sich Aufgaben und Prioritäten ändern. Neue Themen kommen dazu, Fristen verschieben sich, Abstimmungen müssen zeitnah geschehen. Um dabei den Überblick zu behalten, braucht es ein System, das Aufgaben, Zuständigkeiten und Fortschritte sichtbar macht. Eine digitale Projektorganisation unterstützt hier dabei, den Arbeitsstand im Team transparent zu halten. Wer woran arbeitet, was als Nächstes ansteht und wo es offene Punkte gibt, ist für alle nachvollziehbar. Das erleichtert nicht nur die interne Abstimmung, sondern verbessert auch die Kommunikation mit externen Partnern. Gleichzeitig sorgt eine zentrale Plattform dafür, dass Informationen nicht verloren gehen und Aufgaben verlässlich dokumentiert werden.
Arbeitsdokumente in der Cloud verwalten
Ein papierloses Start-up benötigt zudem eine Arbeitsumgebung, in der Dokumente und Informationen jederzeit zugänglich sind – unabhängig vom Standort oder verwendeten Gerät. Cloudbasierte Speicherlösungen ermöglichen es, Dokumente an einem zentralen Ort abzulegen, gemeinsam zu bearbeiten und strukturiert zu verwalten. Wichtig ist dabei eine klare Struktur mit passenden Zugriffsrechten. Sensible Informationen sollten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden. Zusätzlich sorgt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten.
Buchhaltung entlasten und übersichtlich gestalten
Auch im Bereich Finanzen lässt sich einiges papierlos deutlich einfacher und strukturierter umsetzen. Statt Belege zu sammeln, später zuzuordnen oder aufzubereiten, können alle Unterlagen direkt von einem Buchhaltungsprogramm erfasst, automatisch den passenden Buchungskategorien zugewiesen und abgelegt werden. Dadurch entsteht eine Finanzübersicht, die jederzeit abrufbar ist und bei Bedarf für interne Auswertungen oder im Gespräch mit dem Steuerbüro, Investoren oder der Bank hergenommen werden kann. Gleichzeitig entfällt das Sortieren und Aufbewahren von Papierbelegen vollständig. Durch die digitale Archivierung bleibt zudem auch der Zugriff auf ältere Buchungsperioden jederzeit möglich, was beispielsweise bei Rückfragen durch das Steuerbüro oder im Rahmen von Förderanträgen von Vorteil ist.
Verantwortungsbewusst mit Daten umgehen
Sobald ein Unternehmen mit personenbezogenen Daten arbeitet, greifen verbindliche gesetzliche Regelungen. Es ist deshalb sinnvoll, früh ein Datenschutzkonzept zu erstellen, das den Umgang mit internen Daten und externen Dienstleistern klar regelt.
Wichtige Fragen wären dabei:
- Wer hat Zugriff auf welche Daten?
- Wo werden sie gespeichert?
- Wie lange dürfen sie aufbewahrt werden?
- Wie werden Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt?
- Wer ist intern für den Datenschutz verantwortlich?
- Was passiert, wenn ein externer Dienstleister ausfällt oder Daten verloren gehen?
- Wie werden Betroffene über die Datennutzung informiert?
Kommunikation innerhalb des Start-ups
Wenn Kommunikation auf zu vielen verschiedenen Wegen passiert, kann man schnell den Überblick verlieren. Deshalb bietet sich für den täglichen Austausch eine zentrale Kommunikationsplattform an. Anstelle von E-Mails mit zahlreichen Anhängen oder verstreute Nachrichten bleibt dann alles gut sortiert und leicht auffindbar an einem Ort. Damit das Team effizient zusammenarbeitet, ist es zusätzlich hilfreich, klare Regeln zu schaffen: Was gehört in welchen Kanal? Wie werden Informationen festgehalten? Und wer ist bei welchem Thema überhaupt eingebunden? Je klarer das geregelt ist, desto entspannter läuft der Austausch im Team.
Effizient, flexibel und gut vorbereitet
Papierlos zu arbeiten bringt also zusammengefasst Struktur in den Alltag und sorgt dafür, dass Abläufe klar, Informationen schneller auffindbar und alle Prozesse ersichtlich bleiben. Wer von Anfang an auf Digitalisierung setzt, baut eine solide Grundlage, die mit dem Unternehmen wachsen kann und auch funktioniert, wenn weitere Teammitglieder, Standorte oder Bereiche hinzukommen.
Foto von Jakub Żerdzicki auf Unsplash
Autorin: Nicole Pfeiffer
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