Auf Unternehmenswebseiten, Karrierenetzwerken oder in den sozialen Medien stehen immer öfter Chatbots zur Verfügung, die Nutzern Fragen beantworten. Ihr Einsatz bietet auch für das HR-Management in Startups Chancen und Potenziale, sollte vorab aber genauestens geprüft und abgewogen werden.
Die wohl bekanntesten Chatbots sind Siri oder Alexa, allerdings finden sich die smarten Assistenten auch immer häufiger in Bewerbungsprozessen und bieten insbesondere im HR-Management jede Menge Potenziale. Bei Chatbots handelt es sich um Web-Anwendungen, die die Kommunikation mit Nutzern via Text- oder Spracheingabe ermöglichen. Die Antworten erfolgen auf Basis von Datenbanken und künstlicher Intelligenz, wie zum Beispiel bei KI-basierter Spracherkennung, wobei die virtuellen Roboter so programmiert sind, dass sie festgelegte Kommunikationsaufgaben erfüllen.
In der HR von Startups bieten Chatbots die Möglichkeit, den Mitarbeitern bei Routineaufgaben zuzuarbeiten, zum Beispiel im Bewerbungsprozess, beim Onboarding oder bei Anfragen an die Personalabteilung. Vor dem Einsatz eines smarten Assistenten sollte insbesondere neu gegründete und noch wachsende Unternehmen den Aufwand an Routinetätigkeiten im HR-Bereich dahingehend analysieren, ob sich ein Chatbot überhaupt lohnt.
Einsatzmöglichkeiten von Chatbots im HR-Management
Gerade Startups befinden sich noch im Wachstum und sind auf neue Mitarbeiter angewiesen. Der Einsatz eines Chatbots im Recruiting als modulare Ergänzung zur Recruiting Software kann wertvolle Zuarbeit für die HR-Mitarbeiter liefern. Die elektronischen Systeme beantworten Bewerberfragen beim ersten Kontakt mit dem Unternehmen, informieren über offene Stellen, führen durch den Bewerbungsprozess und nehmen wichtige Daten auf oder vergeben Termine für Vorstellungsgespräche. Sie erstellen des Weiteren Bewerberprofile, die die HR-MitarbeiterInnen weiterverarbeiten können. Beim Onboarding informieren die Chatbots neue Mitarbeiter zum Beispiel über Ansprechpartner im Unternehmen. Im HR-Service können sie erste Anlaufstelle sein, wenn es darum geht, die richtigen Formulare für Urlaubsanträge oder Reisekostenabrechnungen zu finden.
Darüber hinaus können Chatbots bei Weiterbildungen etwa Auskunft über Seminartermine oder Lernspielpartner geben oder für Mitarbeiterbindung genutzt werden, indem sie Weiterbildungsmöglichkeiten und interne Stellenangebote aufzeigen. Im Bewerbungsprozess selbst sind den Chatbots in Deutschland jedoch rechtliche Grenzen gesetzt: Sie dürfen keine Entscheidungen über Bewerbungen treffen, dafür ist in jedem Fall ein menschlicher Ansprechpartner erforderlich.
Welche Chancen bieten Chatbots für die HR-Arbeit?
Chatbots können die Zuarbeit in der Personalabteilung deutlich erleichtern, indem sie standardisierte Prozesse übernehmen und die Arbeit für die HRlerInnen effektiver gestalten. Zudem machen sie auf offene Stellen aufmerksam und erleichtern es Kandidaten in einen Dialog mit dem Unternehmen zu treten. So kann der Einsatz eines smarten Assistenten die Hemmschwelle bei wechselwilligen Kandidaten abbauen, die zwar einen anderen Arbeitgeber suchen, sich aber nicht anderweitig bewerben, weil sie etwa Angst davor haben, abgelehnt zu werden.
Chatbots ermöglichen es den Kandidaten, wesentliche Inhalte und Kriterien für die Stelle abzufragen und gegebenenfalls sogar eine Kurzbewerbung abzugeben. Anders als die HR-MitarbeiterInnen steht der Chatbot rund um die Uhr zur Verfügung und beantwortet wichtige Fragen.
Nachteile von digitalen Assistenten für Startups
Sinnvoll ist der Einsatz eines Chatbots allerdings nur, wenn er ausgereift und sauber gestaltet ist und die zugrunde liegende Datenbasis stimmt. Ist das nicht der Fall, verursacht die Technologie dagegen eher Probleme und mehr Arbeit, wenn sie bei Frage, die sie nicht beantworten, ständig an einen menschlichen Gesprächspartner verweist. Bei KI-basierten Chatbots können sich zudem Fehler einschleichen, die kaum rückgängig zu machen sind. Das ist etwa der Fall, wenn der Bot eine Anfrage nicht erkennt und die Absicht des Nutzers durch Rückfragen in Erfahrung zu bringen versucht. Soll der smarte Assistent zudem komplexe Fragen beantworten, ist eine anspruchsvolle und zeitaufwendige Entwicklung notwendig. Gerade Startups fehlt es in der Anfangszeit jedoch an finanziellen und personellen Ressourcen, um diesen Mehraufwand zu stemmen.
Von den technischen Herausforderungen abgesehen, ergeben sich unter Umständen Akzeptanzprobleme aufseiten der Nutzer. Das Fehlen von Emotionen, mangelnde Empathie und der unpersönliche Umgang sind häufige Kritikpunkte hinsichtlich des Einsatzes von HR-Chatbots. Einer Umfrage der Hochschule Mainz zufolge können sich nur drei Prozent der Befragten vorstellen, dass ein Chatbot das erste Interview in einem Bewerbungsgespräch führt. Immerhin sind 50 Prozent gegenüber dem generellen Einsatz von Chatbots im Bewerbungsprozess aufgeschlossen. Hier gibt es in Zukunft aber sicherlich noch Potenzial, wenn die digitalen Assistenten deutlich ausgereifter sind und einwandfrei funktionieren.
Bildquelle: stock.adobe.com – WrightStudio
Autor: Florian Walzer
Florian Walzer ist Head of Sales & Marketing bei der rexx systems GmbH. Er beschäftigt sich seit rund zehn Jahren in leitender Position mit Digitalisierung im HR. Neben Erfahrungen im Personalmarketing und Active sowie Passive Sourcing hat er über die Jahre Expertise in allen Facetten von Bewerber- und Personal- bzw. Talentmanagement aufgebaut.
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