Eine Geschäftsreise planen

5. Dezember 2022

Viele Selbstständige oder Mitarbeiter in einem Unternehmen sind regelmäßig unterwegs. Wer schon mal eine berufliche Reise durchgeführt hat, der weiß, wie wichtig es ist, dass diese möglichst angenehm und einfach abläuft. Daher erklären wir Ihnen im Folgenden, worauf Sie bei der Planung der Reise achten sollten und was besonders wichtig ist.

Die Reise durchdacht buchen

Es stehen immer verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um an das gewünschte Ziel zu gelangen. In der Regel wird sich dabei für die schnellste und komfortabelste Verbindung entschieden, was in den meisten Fällen das Flugzeug ist. Beachten Sie dabei ebenfalls, dass Sie einfach und günstig am Flughafen parken, um sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen. Somit verzichten Sie auf Stau auf der Autobahn oder überfüllte Züge. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Anreise sowie Abreise gut geplant sind. Ebenso sollte die Mobilität vor Ort gewährleistet sein.

Entweder mietet man sich einen Wagen oder setzt auf öffentliche Verkehrsmittel. Bei der letzteren Variante müssen Sie mehr Zeit einplanen und sind weniger flexibel, dafür ist der Gebrauch von Bus, Bahn und Co. günstiger als ein Mietwagen. Wer häufig fliegt, der sollte an Vielfliegerprogrammen teilnehmen, um Meilen zu sammeln. Hier lohnt es sich, nur auf eine Airline zu setzen, die Loyalität wird belohnt. Sie können sich von den Punkten oder Meilen Upgrades buchen oder Flughafen-Lounges in Anspruch nehmen. Dadurch lässt sich die Wartezeit produktiv überbrücken, dort können Sie in der Regel in Ruhe arbeiten.

Nur Handgepäck mitnehmen

Wer das Gepäck bei der Flugreise aufgeben möchte, der muss sowohl mehr Zeit einplanen als auch mit einem gewissen Risiko kalkulieren. Schließlich gehen Gepäckstücke immer wieder verloren. Daher ist es empfehlenswert, ausschließlich mit Handgepäck zu reisen. Wer zusätzlich einen Koffer mitnimmt, der sollte zumindest darauf achten, dass die wichtigsten Dinge im Handgepäck sind. Dazu gehören Hygieneartikel sowie Laptop oder Tablet, auf denen die wichtigsten Daten gespeichert sind. Führen Sie ebenfalls die wichtigsten Dokumente und Zahlungsmittel mit im Handgepäck. Dann sind Sie unabhängig und flexibel, selbst wenn der Koffer verloren geht.

Reibungslose Planung

Der Zielort und Anlass der Reise entscheiden immer über die Planung. Erstellen Sie gerade bei komplexen Reisen eine Checkliste, um im hektischen beruflichen Alltag keine wichtigen Punkte der Reiseplanung zu vergessen. Achten Sie ebenso darauf, dass Sie während der Reise auf alles vorbereitet sind. Vor allem, wenn man keine Angestellten hat oder es keine Vertretung gibt, sollten Sie Smartphone und Laptop unbedingt auf der Reise mitführen. Alle wichtigen Dokumente sollten zudem offline verfügbar sein, damit man sie im Notfall ohne WLAN abrufen kann.

Beachten Sie, dass das Internet im Hotel häufig sehr schwach ist. Ein mobiler Router, beispielsweise in Form eines Internetsticks, ermöglicht eine schnelle Verbindung und gewährleistet, dass Sie von überall aus online arbeiten können. Informieren Sie Mitarbeiter oder Kunden über die Reise, sodass sie Bescheid wissen, wenn Sie nicht sofort erreichbar sind.

Alle wichtigen Dokumente mitführen

Vor allem bei der Reise ins Ausland sollten Sie an alle Ausweispapiere denken. Prüfen Sie im Vorhinein, ob diese noch gültig sind und ob Sie eventuell einen Reisepass oder ein Visum benötigen. Bei einem Visum sind Wartezeiten einzuplanen, diese können je nach Reiseland mehrere Monate betragen. Ebenso sollten alle Impfungen durchgeführt werden, diese sind ein paar Wochen vor Beginn der Reise empfehlenswert. Weitere wichtige Punkte sind ausreichend Bargeld, eventuell in der Fremdwährung, sowohl die Firmenkreditkarte als auch die private Kreditkarte mitzuführen sowie alle Unterlagen rund um die Reise und die wichtigsten Dokumente stets abrufen zu können.

Die Kosten für die Reise absetzen

Alle Ausgaben, die während der Reise getätigt werden, lassen sich selbstverständlich steuerlich geltend machen. Dazu gehören Kosten für das Hotel, den Transport, das Parken oder eine Maut. Ebenso erhalten Sie Pauschalen für die Verpflegung vor Ort. Wer selbstständig ist, der bekommt die Ausgaben zwar nicht direkt erstattet, kann sie jedoch als Betriebsausgaben steuerlich absetzen. Dazu müssen alle Belege gesammelt und erfasst werden. Die Ausgaben der Mitarbeiter werden nach Vorlage der Belege direkt erstattet und anschließend als Betriebsausgaben abgesetzt. Eine Firmenkreditkarte eignet sich in solchen Fällen, damit niemand in Vorleistung gehen muss.

Was zählt als Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise zählt immer als solche, wenn Sie außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig sind. Alle dann anfallenden Kosten können steuerlich geltend gemacht werden. Zudem gibt es pauschale Beträge, die für den Aufwand der Verpflegung erstattet werden. Wer insgesamt 24 Stunden abwesend ist, der erhält 28 Euro pro Tag. Bei einer Abwesenheit von 8 Stunden sowie am Tag der An- und Abreise erhalten Sie eine Pauschale von 14 Euro für die Verpflegung.

Sinnvolle Apps

Wer viel unterwegs ist, dem helfen eine Reihe von Apps weiter, die eine Geschäftsreise deutlich erleichtern können. Laden Sie sich beispielsweise die App Ihres CarSharing-Anbieters herunter, um die Autos in der fremden Stadt sofort nutzen zu können. Ebenso lohnen sich Apps, mit denen ein Taxi gerufen werden kann. Auch die App der eigenen Airline empfiehlt sich, so kann unterwegs eingecheckt werden und die Bordtickets sind direkt auf dem Handy. Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn die Büro-Software ebenso auf dem Handy verfügbar ist und Dokumente darüber abgerufen werden können.

Mittlerweile können Sie Kreditkarten auf Ihrem Handy abspeichern und direkt damit bezahlen. Auch die Apps öffentlicher Verkehrsmittel sind empfehlenswert, um schnell von A nach B zu kommen und nicht lange suchen zu müssen. Sie profitieren durch die Applikationen insbesondere von Zeitersparnissen, die bei eng getakteten Geschäftsreisen jedoch besonders wichtig sind. Achten Sie jedoch immer darauf, dass Ihr Handy geladen ist, Aufladegeräte im Handgepäck sind oder Sie beispielsweise eine Powerbank mitführen.