Die Datenschutzgrundverordnung, kurz DSGVO, ist seit einigen Jahren in Kraft. Seitdem müssen Unternehmen sich mit den Regelungen auseinandersetzen, um dem Datenschutzrecht genüge zu tun und Abmahnungen zu vermeiden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um bestehende Betriebe oder Start-ups handelt, denn die Verordnung betrifft alle. Doch wie kann die Umsetzung der Regelungen gelingen?
Dieser Artikel informiert darüber, welche Aspekte beim Datenschutz im Unternehmen berücksichtigt werden müssen. In einer Welt, die zunehmend digitalisiert ist, können Daten sowohl ein wertvolles Gut als auch eine potenzielle Gefahr sein. Ob du nun ein kleines Start-up oder ein großes Unternehmen führst, es ist entscheidend, den Datenschutz ernst zu nehmen.
Warum ist Datenschutz für Unternehmen wichtig?
Datensicherheit ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Die professionelle Absicherung von personenbezogenen Informationen der Mitarbeiter und Kunden ist ein wesentlicher Faktor für den Ruf des Unternehmens. Wenn sensible Daten unautorisiert an die Öffentlichkeit gelangen, kann dies fatale Konsequenzen haben.
Aus diesem Grund ist es notwendig, Daten vor dem Zugriff Dritter im Rahmen der Datenverarbeitung zu schützen. Der unerlaubte Zugang zu Daten kann intern oder extern erfolgen und führt zu Datenschutzverletzungen. Um diesem Problem zu begegnen, ist es wichtig, auf technische Maßnahmen wie Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen zu setzen.
Jedes Unternehmen sollte sich aktiv mit dem Schutz personenbezogener Daten auseinandersetzen, um die Sicherheit ihrer Mitarbeiter und Kunden zu gewährleisten. Verantwortlich dafür ist in der Regel der Datenschutzbeauftragte. Diese Position kann man entweder intern besetzen oder einen externen Datenschutzbeauftragten finden.
Grundlagen der Datenschutz-Grundverordnung
Wie bereits erwähnt, gilt die Datenschutz-Grundverordnung für alle Unternehmen. Aber was genau wird dabei verlangt?
Die DSGVO ist ein Gesetz der Europäischen Union, das den Umgang mit personenbezogenen Daten regelt. Es gilt für alle Unternehmen, die in der EU tätig sind, sowie für Unternehmen außerhalb der EU, die Dienstleistungen für EU-Bürger anbieten oder deren Daten verarbeiten.
Die Verordnung basiert auf einigen zentralen Grundsätzen. Dazu gehören die Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit. Kurz gesagt, du musst einen legitimen Grund haben, um personenbezogene Daten zu sammeln, und du musst transparent darüber sein, wie und warum du diese Daten verwendest.
Unternehmen sind nach der DSGVO zu bestimmten Pflichten verpflichtet. Dazu gehören die Gewährleistung der Datensicherheit, die Einhaltung der Rechte der betroffenen Personen (wie das Recht auf Zugang, Berichtigung und Löschung) und die Meldung von Datenschutzverletzungen an die zuständigen Behörden und gegebenenfalls an die betroffenen Personen.
Die DSGVO mag auf den ersten Blick komplex erscheinen, aber keine Sorge, wir werden im nächsten Abschnitt die praktische Umsetzung genauer erklären.
So kannst du den Datenschutz im Unternehmen umsetzen
Jetzt, da du die Grundlagen der DSGVO kennst, schauen wir uns an, wie du sie in deinem Unternehmen umsetzen kannst. Es gibt mehrere Schlüsselbereiche, auf die du dich konzentrieren solltest.
Datenschutzbeauftragter
Das erste, was du tun solltest, ist zu prüfen, ob du einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benötigst. Ein DSB ist jemand, der in deinem Unternehmen dafür verantwortlich ist, die Einhaltung der DSGVO zu überwachen und zu gewährleisten. Nicht jedes Unternehmen benötigt einen DSB, aber größere Unternehmen und solche, die in großem Umfang sensible Daten verarbeiten, müssen in der Regel einen benennen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Als nächstes musst du ein Verzeichnis deiner Verarbeitungstätigkeiten erstellen und pflegen. Dies ist im Grunde ein detailliertes Protokoll darüber, welche personenbezogenen Daten du sammelst, warum du sie sammelst, wie du sie verarbeitest und speicherst und mit wem du sie teilst. Dies hilft dir nicht nur dabei, die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, sondern auch dabei, ein klares Bild von deinen Datenverarbeitungsaktivitäten zu haben.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Dann gibt es die technischen und organisatorischen Maßnahmen, die du ergreifen musst, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Das können zum Beispiel Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugangskontrollen, regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und -updates und Mitarbeitertrainings sein.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Für bestimmte Arten von Datenverarbeitung, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen darstellen, musst du eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen. Dies ist eine Art Risikobewertung, bei der du die möglichen Auswirkungen deiner Datenverarbeitungsaktivitäten auf die Privatsphäre der Menschen beurteilst und Maßnahmen zur Risikominderung ergreifst.
Meldepflicht bei Datenpannen
Bei Datenpannen besteht eine Meldepflicht. Sollte es trotz deiner besten Bemühungen zu einer Datenpanne kommen, musst du diese innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Datenschutzbehörde melden und in bestimmten Fällen auch die betroffenen Personen informieren.
Schulung der Mitarbeiter
Vergiss nicht, deine Mitarbeiter im Datenschutz zu schulen. Sie müssen wissen, wie sie personenbezogene Daten sicher und rechtmäßig verarbeiten können. Dafür sind regelmäßige Schulungen und Auffrischungen das beste Mittel.
Echter Datenschutz verlangt ein Umdenken
Im Unternehmensalltag ist es wichtig, DSGVO-konforme Software einzusetzen, um Bußgelder zu vermeiden. Softwareapplikationen können bei der Erstellung eines DSGVO-konformen Datenverarbeitungsverzeichnisses helfen. Das Datenverarbeitungsverzeichnis enthält Informationen zur Datenverarbeitung im Unternehmen. Es muss regelmäßig aktualisiert werden und sollte jederzeit einsehbar sein. Kleine Unternehmen und KMUs können Vorlagen aus dem Internet verwenden, falls sie keine Software einsetzen.
Es lohnt sich, im Unternehmen eine klare Struktur zu schaffen, die dafür sorgt, dass personenbezogene Daten rechtlich korrekt gespeichert werden. Die betriebsinterne Datenschutzorganisation sollte die neuesten Entwicklungen im Datenschutz verfolgen und umsetzen. Einverständniserklärungen zur Datenverarbeitung von Kunden, Bewerbern und Mitarbeitern müssen eingeholt und archiviert werden. Internetpräsenzen müssen ein Impressum haben, das die gespeicherten Daten erläutert und einen Ansprechpartner angibt.
Unternehmen sollten sorgfältig entscheiden, wie viele Informationen sie verarbeiten und archivieren. Es ist ratsam, nur das Notwendigste zu speichern und zu umfangreiche Informationen zu löschen, auch wenn dies einen Wettbewerbsnachteil bedeuten kann. Die Zusammenarbeit mit Datenschutzbeauftragten ist für Personaler und Führungskräfte bei der Umsetzung der Datenschutzgesetze entscheidend. Wenn alle Dokumentationspflichten ernst genommen werden, sind Unternehmen in Bezug auf die Anforderungen des Datenschutzes auf dem richtigen Weg.
Fazit
Unabhängig von der Größe deines Unternehmens oder der Art der Daten, die du verarbeitest, ist es entscheidend, dass du dich aktiv mit den Bestimmungen der DSGVO auseinandersetzt und diese in deinem Betrieb umsetzt. Der Datenschutz ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein Zeichen von Respekt und Verantwortungsbewusstsein gegenüber deinen Kunden und Mitarbeitern.
Durch ein solides Verständnis der Grundlagen und praktischen Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes in deinem Unternehmen kannst du dich vor potenziellen Risiken schützen und Vertrauen bei Kunden und Partnern aufbauen. Der Datenschutz mag auf den ersten Blick eine Herausforderung darstellen, aber mit dem richtigen Wissen und den richtigen Werkzeugen kann er zu einem festen Bestandteil deiner Geschäftspraxis werden.
Titelfoto: Bild von von skylarvision auf Pixabay
Autor: Simon Peters
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