Ohne Dokumente geht es nicht. Dazu existieren allein innerhalb Deutschlands zu viele Nachweispflichten, Aufbewahrungsfristen, müssen im geschäftlichen Alltag zu viele Informationen auf rechtssicherem Weg ausgetauscht und vorgezeigt werden.
Digitale Dokumente beanspruchen schon seit geraumer Zeit für sich, dabei eine grundsätzlich bessere Option zu sein als solche Unterlagen, die auf herkömmliche Art, das heißt, auf Papier, erstellt und übertragen werden.
Dass digitale Dokumente zweifelsohne einige starke Vorteile ins Feld führen können, wird selbst von den meisten Gegnern kaum bestritten. Insbesondere aus Sicht der Sicherheit und Interoperabilität können jedoch sowohl Vor- als auch Nachteile parallel bestehen.
Die allgemeinen Positiva digitaler Dokumente
Was ist es, was ein digitales Dokument „besser“ macht als eines auf Papier? Tatsächlich sind es eine Reihe von Gründen. Darunter vor allem solche, die das gesamte Handling mit solchen Dokumenten erheblich erleichtern.
- Digitale Dokumente lassen sich – ganz ähnlich wie jeder andere digitale Inhalt – ohne größeren Aufwand suchen und durchsuchen. Typischerweise genügt es, die Tastenkombination Strg+F zu drücken oder auf Touch-Displays allgemein übliche Symbole zu betätigen. Dies spart enorm viel Zeit und gestattet ein deutlich rationaleres Arbeiten.
- Digitaler Speicher ist preisgünstiger und ungleich platzsparender als jede analoge Option. Vor allem vom Jahrtausendwechsel bis zirka Mitte der 2010er konnte man sogar von einem regelrechten Preisverfall sprechen. Zumal typische Geschäftsdokumente im Vergleich äußerst wenig Speicherplatz belegen.
- Egal ob über ein internes Netzwerk oder das allgemeinzugängliche Internet: Digitale Dokumente können nicht nur auf äußerst vielfältigen Wegen übertragen und dupliziert werden, sondern jede mögliche Methode lässt das Dokument spätestens nach wenigen Sekunden am Zielort ankommen.
- Es ist technisch deutlich einfacher, ein digitales Dokument zu analogisieren als den umgekehrten Weg zu gehen. Ersteres benötigt nur einen Drucker. Letzteres dagegen nicht nur einen hinreichend leistungsfähigen Scanner, sondern überdies eine Software, die das ehemals analoge Dokument sicher auslesen kann.
- Der Weg eines Dokuments sowie Änderungen daran lassen sich mit den richtigen Einstellungen und Hilfsmitteln jederzeit nachvollziehen. Dies verhindert grundsätzlich, dass unterschiedliche Personen Dokumente unterschiedlicher Aktualitätsgrade besitzen und stützt zudem das Thema Sicherheit.
- Digitaldokumente können recht effektiv gegen Bearbeitung, Kopieren und somit Diebstahl und Fälschung geschützt werden – es ist deutlich schwieriger, einen derartigen digitalen Schutz zu umgehen als beispielsweise das Schloss eines Aktenschranks zu überwinden.
Sich aus diesen Blickwinkeln einer Digitalisierung zu verschließen, wäre dementsprechend aus geschäftlicher Sicht ein Fehler. Tatsächlich haben gerade Gründer hier den enormen Vorteil, von Anfang an digitale Wege zu beschreiten, wo es in länger bestehenden Unternehmen nötig ist, teils aufreibende Digitalisierungsprozesse zu vollziehen.
Die Herausforderungen und Nachteile digitaler Dokumente
Keine Technik kann ausschließlich Vorteile ins Feld führen. Dies ist per se nicht möglich und natürlich sind auch digitale Dokumente hiervon betroffen. Wichtig ist es jedoch, dass Gründer diese Herausforderungen exakt eruieren und sie nicht unbeachtet übergehen.
Hier besteht derzeit die deutliche Schwierigkeit darin, dass ganz allgemein digitale Prozesse für Unternehmen häufig zu positiv dargestellt werden – nicht selten, weil dahinter Marketing-Bestrebungen stehen.
Das Thema Interoperabilität
Wenn heute ein LKW-Fahrer eine Tour beginnt, dann reist mit ihm eine Tasche voller Papierdokumente mit erheblichem Umfang, da hier umfassende Mitführpflichten bestehen; selbst bei unproblematischer Ladung.
Nicht, dass es hier keine digitalen Alternativen gäbe. Das Problem des LKW-Fahrers wie jeder anderen Person besteht vielmehr darin, dass es zu viele digitale Alternativen gibt. Ein papiernes Dokument bleibt immer ein papiernes Dokument. Es kann von jedem und ohne weitere Hilfsmittel eingesehen werden, der die jeweilige Sprache sprechen und lesen kann.
Bei digitalen Dokumenten ist jedoch grundsätzlich immer ein Darstellungsgerät erforderlich. Die echte Herausforderung besteht allerdings darin, dass es eine erhebliche Anzahl digitaler Dateiformate gibt, selbst wenn man sich ausschließlich auf dokumentenrelevante Textformate beschränkt, die zudem archivfähig sind.
Das einzige Format, das hierbei etwas wie einen sicheren globalen Standard vorzuweisen hat, ist das PDF. Da es jedoch seiten-, nicht inhaltsbasiert, aufgebaut ist, ist selbst dieses Dateiformat nicht perfekt.
Hinzu kommt außerdem folgendes:
- Betriebssysteme,
- Branchen-Softwares,
- Betrachtungs-Tools,
- Textbearbeitungsprogramme,
- Bildverarbeitungsprogramme und
- Tabellenkalkulationsprogramme
existieren zusammen mit anderen für Dokumenten relevanten Programmen in enormer Vielzahl. Mittlerweile haben sich hier zwar offene Dokumentformate einen Namen gemacht, jedoch ist die gesamte digitale Welt noch weit davon entfernt, ein Dokumentenformat zu kennen, das ungeachtet aller weiteren Faktoren überall gleich aussieht sowie ver- und bearbeitet werden kann.
Teilweise ist es sogar immer noch ein Problem, dass ein Dokument, das lediglich zwischen zwei dasselbe Programm nutzenden Usern geteilt wird, trotzdem seine Formatierung verliert, wenn es beim Empfänger geöffnet wird.
Der oft nicht inhärente Kopierschutz
Kann man ein PDF auf einem Computer so sichern, dass es nicht einfach auf einen USB-Stick gezogen werden kann, womöglich sogar unbemerkt? Ja, das geht in der Tat. Nur sind dafür zusätzliche digitale Hilfsmittel nötig. Überdies müssen alle, die Zugang haben, die nötige Digital- und Sachkompetenz besitzen, diese Mittel auch korrekt anzuwenden.
In dieser Herausforderung zeigt sich einmal mehr, dass in den allermeisten Ländern aus rein historischen Gründen nach wie vor große Lücken hinsichtlich gehobener Digitalkompetenz bestehen. Natürlich wird sich dies mit den kommenden Jahrzehnten legen, wenn sämtliche berufsrelevanten Alterskohorten „Digital Natives“ sind. Stand heute ist die Welt jedoch noch weit davon entfernt.
Bis dahin bleibt es eine Tatsache, dass digitale Dokumente oft deshalb Sicherheitslücken aufweisen, weil damit Umgehende nicht die nötigen Kenntnisse besitzen. Ein weiteres Problem stellt die Tatsache dar, dass ein physisches Dokument auch nur physisch und vor Ort entwendet werden kann. Schon für eine Kopie muss erheblicher technischer Aufwand betrieben werden.
Ungesicherte Digitaldokumente in einem ebenso schlecht gesicherten System können hingegen von jedem Punkt der Erde entwendet und schlechtestenfalls per Drag and Drop kopiert werden. Dies passiert tatsächlich sogar täglich und selbst größten Unternehmen und Instituten – selbst wenn nicht jeder Fall so dramatisch ist die der Diebstahl von Patientendaten im Jahr 2020.
Die noch nicht vollumfängliche Glaubwürdigkeit
Elektronische Signaturen mögen längst auf technischer Ebene implementiert und sogar auf rechtlicher Ebene absolut „wasserdicht“ sein. Das Problem daran ist jedoch abermals eines, das sich in direkter Linie auf unzureichende Digitalkompetenzen zurückführen lässt:
Längst nicht jeder, den es betrifft, ist so firm in der Thematik, dass er:
- Digitalen Dokumenten überhaupt dieselbe Glaubwürdigkeit zuspricht wie analogen Dokumenten.
- Legitim erstellte digitale Dokumente von solchen unterscheiden kann, die es nicht sind.
Der oben erwähnte LKW-Fahrer kann jedem Grenzer dieser Welt ein Transportdokument vorlegen. Enthält es die nötigen Stempel und Unterschriften, wird er problemlos passieren können. Doch selbst mitten in Europa kann es bei der Vorlage eines digitalen Dokuments dazu kommen, dass zumindest zeitaufwendige Nachprüfungen nötig sind.
Natürlich ist auch dies ein Problem, welches mit der Zeit verschwinden wird. Noch sind wir von diesem Zeitpunkt jedoch noch Jahrzehnte entfernt.
Die schwierig zu erkennende Veränderbarkeit
Wohl jeder Leser dürfte schon einmal ein Bild gesehen haben, das maßgeblich durch Bildbearbeitungsprogramme manipuliert wurde. Nein, nicht aus böser Absicht. Tatsächlich sind heutzutage die meisten Bilder in den Medien auf irgendeine Weise verändert. Meist zwar in der hehren Absicht, die dargestellten Personen schlicht attraktiver wirken zu lassen, aber dennoch bearbeitet.
Kritisch hierbei ist, dass wir uns bei Digitaltechnik generell schon weit von demjenigen Wendepunkt entfernt haben, an dem Veränderungen nur durch wenige Profis durchgeführt werden konnten uns selbst für Laien erkennbar waren.
Es benötigt beispielsweise nur geringe Fähigkeiten, ein PDF-Dokument in einem Bildbearbeitungsprogramm zu öffnen, dort elementare schriftliche Bestandteile zu verändern und durch andere Inhalte zu ersetzen. Solange dafür dieselbe Schriftart und -Farbe verwendet wird, lässt sich der Unterschied nur erkennen, wenn man Zugang zur Originaldatei hat.
Selbst digitale Signaturen und ähnliche Hilfsmittel schützen nicht gänzlich hiervor. Zumal diese längst nicht für jedes Dokument nötig sind – das wiederum dürfte jeder Leser kennen, der schon einmal Post von Ämtern erhalten hat, unter der zu lesen war, dass diese maschinell erstellt und deshalb auch ohne Unterschrift gültig seien.
Zusammengefasst
Digitale Dokumente können im betrieblichen Ablauf einige erhebliche Erleichterungen und Verbesserungen bieten. Jeder Gründer sollte deshalb versuchen, von Anfang an maßgeblich digital zu denken.
Dennoch sollte dieses Denken niemals dazu führen, derartige Dokumente samt ihrer Technik als grundsätzlich überlegen anzusehen. Hier ist es vielmehr zwingend notwendig, selbst die nötige Kompetenz zu entwickeln, um digitale Dokumente nur dort einzusetzen, wo sie ihre Stärken voll ausspielen können, ohne dass die Nachteile überwiegen.
Das kann in der Praxis durchaus bedeuten, auf analoge Prozesse zu setzen, wo viele vielleicht eher zur Digitalisierung raten. Derartige Worte sollen jedoch immer so kritisch analysiert werden wie solche, die jeglicher Digitalisierung ablehnend gegenüberstehen. Beide Extreme sind nicht der Realität der Betriebsführung dienlich.
Titelbild: stock.adobe.com@ BullRun
Autor: Marianne Schwarz
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