Oder warum Digitalisierung ein bleibender Prozess ist
Bei der digitalen Transformation handelt es sich um einen Prozess, der niemals aufhört. Zum einen, weil sich die Technologie immer weiterentwickelt. Zum anderen, weil es darum geht, aus fortlaufend gewonnen Daten Erkenntnisse für die eigenen Produkte, Prozesse und Geschäftsmodelle zu ziehen und sie anzupassen. Vor allem aber bedeutetet Digitalisierung eine neue Führungs- und Unternehmenskultur. Sie ändert das Denken und das Arbeiten.
Wenn wir an Digitalisierung denken, fallen uns Smartphones und Laptops ein, Chatbots und Onlineshops, digitale Buchhaltung und Bezahlen mit der Kreditkarte. Die automatisierten Dienste nehmen uns vieles ab. Doch Digitalisierung ist nicht einfach die Einführung eines neuen Tools, kein Projekt, das du einmal durchführst und dann ist dein Business digital.
Im digitalen Wandel geht es um die kontinuierliche Verbesserung deiner selbst und deines Teams, deines gesamten Unternehmens, um den steigenden Anforderungen am Markt gerecht zu werden. Methoden- und Problemlösungskompetenz gewinnen gegenüber Fachwissen an Bedeutung, das morgen schon veraltet sein kann. Gut durchgeführte Digitalisierung führt zu besserer Teamarbeit und zu intensiverer Mitarbeiterbindung. Sie führt zu mehr Zeit für Menschlichkeit.
Den Status Quo kennen …
Bevor du loslegst, überprüfe die Struktur in deinem Business. Welche Prozesse brauchst du überhaupt? Binde deine Kunden und dein Team mit ein, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Hör zu und hinterfrage den Status Quo. Was verursacht Aufwand? Was fragen deine Kunden? Worüber ärgern sich deine Mitarbeiter? Was sind frustrierende Tätigkeiten, die keinen Mehrwert bringen?
Was gestern gut war, muss es heute nicht mehr sein. In einer immer komplexer werdenden Welt mit ständig wechselnden Bedingungen – politische Vorgaben, technische Neuerungen, Marktschwankungen, veränderte Kundenerwartungen – sind alle im Unternehmen gezwungen, sich schnell auf neue Gegebenheiten einzustellen. Wenn etwas geändert wird, heißt das nicht, dass es vorher schlecht war. Es heißt nur, dass jetzt etwas anderes dran ist. Und: Schnelles Entscheiden ist im Geschäftsleben wichtig. Viele Entscheidungen und Handlungen sind widerrufbar und müssen nicht ausgiebig vorab untersucht werden.
… und eine Strategie haben
Vor der Digitalisierung bedarf es einer klaren Strategie. Ich warne vor blindem Aktionismus. Besser sind gemeinsames Denken und kleine Schritte. Wohin soll sich das Unternehmen entwickeln? Was soll die digitale Transformation bringen? Ist das geklärt, dann heißt es: probieren, beobachten, reagieren. Was wäre, wenn Microsoft die Menüstruktur plötzlich vollkommen änderte? Niemand fände sich mehr zurecht. Eine schrittweise Veränderung, die immer wieder überprüft wird, ist sehr viel gesünder. Die Kundschaft reagiert nicht wie erhofft auf die Veränderung? Dann muss neu gedacht und angepasst werden. Das lässt sich auf alle Bereiche eines Unternehmens übertragen.
Bei allem, was geändert wird, muss außerdem der Nutzen in Relation zu Kosten und Zeitaufwand stehen. Ist der Einsatz einer Software für digitales Personalmanagement überhaupt sinnvoll? Worauf kann ganz verzichtet werden? Merke: ein schlechter analoger Prozess wird auch digital nicht gut. Ausmisten bei den analogen Abläufen ist schon digitales Arbeiten, also Teil des neuen Denkens, denn: Alle im Unternehmen stellen Dinge in Frage. Veränderung bestimmt das Tagesgeschäft, sie wird Teil der neuen Unternehmenskultur. Prozesse werden schlanker und schneller.
Zuhören und Ängste ernst nehmen
Das Wort Digitalisierung weckt aber auch Ängste: Wird der Job wegfallen? Werden jetzt Fehler auffallen, die sich bisher verstecken ließen? Schon die angekündigte Veränderung selbst kann Furcht auslösen. Das ist normal und muss ernst genommen werden. Generell sind Zuhören und Einbeziehen entscheidend, wenn die digitale Transformation gelingen soll.
Deine Kommunikation mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern muss transparent sein. Erarbeite gemeinsam mit ihnen, welche Rolle sie bei der Veränderung im Unternehmen haben werden, was sich in ihrem persönlichen Arbeitsbereich verbessern kann. Wer spürt, dass die digitale Erneuerung eine Verbesserung bringt – zum Beispiel, weil eine ungeliebte Arbeit durch Automatisierung wegfällt oder weil seine oder ihre Gedanken wirklich zählen –, empfindet diese Veränderung als positiv und akzeptiert den gesamten Digitalisierungsprozess eher.
Nicht nur bei den Mitarbeitenden, auch bei der Kundschaft ist Zuhören wichtig. Wenn sich 300 Menschen am Tag über das gleiche Produktproblem beschweren, ist es sinnvoll, sich die Ursache anzuschauen. Vielleicht handelt es sich um einen Produktionsfehler, der behoben werden kann. So vermeidet man weitere Beschwerden und optimiert sein Produkt, also die eigene Leistung. Beschwerden sind ebenso wie die Angst vor Veränderung ernst zu nehmen und geben einen guten Indikator, ob du mit deinem Unternehmen auf dem richtigen Weg bist.
Menschen machen den Unterschied
Gute Digitalisierung rückt in den Mittelpunkt, was der Mensch dem Computer voraushat: seine soziale Kompetenz. Einfache Fragen im Kundencenter kann ein Chatbot beantworten, doch der Mensch übernimmt und klärt die anspruchsvollen Fragestellungen. Es ist der Mensch, der noch Begeisterung auslösen kann. Er ist es, der das Unternehmen in Teamarbeit weiterbringt.
Fotograf/Bildquelle: Jessica Josefine
Über Anne Fiedler
Die erfahrene Bankerin und Führungskraft mit jahrelanger Erfahrung in namhaften Konzernen hilft Solo-Selbständigen und kleinen Unternehmen, erfolgreicher zu werden und den Spaß dabei nicht zu verlieren.
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