Erfolgreiche Startups skalieren schnell und expandieren innerhalb kürzester Zeit in neue Märkte. Intensives Wachstum führt jedoch oft zu Komplikationen. Die Abwicklung der Gehaltsabrechnung ist besonders anfällig für Flüchtigkeitsfehler.
Diese fünf Tipps helfen Startups die Lohn- und Gehaltsabrechnung einfach und effizient zu gestalten:
Gründerteams: Eigenanteile festlegen
Bevor Gründende damit beginnen, einen Gehaltsplan für ihre Mitarbeitenden zu erstellen, sollten sie sich zunächst darüber im Klaren sein, wie viel Geld sie selbst als Gehalt beziehen wollen.
Die Optionen, sich selbst ein Gehalt auszuzahlen, variieren dabei je nach Unternehmensart. So können Gründerteams sich etwa ein „klassisches“ Gehalt auszahlen. Alternativ besteht die Möglichkeit, ihren Auszahlungsbetrag über Boni, Dividendenzahlungen oder den Verkauf von Aktien zu gestalten.
Sind diese Grundlagen festgelegt, kann im nächsten Schritt ein Abrechnungssystem erstellt werden. Folgendes gilt es dabei zu beachten:
Arbeitnehmende richtig einstufen
Nicht jeder Arbeitnehmende gleicht dem anderen. Deshalb ist es erforderlich, Teammitglieder korrekt zu kategorisieren:
Bei neuen Teammitgliedern kann es sich um vollwertige Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer, wie beispielsweise Freelancer, handeln. Mitarbeitende können (je nach Bundes- oder Landesgesetzen) zudem entweder steuerbefreit oder nicht steuerbefreit sein. In Zeiten dezentralisierten Arbeitens ist es zudem wichtig, auch zwischen lokalem und internationalem Personal zu unterscheiden. Für internationale Angestellte und Auftragnehmer gelten die lokalen Gesetze in Bezug auf Urlaub, Freizeit, Mindestlohn, Sozialversicherung, Krankenversicherung, Arbeitnehmerentschädigung, Lohnzeiten und vieles mehr. Gleiches gilt auch dann, wenn Teammitglieder umziehen – etwa in Länder, die andere Steuergesetze haben.
Eine unscharfe Kategorisierung kann steuerliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Das richtige Timing: Lohn- und Gehaltsplanung richtig terminieren
Auch wenn sich eine monatliche Gehaltsauszahlung mittlerweile fest etabliert hat, gibt es immer noch die Möglichkeit, Angestellte wöchentlich oder auch halbmonatlich zu bezahlen.
Welchen Turnus Startups letztendlich wählen, hängt – neben den Vorlieben des Unternehmens und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden – auch an staatlichen Vorschriften. Diese setzen auch fest, wie Teammitglieder bezahlt werden: ob Überweisung, Schecks oder Kryptowährung).
Gründerteams sollten von vornherein eine feste Auszahlungsroutine finden und, wenn möglich, nicht von ihr abweichen: Dazu zählt auch, verspätete Auszahlungen oder rückwirkende Gehaltszahlungen zu vermeiden.
Auf Unregelmäßigkeiten reagieren
Insbesondere in wirtschaftlichen Krisenzeiten (z.B. Ausbleiben von Finanzierungen) sind Startups in der Strukturierung ihrer Gehaltsabrechnung besonders gefordert. Auch, wenn das Geld mal knapp ist, müssen Gründerteams ihre Mitarbeitenden weiterhin bezahlen. Gehälter ungeplant nicht rechtzeitig auszuzahlen ist in den meisten Ländern rechtswidrig und kann zu Strafen, Bußgeldern oder Gerichtsverfahren führen – und schadet dem Ruf des Arbeitgebenden.
Dennoch lassen sich auch Unterbrechungen in der Auszahlung, wenn sie richtig eingeplant werden, in den Auszahlungsturnus einkalkulieren. Hierfür sollten sich Startups umgehend mit ihrer Hausbank in Verbindung setzen und prüfen, welche Möglichkeiten der Liquiditätsüberbrückung ihnen zur Verfügung stehen. Strategien, um grundlegende Kosten (wie auch Gehälter) fortzuführen, sind Überbrückungskredite oder auch Beteiligungsdarlehen.
Gründerteams müssen stets dafür sorgen, dass Teammitglieder finanziell unversehrt bleiben und weiterarbeiten können, um das Unternehmen am Laufen zu halten. Während einer Krise sollten sie immer so transparent wie möglich auftreten und Mitarbeitenden erklären, welche Schritte sie unternehmen, um Unregelmäßigkeiten der Gehaltszahlung zu verhindern bzw. zu überbrücken.
Ein zentrales Gehaltsabrechnungssystem implementieren
Viele Startups, gerade in der Early Stage, legen großen Wert auf ihre Verkaufsabteilung – kein Wunder, sind sie doch für einen Großteil des Umsatzes verantwortlich. Andere Abteilungen, wie etwa eine zentralisierte Buchhaltung oder ein zentrales Gehaltsabrechnungssystem kommen da oft zu kurz.
Gehaltsabrechnungen manuell durchführen zu lassen kostet Zeit – wertvolle Zeit, in der das Startup prinzipiell seinen Umsatz steigern kann. Zudem ist die Entlohnung rechtlich komplex, besonders dann, wenn Arbeitnehmende an unterschiedlichen lokalen Standorten (oder sogar in verschiedenen Ländern) positioniert sind. Gründerteams sollten deshalb von vornherein ein zentralisiertes Abrechnungsmanagement implementieren, mit dem alle Arbeitnehmendendaten einheitlich und tagesaktuell gespeichert sind.
So können sie sich auf andere wichtige Prozesse konzentrieren, ohne sich über die Gehaltsabrechnung Sorgen machen zu müssen.
Fazit
Damit Startups bei der Auszahlung von Gehältern keine Fehler machen, ist es wichtig, dass sie einen strukturierten Plan ausarbeiten. So sollten Gründende zunächst festlegen, wie viel Geld sie selbst, zu welchem Zeitpunkt beziehen. Anschließend sollten sie ihre Mitarbeitenden kategorisieren und einen regelmäßigen Auszahlungstermin festlegen. Damit sie auf Unregelmäßigkeiten passend reagieren können, ist stetiger Kontakt zur Hausbank obligatorisch und Transparenz im Krisenfall Pflicht. Damit sich Gründerteams voll und ganz auf ihr Wachstum und ihre Umsatzzahlen konzentrieren können, sollten sie ein zentralisiertes Gehaltsabrechnungssystem implementieren.
So steht dem wirtschaftlichen Erfolg und der finanziellen Zufriedenheit der Mitarbeitenden nichts mehr im Weg.
Autor
Dan Westgarth ist COO bei Deel und leitet hier unter anderem die Fintech- und Expansionsteams. Zuvor war er General Manager (Nordamerika) bei Revolut. Dort gehörte er zum internationalen Expansionsteam, das gemeinsam lokale Unternehmen in mehr als acht internationalen Märkten aufbaute.
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