Tipps für einen guten Start ins hybride Arbeiten
Ab dem 20. März entfällt die flächendeckende Homeoffice-Pflicht in Deutschland und viele Arbeitnehmende kehren zurück ins Büro. Der ständige Wechsel zwischen Homeoffice und Office ist keine Seltenheit mehr, doch der organisatorische Aufwand bleibt. Diese Tipps helfen, die perfekte Balance beim hybriden Arbeiten zu finden.
Nach fast zwei Jahren Homeoffice freuen sich viele, wieder regelmäßig ins Büro zu gehen. Endlich wieder persönlicher Austausch zwischen Kolleg:innen beim Mittagessen. Während einige die Möglichkeit, wieder Vollzeit aus dem Büro zu arbeiten mit offenen Armen empfangen, schätzen viele die Flexibilität, die das Homeoffice mit sich bringt. Arbeitsalltag, Freizeit, Familie oder Hobbies passen so besser unter einen Hut. Doch auf was sollten Unternehmen unbedingt achten, wenn es um flexibles Arbeiten geht?
Flexibilität und mehr Zufriedenheit durch hybrides Arbeiten
Individuelle Zeiteinteilung, keine Fahrzeit, flexibles Arbeiten. Die Vorteile von Homeoffice sind mittlerweile bekannt. Doch es gibt auch Herausforderungen für das Arbeiten zuhause: ständiges Online-Sein oder fehlende Räumlichkeiten. Auch das Alleinsein war in den letzten Monaten für manche schwierig. Laut einer Studie* fühlen sich Mitarbeitende im Homeoffice teils weniger gestresst, doch die bekannte alltägliche Routine ist weg und mit ihr die Bezugspersonen im Office. Zusätzlich gab jeder Fünfte an, seelisch ausgebrannt zu sein.* Zwar ersetzen Video-Calls und Chat-Apps das Alleinsein im Homeoffice, doch in der eigenen Küche wird man kaum auf Lieblingskolleg:innen bei einem Kaffee treffen. Die Trennung von Beruf und Privatem ist ebenfalls eine Herausforderung. Im Office klappt man den Laptop zu, verabschiedet sich und denkt erst am nächsten Tag wieder an seine To-Dos. Im Homeoffice schiebt man oft noch eine Aufgabe hinterher.
Besonders im Homeoffice ist es wichtig zu signalisieren, dass man nicht rund um die Uhr erreichbar ist. Klare Kommunikation, Vertrauen und die eigene Produktivität finden. Mit einer Mischung aus Homeoffice und Office legen Unternehmen den Grundstein.
Darauf sollten Unternehmen und Führungskräfte jetzt setzen:
Die Mitarbeitenden müssen mehr in den Fokus
Nicht nur die physische und mentale Gesundheit der Mitarbeitenden sollte mehr in den Mittelpunkt gerückt werden, sondern auch ihre Wünsche, Ideen und Kreativität. Alle Mitarbeitenden gestalten das Unternehmen durch ihren Einsatz mit. Wieso also nicht ihre Sichtweisen und Ideen mit einbringen? Regelmäßige Updates, zugängliche Transparenz zu Unternehmensentscheidungen und Ideeneinbindung der Teams in die Strukturen schafft Vertrauen und Motivation.
Incentives, um Homeoffice-Zeiten besser zu verteilen
Damit nicht nur alle Mitarbeiter:innen zwischen Dienstag und Donnerstag ins Büro kommen, können Incentives angeboten werden. Immer montags hält ein Foodtruck vor dem Büro, am Mittwoch ist „Bring-deinen-Hund-zur-Arbeit-Tag“ und am Freitag läutet man einmal im Monat den Feierabend mit einem Wine- oder Bier-Tasting ein. Natürlich können es auch andere Incentives sein, wie ein wiederkehrendes Kaffee-Date für einen angenehmen Austausch vor Ort.
Kollaboration und Austausch fördern
Es ist bewiesen, dass der Austausch mit Kollegen, der soziale Aspekt der wichtigste Grund ist, um ins Büro zu gehen. Wäre es nicht toll, die Bürotage so planen zu können, dass Teammitglieder und Lieblingskolleg:innen auch dort sind. Inzwischen gibt es die Möglichkeit. Über Apps wie deskbird, mit der man Büro- und Fernarbeitstage planen und sehen kann, wo Kolleg:innen arbeiten.
Nachhaltigkeit ins hybride Arbeiten integrieren
Saisonales Homeoffice verbessert den CO2-Fußabdruck in deutschen Unternehmen**. In den kalten Monaten ist es besser, aus dem Büro zu arbeiten, um individuelle Heizkosten einzusparen. Außerdem steigt die mentale Gesundheit durch die Interaktion mit den Kolleg:innen. Im Sommer lohnt es sich, aus dem Homeoffice zu arbeiten. Jahreszeitenunabhängig können Unternehmen ihren Mitarbeitenden auch kostengünstige Abonnements für Firmenfahrräder oder E-Mobilität zur Verfügung stellen.
Individualität und Flexibilität – auch bei Regelungen
Regelungen und hybride Modelle sollten trotzdem weiterhin flexibel und anpassbar bleiben. Es ist wichtig, regelmäßig das Gespräch im Team zu suchen und eine Lösung zu finden, die für alle passt. Außerdem sollten alle ihre Bedenken, Sorgen und Probleme äußern dürfen. Unterschiedliche Meinungen können zu Spannungen im Büro führen. Trotzdem muss hier klar kommuniziert und jedes Problem ernst genommen werden.
Überfüllte Büroräume? Arbeitsplatzbuchungs-System als Lösung
Als Folge der Pandemie haben einige Unternehmen ihre Büroräume verkleinert und nun weniger Plätze zur Verfügung, als sie Mitarbeitende haben. Dort ist es an der Zeit, Desk Sharing mithilfe einer App einzuführen. So wissen alle Mitarbeitenden, wie viele Plätze wann im Büro frei sind und können ihren Lieblingsplatz buchen. Über interaktive Karten sehen Mitarbeitende welche Tische im Büro noch frei sind und zusätzlich auch, welche:r Kolleg:in wann und wo im Büro sitzt. So wird das Büro zu einem interaktiven Coworkingspace. Das Beste: kein Organisationsaufwand auf Seiten des Unternehmens.
Mehr Abwechslung durch Technik und neue Büroaufteilung
Homeoffice bietet die Möglichkeit, Calls auf dem Sofa abzuhalten, auf dem Balkon zu arbeiten oder zwischendurch eine kurze Pause im Sessel einzulegen. Spätestens jetzt ist es Zeit, das Büro anzupassen und bequeme Sitzmöglichkeiten, Ruhezonen oder gemeinsame Workingspaces einzuführen. Ebenfalls wichtig: neue Technik. Insbesondere solche, die auch den Kolleg:innen im Homeoffice ein Gefühl des Dabeiseins gibt. 360° Kameras in Meetingräumen. Routinen, die auch durch das Homeoffice nicht unterbrochen werden oder beispielsweise das Moderieren bestimmter wiederkehrender Meetings.
Die richtige Organisation ist das A&O. Unternehmen, die bereits hybride Arbeitsmodelle anbieten, können die neuen Regelungen als Ansporn sehen und in den Abteilungen nachfragen, ob Veränderungen gewünscht sind. Die Mitarbeiter:innenzufriedenheit ist ein entscheidender Faktor, wenn es um das Wachstum des Unternehmens geht. Zudem sollte das Feedback angenommen und auf individuelle Wünsche eingegangen werden.
Autor
Ivan Cossu ist Mitgründer des Startups deskbird, welches eine Arbeitsplatzsoftware entwickelt hat. Mittels der SaaS-Lösung können Mitarbeitende auf einer interaktiven Bürokarte sehen, wer vor Ort ist, sich ihren Wunschschreibtisch buchen sowie Büro- und Fernarbeitstage planen.
*Umfrage von KKH Kaufmännische Krankenkasse 2022 (https://www.kkh.de/presse/pressemeldungen/homeoffice)
** Studie von Carbon Trust im Auftrag des Vodafone Instituts: https://www.vodafone-institut.de/de/studien/homeworking-report/
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
