Die Arbeit der Personalabteilung muss seit jeher hohen Ansprüchen gerecht werden. Das Recruiting-Verfahren soll die passenden Mitarbeiter in ein Unternehmen bringen und darüber hinaus für eine möglichst lange Bindung derselben sorgen. Zudem müssen alle Abteilungen des Betriebs im Blick behalten Lohnabrechnungen pünktlich erstellt werden. Neben der umfangreichen organisatorischen Arbeit darf selbstverständlich der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Durch den Einsatz eines guten HR-Systems lässt sich der Aufwand erheblich reduzieren.
Analoge und digitale Denkmuster kollidieren miteinander
Während im Privatleben der (Personal-)Mitarbeiter die Digitalisierung in Form von Online-Shopping, Online-Banking oder auch des Wechsels von Dienstleister längst bewältigt hat, scheinen in zahlreichen Unternehmen HR-Prozesse oder zumindest Teile davon noch immer auf analoger Basis abzulaufen. Diese überaus zeitaufwendige Vorgehensweise sorgt für eine hohe Diskrepanz zwischen beruflichen und privaten Denkmustern, sodass sich eine wachsende Unzufriedenheit kaum aufhalten lässt. Während dieser Phase ist der gesamte HR-Prozess bedroht, wodurch sowohl das innere als auch äußere Erscheinungsbild eines Unternehmens in Frage gestellt wird.
Ein gutes HR-System kann Abhilfe schaffen
Eine gut aufgebaute bzw. entwickelte Personalmanagement-Software ist in der Lage, alle relevanten HR-Prozesse innerhalb eines Unternehmens abbilden zu können. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Software von Haufe. Durch die Digitalisierung lassen sich jede Menge operative Tätigkeiten vollständig automatisieren oder zumindest in Form einzelner Workflows vereinfachen. Sobald die HR-Software in die Struktur integriert und betriebsbereit ist, lässt sich in der Regel ein sofortiger Mehrwert feststellen, wodurch mehr Handlungsfreiheit im Bereich der strategischen Aufgaben entsteht. Ein zentraler Aspekt eines modernen HR-Systems ist die digitale Personalakte, welche die Grundvoraussetzung darstellt. Die Akten sind hierbei zu jeder Zeit, sicher und ebenso schnell abrufbar. Die Softwarelösungen sind zudem fähig, automatische Erinnerungen durchzuführen oder HR-Reports zu erstellen, wodurch für die Mitarbeiter einer Personalabteilung eine hohe Zeitersparnis resultiert. Neben einer deutlich gesteigerten Effizienz ergibt sich aus dem Einsatz eines HR-Systems eine hohe Maß an Rechtssicherheit im Bereich Datenschutz und Aufbewahrungsfristen.
Erheblicher Mehrwert für das gesamte Unternehmen
Die zunehmende Komplexität im Bereich Personalmanagement sowie die gesteigerte Erwartungshaltung der Mitarbeiter im Unternehmen sind schlagende Argumente für die Einführung einer intelligenten Softwarelösung. Aufgrund der Tatsache, dass sich der Verwaltungsaufwände reduzieren und sich Workflows wesentlich effizienter abwickeln lassen. Rücken strategische HR-Aufgaben in den Vordergrund und sorgen für eine positivere Innen- und Außenwirkung. Mittlerweile lässt sich nur schwer rechtfertigen, weshalb Mitarbeiter oder Bewerber lange auf eine Rückmeldung zu verschiedenen Themen warten müssen. Die Nutzung eines HR-Systems kann in diesem Zusammenhang die Bewältigung von täglich anfallenden HR-Aufgaben um ein Vielfaches erleichtern.
Bildquelle: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG
Autor: Sophia Eiffel
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