Freitag, Juni 14, 2024
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Projektmanagement mit Kanban: Das muss man wissen

Wenn man über moderne Projektmanagement-Methoden spricht, kommt man an Kanban kaum vorbei. Aber was steckt eigentlich hinter diesem Begriff und warum schwören so viele Teams darauf? In diesem Artikel tauchen wir tief in die Welt von Kanban ein und klären, was man wirklich wissen muss.

Woher kommt Kanban?

Kanban entstand ursprünglich in der japanischen Automobilindustrie. Toyota entwickelte in den 1940er Jahren diese Methode, um ihre Produktionsabläufe zu optimieren und den Materialfluss zu steuern. Das Wort „Kanban“ bedeutet übersetzt „Signalkarte“. Mit dieser simplen, aber genialen Idee gelang es, Produktionsschritte sichtbar zu machen und Engpässe zu vermeiden. Man erkannte schnell: Auch abseits der Autoproduktion eignet sich Kanban für die Optimierung von Arbeitsprozessen.

Das steckt hinter Kanban

Auf den ersten Blick ist Kanban eine einfache Methode, doch sie hat sich als mächtiges Werkzeug im Projektmanagement etabliert. Grundlegend geht es bei Kanban darum, Arbeitsprozesse und -abläufe sichtbar zu machen. Man nutzt dazu üblicherweise ein Kanban-Board, auf dem einzelne Aufgaben als Karten dargestellt werden. Diese Karten wandern von einer Spalte zur nächsten, je nachdem, in welchem Zustand sich die Aufgabe befindet. 

Im Gegensatz zu vielen anderen Projektmanagement-Methoden legt Kanban nicht den gesamten Projektverlauf im Voraus fest. Vielmehr erlaubt es Teams, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und sich auf aktuelle Prioritäten zu konzentrieren. Mit Kanban behält man stets den Überblick und sorgt für einen reibungslosen Workflow.

Die Kernkomponenten von Kanban

Beim Einstieg in Kanban stolpert man meistens zuerst über das Kanban-Board. Es ist das Herzstück dieser Methode und dient als visuelle Darstellung des aktuellen Arbeitsprozesses. Auf diesem Board werden verschiedene Spalten angelegt, die die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren, wie etwa „To Do“, „In Progress“ und „Done“.

Jede Aufgabe im Projekt wird als eigene Karte oder „Ticket“ auf dem Board dargestellt. Diese Karten enthalten alle relevanten Informationen zur jeweiligen Aufgabe und wandern von der einen zur nächsten Spalte, sobald sich ihr Status ändert.

Ein weiteres wichtiges Element sind die WIP-Limits, also die Work-In-Progress-Begrenzungen. Man setzt für jede Spalte ein Limit für die Anzahl der Aufgaben, die sich gleichzeitig in dieser Phase befinden dürfen. Diese Begrenzung hilft dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und damit zu vermeiden, dass das Team überlastet wird.

Im Kern geht es bei Kanban also darum, Arbeit sichtbar, messbar und steuerbar zu machen. Versteht man diese Kernkomponenten, hat man bereits eine solide Grundlage, um mit der Anwendung von Kanban zu starten.

Die Vorteile von Kanban

Kanban bringt einige klare Vorteile mit sich, die man schnell schätzen lernt. Durch die klare Visualisierung des Arbeitsprozesses auf dem Kanban-Board erkennt man auf einen Blick den aktuellen Stand eines Projekts. Die Flexibilität der Methode ermöglicht es Teams, ohne starre Pläne auf Veränderungen zu reagieren. Engpässe werden sofort sichtbar, sodass man rasch Anpassungen vornehmen kann. Mit Kanban optimiert man nicht nur den Workflow, sondern fördert auch die Teamkommunikation und -effizienz.

Wofür eignet sich Kanban besonders?

Die Stärken von Kanban zeigen sich vor allem in Umgebungen, die von Veränderungen und Unvorhersehbarkeiten geprägt sind. Für Softwareentwicklungs-Teams oder im Marketing, wo Projekte und Prioritäten sich ständig ändern können, ist es ein echter Gewinn. Aber nicht nur dort: Überall, wo man Aufgaben flexibel steuern und den Arbeitsfluss transparent gestalten möchte, kann Kanban seine Vorteile ausspielen. Es eignet sich besonders für Teams, die eine Balance zwischen Struktur und Anpassungsfähigkeit suchen und die Zusammenarbeit verbessern möchten.

Häufig gestellte Fragen zu Kanban

Im Folgenden klären wir die gängigsten Unsicherheiten rund um Kanban.

  • Brauche ich spezielle Software dafür? Man kann mit physischen Karten und einem Board starten, aber zahlreiche Software-Optionen erleichtern die digitale Umsetzung, gerade bei größeren Teams oder komplexen Projekten.
  • Wie unterscheidet es sich von Scrum? Während Scrum in festen „Sprints“ arbeitet und Rollen sowie Meetings definiert, ist Kanban flexibler und fokussiert auf den stetigen Arbeitsfluss.
  • Kann jedes Team Kanban nutzen? Ja! Jedes Team kann von der Struktur und Transparenz profitieren, muss jedoch die Methode an seine eigenen Bedürfnisse anpassen.
Fazit

Kanban ist mehr als nur eine Methode, es ist eine Denkweise. Es fördert Transparenz, Flexibilität und Teamkollaboration. Gerade in einer schnelllebigen Arbeitswelt bietet Kanban die Tools und den Rahmen, um Projekte effizient zu steuern und gleichzeitig auf Veränderungen reagieren zu können. Ein echter Mehrwert für jedes Team.

Autorin: Annabel Hauguth

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

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