Das Team ist zwölf Leute stark, und der erste große Konzernkunde ist fast gewonnen. Die Demo hat überzeugt, das Budget ist freigegeben. Dann schickt der Einkauf seinen Lieferantenfragebogen. Zwischen Datenschutz und Informationssicherheit steht eine Frage, mit der niemand gerechnet hat: Wie fördert Ihr Unternehmen die KI-Kompetenz der Beschäftigten, und wie weisen Sie das nach?
Die Gründerin schaut auf das leere Feld. Im Team arbeiten alle täglich mit ChatGPT oder Copilot. Festgelegt hat aber nie jemand etwas. Die Freude über den Deal kippt in Druck, denn plötzlich hängt ein Auftrag an einer Frage, die bisher keiner ernst genommen hat.
Was Artikel 4 heute verlangt
Artikel 4 des EU AI Act gilt seit Februar 2025. Er betrifft Anbieter von KI-Systemen und auch deren Betreiber. Betreiber ist bereits, wer KI im Arbeitsalltag nutzt. Ein Startup, das Texte oder Code mit KI-Werkzeugen erstellt, fällt also darunter. Das gilt unabhängig davon, ob es selbst ein KI-Produkt entwickelt.
Seit dem 27. Juli 2026 gilt Artikel 4 in einer neuen Fassung. Die EU hat ihn mit der Digital-Omnibus-Verordnung abgeschwächt. Früher sollten Unternehmen nach besten Kräften ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherstellen. Heute müssen sie Maßnahmen ergreifen, die die Entwicklung dieser Kompetenz unterstützen. Ein bestimmtes Niveau müssen sie für niemanden garantieren.
Viele haben daraus geschlossen, das Thema sei erledigt. Das ist ein Irrtum. Die Pflicht ist milder geworden, aber sie besteht weiter. Wer gar nichts unternimmt, erfüllt sie auch in der neuen Fassung nicht.
Warum der Einkauf trotzdem fragt
Große Unternehmen haben dieselbe Pflicht. Sie gilt bei ihnen nicht nur für das eigene Personal. Artikel 4 nennt ausdrücklich auch Personen, die im Auftrag eines Unternehmens mit KI arbeiten. Dazu können externe Dienstleister gehören. Wenn Ihr Team für einen Konzern Daten verarbeitet und dabei KI einsetzt, wird Ihre KI-Kompetenz zu einem Thema seiner Compliance.
Dazu kommt ein handfestes Risiko. Ein Konzern will wissen, ob seine Daten in einem frei zugänglichen KI-Werkzeug landen. Viele große Unternehmen haben inzwischen eigene KI-Richtlinien und erwarten von ihren Lieferanten Vergleichbares. Die Einkaufsabteilung prüft deshalb nicht den Wortlaut einer Verordnung. Sie will sehen, dass Sie das Thema im Griff haben.
Eine Nutzungsregel auf zwei Seiten
Der erste Schritt kostet maximal einen halben Tag. Halten Sie schriftlich fest, welche KI-Werkzeuge im Team erlaubt sind und mit welchen Daten. Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse gehören nur in Werkzeuge, deren Vertrag und Einstellungen Sie geprüft haben. Legen Sie außerdem fest, wer über neue Werkzeuge entscheidet. In einem kleinen Team ist das oft eine Person aus der Geschäftsführung.
Schreiben Sie die Regel in leicht verständlicher Sprache und besprechen Sie sie gemeinsam im Team. Zwei Seiten reichen völlig. Eine Regel, die alle kennen, hilft mehr als ein Handbuch, das niemand liest.
Eine Schulung, die zum Alltag passt
Danach braucht das Team eine gemeinsame Grundlage. Für den Anfang genügen zwei bis drei Stunden. Die Schulung sollte mit den Werkzeugen arbeiten, die Ihr Team tatsächlich nutzt. Im Mittelpunkt stehen die typischen Fehler, etwa erfundene Quellen oder vertrauliche Daten im Eingabefeld.
Die neue Fassung von Artikel 4 lässt Ihnen viel Spielraum. Entscheidend ist, dass die Maßnahme zu Ihrem Einsatz von KI passt. Wer KI für Marketingtexte nutzt, braucht andere Inhalte als ein Team, das Bewerbungen auswertet. Neue Teammitglieder durchlaufen die Schulung beim Onboarding.
Der Nachweis passt auf eine Seite
Für den Fragebogen brauchen Sie einen Nachweis. Halten Sie für jede Schulung die Inhalte und die Teilnehmenden fest. Legen Sie die Nutzungsregel dazu. Kommt ein neues Werkzeug hinzu, ergänzen Sie beides.
Mit diesen Unterlagen beantworten Sie die Frage im Fragebogen in wenigen Sätzen. Sie zeigen dem Einkauf, dass Ihr Team KI bewusst einsetzt und die Verantwortung dafür kennt.
Gelassen in den nächsten Deal
Der gesamte Aufwand liegt bei wenigen Tagen im Jahr. Er zahlt sich spätestens beim ersten Konzernkunden aus. Die Gründerin aus dem Beispiel füllt das Feld beim nächsten Fragebogen in fünf Minuten aus. Statt Druck spürt sie Erleichterung. Und ihr Team arbeitet mit KI sicherer als zuvor.
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