Das Startup Schaltwerk entwickelt eine Software für das Handwerk, die Baustelle und Büro digital verbindet, Arbeitsabläufe vereinfacht und Handwerksbetrieben im Alltag Zeit sparen soll.
Wer steht hinter Schaltwerk, und welche Erfahrungen aus Handwerk und Digitalisierung bringen Sie in das Unternehmen ein?
Hinter Schaltwerk stehen Silvio Wloka und Benjamin Karsten. Benjamin kommt als Malermeister direkt aus dem Handwerk, Silvio bringt seine Erfahrungen aus der Aufmaßtechnik und der Entwicklung digitaler Arbeitsabläufe mit ein.
Was uns verbindet, ist der praktische Blick auf die Dinge. Wir kennen die Situationen auf der Baustelle und im Büro und wissen, dass eine Software nur dann wirklich hilft, wenn sie im Alltag auch unkompliziert funktioniert.
Bei der Entwicklung geht es uns deshalb nicht darum, möglichst viele Funktionen unterzubringen, sondern Lösungen zu schaffen, die den Betrieben tatsächlich Arbeit abnehmen.
Bei Ihnen stand nicht die Produktidee, sondern ein täglich erlebtes Problem am Anfang. Wie hat dieser Ausgangspunkt Ihre Produktentwicklung geprägt?
Das hat unsere Entwicklung eigentlich von Anfang an bestimmt. Wir haben nicht überlegt, welche Funktionen eine moderne Handwerkersoftware unbedingt haben müsste, sondern geschaut, wo im täglichen Ablauf Probleme entstehen.
Wenn Informationen fehlten, etwas doppelt eingetragen werden musste oder die Abstimmung zwischen Baustelle und Büro unnötig Zeit gekostet hat, haben wir versucht, dafür eine einfachere Lösung zu finden.
So ist Schaltwerk Stück für Stück gewachsen. Für uns war immer entscheidend, ob eine Funktion im Arbeitsalltag wirklich einen Nutzen bringt und nicht nur auf dem Bildschirm gut aussieht.
Trotz verschiedener Programme blieb in Ihrem Handwerksbetrieb viel Arbeit manuell. Wo lagen die größten Brüche zwischen Baustelle und Büro?
Ein großes Problem war, dass Informationen oft an unterschiedlichen Stellen lagen. Auf der Baustelle wurden Zeiten notiert, Fotos gemacht oder Aufmaße erstellt. Im Büro wurden diese Informationen später für die weitere Bearbeitung benötigt.
Das bedeutete häufig Nachfragen, Suchen oder erneutes Übertragen. Dazu kamen die Einsatzplanung, Termine und die Abstimmung mit den Mitarbeitern.
Unser Gedanke war deshalb, möglichst viele dieser Informationen direkt einem Auftrag zuzuordnen, sodass sowohl die Mitarbeiter auf der Baustelle als auch das Büro auf denselben aktuellen Stand zugreifen können.
Jede neue Funktion musste sich zunächst im eigenen Betrieb bewähren. Welche Vorteile hat dieser konsequente Praxistest gegenüber einer klassischen Softwareentwicklung?
Der größte Vorteil ist, dass man sehr schnell merkt, ob etwas wirklich funktioniert.
Eine Funktion kann auf dem Papier noch so sinnvoll erscheinen. Wenn ein Mitarbeiter auf der Baustelle dafür erst lange suchen oder sich durch mehrere Menüs klicken muss, wird sie im Alltag wahrscheinlich wenig genutzt.
Durch den direkten Bezug zur Praxis konnten wir viele Dinge hinterfragen und vereinfachen. Wir haben dabei auch gelernt, dass manchmal eine kleine Verbesserung im Ablauf mehr bringt als eine besonders umfangreiche Funktion.
Viele Handwerksunternehmen arbeiten mit gewachsenen Abläufen und unterschiedlichen digitalen Werkzeugen. Wie überzeugen Sie Betriebe davon, ihre Prozesse mit Schaltwerk neu zu organisieren?
Wir möchten niemandem erzählen, dass er von heute auf morgen seine komplette Arbeitsweise ändern oder sämtliche bisherigen Programme ersetzen muss.
Viele Betriebe haben Lösungen, mit denen sie gut zurechtkommen. Deshalb finden wir es sinnvoller, zunächst gemeinsam zu schauen, wo Schaltwerk tatsächlich helfen kann.
Ein Betrieb kann beispielsweise erst einmal mit der digitalen Bauakte, der Einsatzplanung oder der Zeiterfassung beginnen und andere Bereiche später hinzunehmen. Auch ein bestehendes Rechnungsprogramm muss nicht zwangsläufig sofort ersetzt werden.
Uns ist wichtig, dass die Digitalisierung zum Betrieb passt und nicht umgekehrt.
Aus einzelnen Werkzeugen wurde Schritt für Schritt ein zusammenhängendes System. Was unterscheidet Schaltwerk heute von klassischen Einzellösungen für das Handwerk?
Unser Ansatz ist, die verschiedenen Schritte eines Auftrags möglichst eng miteinander zu verbinden.
Von der Kundenanfrage über die Planung und Durchführung bis zur Dokumentation und Aufmaßerfassung sollen Informationen nicht immer wieder neu eingegeben werden müssen.
Ein Beispiel ist die digitale Bauakte. Dort können wichtige Informationen, Fotos und Dokumentationen direkt dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden. So muss später niemand lange suchen, wo bestimmte Unterlagen abgelegt wurden.
Es geht uns dabei weniger darum, jede einzelne Spezialsoftware zu ersetzen, sondern die alltägliche Organisation eines Handwerksbetriebs übersichtlicher zu machen.
Eine Software aus dem eigenen Betrieb zu entwickeln ist das eine, sie auf andere Unternehmen zu übertragen das andere. Welche Herausforderung war bei diesem Schritt besonders groß?
Eine der größten Herausforderungen war die Erkenntnis, dass nicht jeder Handwerksbetrieb genauso arbeitet, wie wir es gewohnt waren.
Was für einen Malerbetrieb gut funktioniert, muss nicht automatisch für einen Tischler, Elektriker oder Trockenbauer genauso passen. Selbst innerhalb eines Gewerks gibt es unterschiedliche Arbeitsweisen.
Deshalb müssen wir bei der Weiterentwicklung immer wieder hinterfragen, welche Abläufe allgemein funktionieren und wo zusätzliche Anforderungen bestehen.
Gerade der Austausch mit anderen Betrieben ist dafür enorm wichtig. Wir möchten nicht einfach davon ausgehen, dass unsere Lösung überall passt, sondern gemeinsam mit den Anwendern herausfinden, was benötigt wird.
Handwerksbetriebe können sich in ihren Abläufen deutlich unterscheiden. Wie schaffen Sie den Spagat zwischen einer einheitlichen Software und unterschiedlichen Anforderungen?
Wir versuchen zunächst, die Gemeinsamkeiten zu betrachten. Unabhängig vom Gewerk müssen Aufträge organisiert, Mitarbeiter eingeplant, Zeiten erfasst und Informationen dokumentiert werden.
Auf dieser Grundlage lässt sich bereits vieles abbilden.
Natürlich gibt es auch gewerkespezifische Anforderungen, etwa beim Aufmaß oder bei bestimmten Dokumentationsabläufen. Diese Bereiche möchten wir Schritt für Schritt gemeinsam mit Betrieben aus den jeweiligen Gewerken weiterentwickeln.
Unser Ziel ist nicht, für jedes Gewerk eine komplett andere Software zu schaffen, sondern eine gemeinsame Grundlage, die sinnvoll erweitert werden kann.
Digitalisierung soll im Handwerk Arbeit reduzieren und nicht zusätzliche Bürokratie schaffen. Woran messen Sie, ob Schaltwerk dieses Versprechen im Alltag tatsächlich erfüllt?
Für uns ist die wichtigste Frage, ob ein Arbeitsschritt hinterher einfacher ist als vorher.
Muss eine Information nur noch einmal erfasst werden? Findet das Büro schneller die benötigten Unterlagen? Können Mitarbeiter auf der Baustelle etwas dokumentieren, ohne dafür viel zusätzliche Zeit aufzuwenden?
Solche Dinge sind für uns entscheidend.
Besonders wichtig ist uns dabei die Rückmeldung der Anwender. Wenn eine Funktion zu kompliziert ist oder im Alltag nicht genutzt wird, müssen wir uns fragen, was wir besser machen können.
Welche Vision verfolgen Sie mit Schaltwerk, und welche nächsten Entwicklungen möchten Sie für die Software vorantreiben?
Wir möchten mit Schaltwerk dazu beitragen, dass Digitalisierung gerade für kleinere und mittlere Handwerksbetriebe einfacher zugänglich wird.
Ein Betrieb sollte nicht erst mehrere Programme einführen und aufwendig miteinander verbinden müssen, um seine täglichen Abläufe vernünftig organisieren zu können.
Aktuell arbeiten wir daran, Schaltwerk weiterzuentwickeln und die Anforderungen weiterer Gewerke besser kennenzulernen. Auch die digitale Aufmaßerfassung und deren Weiterverarbeitung spielen dabei eine wichtige Rolle.
Langfristig wünschen wir uns eine Lösung, die sich mit den Betrieben weiterentwickelt und ihnen im Arbeitsalltag wirklich Zeit spart.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die aus einem Problem im eigenen Unternehmen ein eigenständiges Produkt entwickeln möchten?
Als Erstes würde ich sagen: Beschäftigt euch wirklich mit dem Problem, bevor ihr euch zu sehr auf eine bestimmte Lösung festlegt. Nur weil man selbst etwas für sinnvoll hält, bedeutet das nicht, dass andere es genauso benötigen.
Zweitens: Holt euch möglichst früh ehrliches Feedback. Gerade kritische Rückmeldungen helfen oft mehr als ein einfaches Lob. Man muss bereit sein, eigene Ideen noch einmal zu überdenken.
Und drittens: Habt Geduld und bleibt offen für Veränderungen. Aus einer ersten Idee wird nicht automatisch ein fertiges Produkt. Vieles entwickelt sich erst mit der Zeit, und manchmal führt der Weg auch in eine andere Richtung als ursprünglich geplant.
Bild: Silvio Wloka und Benjamin Karsten Bildcreidts Benjamin Karsten / Schaltwerk
Wir bedanken uns bei Silvio Wloka und Benjamin Karsten für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
