Überblick Lösung für die Mitarbeiter Kommunikation und das Aufgabenmanagement
Stellen Sie sich und das Startup ÜBERBLICK doch kurz unseren Lesern vor!
Mein Name ist Helmut Harz und ich bin der Gründer sowie CEO von Überblick. Ich bin Diplomkaufmann und habe den MBA an der Universidad de Deusto in Bilbao erworben, habe viele Jahre unter anderem in Südamerika gelebt und gearbeitet und dort auch mein erstes Unternehmen gegründet.
Überblick ist eine einfache Lösung für die Mitarbeiterkommunikation und das Aufgabenmanagement; sie besteht aus einer Web-Version für den Browser und einer App – insbesondere für die Mitarbeitenden, die viel unterwegs sind. Als wir Überblick 2017 aus der Taufe gehoben haben, wurde uns mit auf den Weg gegeben: Ganz egal was die Lösung kann, sie muss so einfach wie möglich bleiben. Daran haben wir uns konsequent gehalten – und vielleicht ist Überblick auch deshalb so erfolgreich.
Bei der Entwicklung haben wir an ein Unternehmen gedacht, in dem eigentlich nie alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit am gleichen Ort sind, nur ein kleiner Teil einen PC-Arbeitsplatz hat und auch nicht jeder Mitarbeitende eine Firmen-E-Mail hat. Was braucht ein solches Unternehmen grundsätzlich? Zum Beispiel die Möglichkeit, Informationen mit „Empfängerkreisen“ zu teilen. Dafür haben wir eine Art digitales schwarzes Brett entwickelt, bei dem man den Empfang bestätigen lassen kann.
Aber auch ein einfaches Aufgabenmanagement mit klaren Verantwortlichkeiten, Transparenz und Dokumentation – ebenfalls komplett auch über das Smartphone steuerbar. Zudem können Informationen im Wissensbereich als Handbücher mit Fotos, PDFs oder Videos hinterlegt werden, Aufgaben mit Checklisten und Kategorien ergänzt oder auch als „wiederkehrend“ programmiert werden. Hinzu kommen noch unser Chat-Modul für die DSGVO-konforme Kommunikation und unser Auto-Übersetzungsmodul, um auch nicht deutsch-sprechende Kolleg:innen zu erreichen und mitzunehmen. Ganz wichtig: Mitarbeitende verstehen sehr schnell, wie Überblick funktioniert, ganz ohne lange Schulungen oder Vorbereitung. Und sie erkennen genauso schnell, dass es bei Überblick um mehr geht, als Aufgaben von links nach rechts zu schieben.
Warum haben Sie sich entschieden, ein Unternehmen zu gründen?
Mein erstes Unternehmen hieß clickOn Argentina, gegründet habe ich es bereits 2010 in Buenos Aires. Schon nach einem Jahr war es auf mehr als 100 Mitarbeitende gewachsen. Die große Herausforderung für mich als Jungunternehmer war es, meine Teams in den verschiedenen Städten fest einzubinden und Prozesse auf zwischen Außen- und Innendienst und zwischen den verschiedenen Abteilungen optimal zu gestalten. Die Frage, wie Menschen gut zusammenarbeiten, war in dieser Zeit eines meiner Hauptthemen.
Dazu habe ich befreundete Unternehmer aus ganz unterschiedlichen Bereichen gefragt: „Wie macht ihr das eigentlich bei euch?“ Und in vielen Industrien habe ich die Antwort bekommen „Wir haben eine Zettelwirtschaft, machen kurze Anrufe, Meetings, Aushänge, haben WhatsApp Gruppen, ein paar Kollegen haben E-Mail und unser Wissen ist im Leitz-Ordner untergebracht.“ Daraus ist die Idee zu Überblick entstanden, ergänzt um meine eigene Erfahrung, dass viele Unternehmer – mich eingeschlossen – einfache und pragmatische Lösungen suchen, die direkt, ohne viel Aufwand und Kosten funktionieren und helfen.
Von der Idee bis zum Start was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie haben Sie sich finanziert?
Zunächst mussten wir feststellen, dass der Vorsatz einer „maximal einfachen Lösung“ gar nicht so einfach umzusetzen war, wie zunächst gedacht. Einfach klingt einfach, ist es aber nicht. Das Feedback unserer Kunden ist jedoch, dass wir diese Herausforderung gemeistert haben. Finanziell haben wir von Anfang an sowohl Unterstützung von Business-Angels aus der Industrie als auch von StartUp-Szeneköpfen wie Stephan Schubert und Gerald Schönbucher erhalten. Hier muss man unbedingt aktiv sein und am Ball bleiben. Aktuell arbeiten wir an der Herausforderung, Kunden zu erreichen, die sich gar nicht vorstellen können, dass es für sie überhaupt eine passende Lösung gibt, und die deshalb nicht aktiv suchen.
Wer ist die Zielgruppe von ÜBERBLICK?
Wir sind zwar in der Hotellerie gestartet und dort auch schon sehr erfolgreich etabliert. Aber Überblick ist keine Branchensoftware, sondern grundsätzlich sehr interessant für Unternehmen mit speziellen Charakteristika: Typischerweise hat ein Teil der Mitarbeitenden einen räumlich festen Arbeitsplatz mit PC, der andere Teil arbeitet auf der Fläche, im Haus, im Außendienst. Auch haben nicht alle Mitarbeitenden eine geschäftliche E-Mail-Adresse. Zudem wird oft im Schichtsystem gearbeitet oder ist gibt mehrere Standorte, sodass man nahezu nie alle Mitarbeitenden gemeinsam an einem Ort zusammen hat. Das sind zum Beispiel Handwerksbetriebe, Pflegedienste, Unternehmen im Freizeitbereich, Handel und viele andere mehr.
Dabei sind die Anwendungen und Ziele zwischen Branchen – aber auch zwischen Unternehmen in gleichen Branchen – durchaus unterschiedlich. Wir bieten ein transparentes Aufgabenmanagement und die Möglichkeit, Informationen einfach zu teilen. Dies können sowohl operative oder auch Themen der Mitarbeiterteilhabe sein. Man kann mit uns Prozesse standardisieren und dokumentieren, von Wartungen bis zum Onboarding-Prozess, oder auch einfach den sozialen Austausch im Unternehmen fördern. Jedes Unternehmen ist anders und wir empfehlen unseren Kunden immer das zu machen, was genau für sie wichtig und richtig ist.
Wie funktioniert ÜBERBLICK? Wo liegen die Vorteile? Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?
Das besondere an Überblick ist, dass wir uns zunächst ganz genau angesehen haben, wer mit Überblick arbeiten wird. Denn die Lösung muss sowohl für den/die Unternehmer:in als auch für einen technologisch wenig affinen Kollegen – eventuell auch älteren Semesters – funktionieren. Das ist schon ein Unterschied zu Microsoft-Teams, das bei einem Hackathon von Entwicklern entstanden ist. Ebenfalls brauchen Benutzer bei uns weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer, die sie in der Regel auch nicht vom Betrieb haben. Unser Hauptwettbewerber ist in der Praxis WhatsApp. Neben der DSGVO-Thematik fehlt hier die Nachvollziehbarkeit und es gibt auch keinen Wissensbereich.
Unsere Lösung bietet einen operativen Überblick, den beispielsweise Trello nicht bieten kann, ebenso wenig einen Chat, ein digitales Schwarzes Brett oder Wissensbereich. Im Vergleich zu Corporate Communications Lösungen wie Staffage oder Beekeeper unterstützen wir den operativen Alltag in und zwischen Teams mit unserem ausgeklügelten Aufgabenmanagement auf einem anderen Level. Es gibt natürlich Branchensoftware, die in speziellen Prozessen viel tiefer geht als wir es können oder wollen. Hier sind wir bei Kunden erfolgreich komplementär im Einsatz.
ÜBERBLICK, wo geht der Weg hin? Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
Wir haben Überblick bewusst auf grundsätzlichen Kommunikationslogiken aufgebaut. Dadurch gibt es vielfältige Einsatzmöglichkeiten und ob ein Kunde nun in Berlin, Boston oder Buenos Aires sitzt, ist erst einmal egal. Wie Menschen zusammenarbeiten ist grundsätzlich überall gleich. Deswegen ist unser Ziel, dass in fünf Jahren weltweit eine Million Menschen jeden Tag mit Überblick arbeiten. Und wenn es in sieben Jahren passiert – auch in Ordnung.
Zum Schluss: Welche 3 Tipps würden Sie angehenden Gründern mit auf den Weg geben?
Da gibt es natürlich viele. Im ersten Schritt sollte man sich bei der Ideensuche immer überlegen, ob man sich vorstellen kann, fünf bis sieben Jahre in dieses Thema zu investieren. Ist das nicht der Fall, würde ich davon abraten. Als Gründer hat man immer mehr Themen auf dem Tisch, als man arbeitstechnisch schaffen kann. Es gilt zu akzeptieren, dass man nicht alles perfekt bewältigen kann. Wichtig ist, dass sich das Unternehmen generell in die richtige Richtung bewegt. Wenn das Team wächst, kommen ohnehin neue Herausforderungen. Auch das Delegieren und Loslassen ist nicht einfach. Meine Empfehlung: Darauf achten, welche Themen wirklich kritisch sind. Sind sie es nicht, sollte man sich nicht einmischen und das Team selbständig arbeiten lassen. Die Erfahrung zeigt, dass sie dann etwa zu 80 Prozent so erledigt werden, wie man es selbst gemacht hätte.
Wir bedanken uns bei Helmut Harz für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
