SquareNeo entwickelt KI-basierte Vertriebssoftware, die komplexe Prozesse im B2B-Bereich vereinfacht und das Wissen erfahrener Vertriebsteams effizient nutzbar macht
Wie ist die Idee zu SquareNeo entstanden und welches Problem im B2B-Vertrieb wollten Sie damit lösen?
Die Idee zu SquareNeo entstand aus der Beobachtung, dass der Vertriebsprozess von komplexen Industrieprodukten oft langwierig und fehleranfällig ist. Vertriebsmitarbeiter müssen sich durch umfangreiche Produktkataloge arbeiten und unzählige technische Spezifikationen abrufbereit haben, damit sie die passende Lösung für den Kunden finden. Viele Prozesse wiederholen sich, ohne dass dieses Wissen, was häufig vor allem bei erfahreneren Mitarbeitern angehäuft ist, systematisch genutzt wird. Wir wollen genau dieses Problem lösen, indem wir den Vertrieb durch intelligente Technologien entlasten. Existierende Tools bieten zwar Unterstützung, erfordern allerdings auch einiges an Know-How.
Was war der wichtigste Impuls, der Sie dazu motiviert hat, eine KI-basierte Vertriebssoftware zu entwickeln?
Der entscheidende Impuls kam aus unserem Arbeitsalltag bei unserem alten Arbeitgeber. Dort haben wir an der Entwicklung von CPQ-Systemen gearbeitet, also Software, mit der die Konfiguration und Angebotserstellung im Vertrieb erleichtert wird. Dadurch standen wir regelmäßig mit Vertriebsmitarbeitern im Kontakt und bekamen Einblicke in den Arbeitsalltag im Vertrieb. Hier erreichte uns häufig der Wunsch nach einer besseren Lösung, was uns inspirierte. Dazu kam auch die Erkenntnis, dass viele Unternehmen trotz moderner Vertriebssoftware noch immer viel Zeit mit dem manuellen Schreiben von Angeboten und der Suche nach der passenden Lösung verbringen. Deshalb wollten wir eine Lösung kreieren, die den Vertriebsmitarbeitern nicht nur dabei hilft, Zeit zu sparen, sondern eben auch das angesprochene Wissen nutzbar zu machen.
Wie hilft der SalesCoach von SquareNeo Unternehmen konkret dabei, komplexe Vertriebsprozesse zu vereinfachen?
Der SquareNeo SalesCoach kann automatisch umfangreiche Kundenanfragen aus E-Mails, Excel Dokumenten, PDF-Dateien etc. analysieren. Basierend darauf wird mithilfe der KI die am besten passende Produktvariante für die entsprechenden Anforderungen gesucht. Das spart den Vertrieblern die Zeit, die das mühselige manuelle Heraussuchen von Details aus dem Produktkatalog in Anspruch genommen hätte. Zudem basiert die Datenbasis der Software auf vergangenen, abgeschlossenen Angeboten, was die Variantenfindung bei wiederkehrenden Anforderungen deutlich vereinfacht.
Welche Zielgruppen sprechen Sie mit Ihrer Lösung an und wie unterscheiden sich deren Anforderungen?
Unsere Lösung spricht vor allem Vertriebsteams oder den technischen Vertrieb in Unternehmen an. Diese Unternehmen stammen häufig aus Branchen wie dem Maschinen- und Anlagenbau oder der Automobilindustrie. Prinzipiell kann der SquareNeo SalesCoach aber überall dort Gebrauch finden, wo variantenreiche Produkte verkauft werden und das Wissen über diese Varianten eben in riesigen Katalogen oder den Köpfen der Vertriebsmitarbeiter gespeichert ist. Das könnte auch Luft- und Raumfahrttechnik, Medizintechnik oder Software/IT sein. Dabei geht es häufig weniger um Unterschiede zwischen den Branchen, sondern eher wie die Vertriebsstruktur unternehmensintern aufgebaut ist. In unterschiedlichen Unternehmen wird unterschiedliche Software zur Variantenkonfiguration und Angebotserstellung verwendet, was dementsprechend unterschiedliche Anforderungen für uns mit sich bringt.
Was war bisher die größte Herausforderung bei der Entwicklung oder Implementierung Ihres Produkts und wie sind Sie damit umgegangen?
Eine große Herausforderung war es für uns, die genauen Anforderungen unserer Kunden zu identifizieren und das das Produkt in genau diese Richtung zu lenken. Gerade in der Anfangsphase, in der wir voller Tatendrang im „Gründungsfieber“ waren, mussten wir uns teilweise bremsen und einen Schritt zurückgehen, um das große Ganze nicht aus den Augen zu verlieren. Hier haben viele interne Gespräche, aber auch Meetings und Demonstrationen mit interessierten Firmen und Kontakten geholfen.
Durch viel Evaluieren und Ausprobieren konnten wir unsere Vision immer greifbarer machen und konnten uns so viel sicherer sein, dass das der SquareNeo SalesCoach auch die tatsächlichen Herausforderungen der Industrie lösen kann. Bei der darauffolgenden Entwicklung mussten wir dann auch die Balance zwischen Genauigkeit und Kreativität finden. Denn auch wenn viele Ideen da waren, die echte Use Cases lösen würden, muss unser Vorschlag am Ende auch belastbar sein. Auch hier war die Devise: Je besser die Planung, desto besser im Endeffekt auch das Ergebnis.
Viele Unternehmen setzen bereits auf CRM- oder CPQ-Systeme. Wie fügt sich SquareNeo in diese bestehende Softwarelandschaft ein?
Der SquareNeo SalesCoach versteht sich nicht als Ersatz für bestehende Systeme, sondern als Ergänzung. Wie gesagt, die meisten Firmen besitzen bereits bestehende Strukturen im Vertriebsprozess und alte Software mit völlig neuer zu ersetzen wäre sowohl aufwändig als auch sinnlos. Wir fungieren eher als Brücke zwischen Produktkonfiguration und Angebotserstellung und spielen genau dort die Stärken von KI aus. So nutzen wir die etablierten Strukturen und bauen die Vorteile von KI quasi „obendrauf“. Das ermöglicht eine nahtlose Integration und verbessert die Effizienz, ohne in die Routine einzugreifen.
Was macht den Ansatz von SquareNeo einzigartig im Vergleich zu anderen KI-basierten Lösungen im Vertrieb?
Viele traditionellere Services fokussieren sich auf generische Standardisierung oder statische Vorlagen. Der SquareNeo SalesCoach hingegen kombiniert die individuelle Datenstruktur mit regelbasiertem Wissen. Da die KI besonders stark in der Verarbeitung von großen Datenmengen ist und wir ihr genau die richtigen Schranken aufweisen, ist unsere Lösung perfekt für Unternehmen, die den nächsten großen Schritt in der Digitalisierung gehen wollen, ohne bestehende Abläufe extrem anpassen zu müssen.
Wie stellen Sie sicher, dass die sensiblen Daten Ihrer Kunden in der Cloud-Lösung optimal geschützt sind?
In Absprache mit unseren Kunden werden alle unsere Lösungen entweder in Deutschland oder Europa gehostet, um den Umgang mit den Unternehmensdaten von vorneherein DSGVO-konform zu gestalten. Ebenso können alle KI-Modelle, die wir für die Software nutzen, souverän gehostet werden. Das bedeutet, dass die Daten unserer Kunden souverän, also unabhängig der Server von großen KI-Anbietern, verarbeitet werden. Ebenso ist es möglich, den ganzen SquareNeo SalesCoach vollständig on-premise, also auf dem Firmengelände bzw. auf eigenen Servern zu hosten. Alle Daten bleiben dadurch im Kundenkontext und können nicht für externe Zwecke verwendet werden. Außerdem nutzen wir moderne Verschlüsselungstechnologien, um die Daten währen der Übertragung und Speicherung ausreichend zu schützen.
Welche Rolle spielt KI für Sie in der Zukunft des industriellen Vertriebs?
KI wird eine zentrale Rolle spielen, denn Sie hilft, wie in unserem Fall, vorhandenes Unternehmenswissen einfacher zu speichern, zu verarbeiten und zu skalieren. Sie wird den menschlichen Aspekt des Vertriebs nicht ersetzen, aber ergänzen, indem Routineaufgaben automatisiert werden und die Verfügbarkeit von Expertenwissen ohne weitere Hürden allen im Vertriebsteam zuteilwird. So bleibt mehr Zeit für strategische Entscheidungen und dem tatsächlichen Kundenkontakt. Langfristig wird KI dazu beitragen, den Vertrieb agiler, datengetriebener und effizienter zu machen.
Wie sieht Ihre Vision für SquareNeo in den kommenden Jahren aus? Gibt es bereits neue Funktionen oder Märkte, die Sie anvisieren?
Unsere Ziele drehen sich als junges Startup vor allem um Skalierung, sowohl in der Teamgröße als auch im Kundenstamm. Hauptsächlich soll natürlich das Produkt weiterentwickelt und als Standardsoftware mit Lizenzmodell im Markt etabliert werden. Neue Funktionen werden häufig infolge von Kundenanforderungen entwickelt, wenn also mehr Kunden mit unterschiedlicheren Anforderungen an Bord kommen, wird auch der SquareNeo SalesCoach mit weiteren Funktionalitäten ausgestattet. Aktuell ist vor allem die automatische Generierung der Angebotstexte und des Pricings, basierend auf der konfigurierten Variante konkret geplant.
Was motiviert Sie persönlich, Innovation im Bereich Vertriebssoftware voranzutreiben?
Uns motiviert vor allem, dass die Technologie den Vertrieb menschlicher machen kann. Indem dem Vertriebsteam komplexe und zeitintensive Aufgaben abgenommen werden, können sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den persönlichen Kontakt und die individuelle Beratung. Bei unserem ehemaligen Arbeitgeber haben wir wie gesagt bereits an traditionellerer Software für den Vertrieb gearbeitet und der Schritt in die Selbstständigkeit, kombiniert mit der Integration einer spannenden Technologie motiviert uns jeden Tag.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern mit auf den Weg geben, die ebenfalls mit einer technischen Lösung in einem traditionellen Markt starten möchten?
Am wichtigsten war für uns, dem Vertrieb des eigenen Produktes schon früh eine hohe Priorität zuzuschreiben, denn Unternehmen können keine Software verwenden, von der sie gar nicht wissen, dass sie existiert. Außerdem ist eine ausgiebige Markt- und Kundenanalyse unerlässlich. Gründern muss bewusst sein, welchen Herausforderungen sich die jeweilige Branche tagtäglich stellen muss, um eine Lösung zu entwickeln, die wirklich einen Unterschied macht. Und am Ende ist natürlich auch das Durchhaltevermögen extrem wichtig.
Bild Dr. Michael Klein (links) und Sebastian Kaupp (rechts) Bildrechte SquareNeo Solutions GmbH
Wir bedanken uns bei Sebastian Kaupp für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
