Key Takeaways
- Arbeitsplatz-KI verändert den Büroalltag, jedoch stehen Unternehmen vor Herausforderungen bei der Integration.
- Studien zeigen, dass viele Potenziale von Arbeitsplatz-KI ungenutzt bleiben, weil strategische Ansätze fehlen.
- Mitarbeitende testen oft selbstständig neue Technologien, bevor Führungskräfte sie strategisch einordnen.
- Unternehmen sollten ihre Prozesse und Rollen überdenken, um das volle Potenzial von Arbeitsplatz-KI zu nutzen.
- Der richtige Ansatz ist: Zuerst nutzen, dann strategisch steuern, um nachhaltige Wertschöpfung zu erreichen.
Inhaltsverzeichnis
Arbeitsplatz-KI verändert zunehmend den Büroalltag in Unternehmen und der Finanzbranche. Anwendungen wie ChatGPT oder Microsoft 365 Copilot versprechen enorme Produktivitätsgewinne, doch viele Organisationen stehen weiterhin vor Herausforderungen bei der nachhaltigen Integration von KI im Arbeitsalltag. Eine aktuelle Untersuchung der Universität Paderborn zeigt nun, welche Hürden Unternehmen überwinden müssen und welche Strategien für den erfolgreichen Einsatz von Arbeitsplatz-KI entscheidend sind.
Arbeitsplatz-KI im Arbeitsalltag: Warum viele Potenziale ungenutzt bleiben
Arbeitsplatz-KI in der Finanzbranche: Analyse zeigt Hürden bei der Nutzung im Arbeitsalltag auf
Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) im Arbeitsalltag, sogenannter Arbeitsplatz-KI (AP-KI), versprechen sich viele Unternehmen enorme Produktivitätsgewinne, insbesondere in wissensintensiven Bereichen wie Beratung, Verwaltung, Risikoanalyse, Marktforschung aber auch Kundenakquise. Anwendungen wie ChatGPT oder Microsoft 365 Copilot sind zwar im Büroalltag angekommen, doch ihr Potenzial bleibt in der Praxis häufig ungenutzt. Die Wirtschaftsinformatiker Prof. Dr. Franz Strich und Prof. Dr. Simon Thanh-Nam Trang von der Universität Paderborn haben in elf Sparkassen die erfolgreiche Implementierung von AP-KI systematisch untersucht. Die Ergebnisse der Befragung zeigen neben den erhofften Produktivitätsgewinnen auch verschiedene Entwicklungspotenziale in der Verzahnung von Technologie, Mitarbeitenden, Prozessen und Strategie. Als Antwort auf diese Lücke haben die Paderborner Wissenschaftler ein neues Einführungsmodell mit zwölf konkreten Handlungsfeldern entwickelt, das Unternehmen dabei unterstützt, AP-KI nachhaltig im Arbeitsalltag zu verankern.
Arbeitsplatz-KI verändert Rollenbilder und Prozesse in Unternehmen
Vom Ausprobieren zur täglichen Nutzung
Im Fokus der Untersuchung stand insbesondere der sogenannte „S-KIPilot“, eine eigens für die Sparkassen entwickelte AP-KI. Dabei zeigt sich ein interessantes Phänomen: Mehrwert und Innovation durch AP-KI beginnt zuerst im Arbeitsalltag der Mitarbeitenden. Sie testen, adaptieren und integrieren die Technologie zunächst eigenständig in ihre täglichen Aufgaben – häufig noch bevor eine übergreifende strategische Einordnung durch die Führungsebene erfolgt. Entgegen der bisherigen Annahmen zur Implementierung neuer Technologien sind die strategischen Leitplanken der AP-KI für viele Mitarbeitende weniger wichtig. „Arbeitsplatz-KI verändert die Art, wie Arbeit organisiert ist. Für Mitarbeitende verschiebt sich der Fokus vom reinen Systemnutzer hin zum aktiven Architekten. Dafür benötigen sie aber auch die entsprechenden Fähigkeiten, zum Beispiel um KI-Ergebnisse kritisch zu prüfen“, so Prof. Strich. Unternehmen sollten deshalb ihre Steuerungslogik, ihre Prozesse und ihre Rollenbilder grundlegend überdenken. Dazu gehöre unter anderem, Beschäftigte gezielt zu qualifizieren, klare Einsatzszenarien zu definieren und den Mitarbeitenden Räume für die systematische Integration von AP-KI zu bieten.
Andernfalls drohe ein Produktivitätsparadoxon: „Produktivitätsgewinne durch die Nutzung von Arbeitsplatz-KI werden durch erhöhte Kontrollbedarfe oder fehlende kulturelle Einbettung wieder aufgezehrt. Dabei werden Faktoren wie etwa die Sorge um den eigenen Arbeitsplatz oder die spürbar wachsende digitale Spaltung innerhalb der Belegschaft besonders sichtbar“, führt Prof. Strich weiter aus.
KI als Grundlage für nachhaltige Wertschöpfung
Von der Nutzung zur nachhaltigen Wertschöpfung
„Der größte Fehler ist, Arbeitsplatz-KI zuerst durchzuplanen. KI funktioniert genau andersherum: einführen, nutzen und erst danach strategisch steuern“, so Prof. Trang. Die Einführung von AP-KI folgt damit einem neuen Ablauf: Zunächst erproben Mitarbeitende die Technologie im Arbeitsalltag („Run“) und entwickeln eigene Anwendungsfälle („Build“). Erst im dritten Schritt erfolgt die strategische Steuerung („Plan“). Dieses von bisherigen Implementierungsstrategien abweichende Vorgehen bei der Einführung neuer digitaler Technologien stellt viele Unternehmen vor relevante Herausforderungen.
Während Unternehmen bewusst Raum für praktisches Ausprobieren schaffen, wird in der strategischen Phase gleichzeitig eine zentrale Aufgabe sichtbar: Organisationen müssen transparent machen, wo KI tatsächlich zur Wertschöpfung beiträgt – und wo nicht. „Nur die systematische Erfassung und Steuerung dieser Effekte ermöglicht es Unternehmen, langfristig vom Experimentieren mit KI zu einer strategischen Wertschöpfung zu gelangen“, so Prof. Trang.
Foto/Quelle: Vorschaubild Universität Paderborn, Besim Mazhiqi und Bild unten Universität Paderborn, Simon Heindl
Das Whitepaper steht allen Interessierten kostenlos zur Verfügung.
