Für ein gelungenes Onboarding gibt es keine zweite Chance. Der erste Eindruck zählt, ganz gleich ob persönlich oder virtuell. Die Erfahrungen des vergangenen Jahres zeigen:
Digitales Onboarding hat sich bewährt und wird auch zukünftig eine Rolle spielen. Vorausgesetzt, es ist professionell gemacht.
Die Pandemie hat Unternehmen beim Onboarden neuer Arbeitnehmer vor große Herausforderungen gestellt. Die meisten Betriebe konnten in den vergangenen Monaten neue Mitarbeiter ausschließlich virtuell begrüßen, einarbeiten und in ihre Teams integrieren. Eine erste Zwischenbilanz zeigt, dass die Unternehmen diese Möglichkeit umfassend genutzt haben. Laut dem aktuellen Future Talents Report haben 95 Prozent der befragten Praktikanten trotz Corona-Zeiten irgendeine Form des Onboardings erhalten. Allerdings haben sich die Instrumente verändert. Während klassische Onboarding-Maßnahmen wie Vorstellungsrunden oder Werksführungen kaum angeboten wurden, haben viele Unternehmen mit Welcome-Paketen gepunktet. Das kam bei der jungen Generation gut an und wurde als Zeichen der Wertschätzung empfunden.
„Laut Umfrage, sind die Praktikanten insgesamt mit der digitalen Kommunikation im Unternehmen wie auch zwischen Kollegen zufrieden. Trotz Corona und reduzierter Präsenz machen die Unternehmen bei der Kommunikation mit den zukünftigen Talenten demnach einen guten Job“, erklärt Janine Zimmermann, stellvertretende Studienleiterin des CLEVIS Future Talents Reports und Expertin in Sachen Nachwuchsbindung und -förderung. „Sie kommunizieren klar, bieten Feedbackmöglichkeiten und haben eine Willkommenskultur etabliert. Es zeigt sich: Richtig angegangen ist digitale Kommunikation kein Hindernis, sondern Fortschritt und Chance.“
Grundsätzlich kann ein Unternehmen alle Tätigkeiten, die später in einem virtuellen Setting stattfinden können, digital onboarden. Entscheidend für den Erfolg eines digitalen Onboardings ist die Haltung und Bereitschaft der neuen Mitarbeiter und der Führungskräfte im Betrieb. Digital Natives, wie die Generationen Gen-Y und Gen-Z, sind für den digitalen Umbruch bereit. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Führungskräfte dazu bereit und vor allem in der Lage sind, auf Distanz zu führen.
So gelingt Remote Onboarding
Ein strukturiertes digitales Onboarding sollte sämtliche Aspekte des Onboardings umfassen, wie die fachliche Einarbeitung als auch die soziale Integration. Voraussetzung für ein digitales Onboarding ist selbstverständlich das rechtzeitige Bereitstellen der benötigten Hard- und Software. Neue Arbeitnehmer sollten sich problemlos in Mitarbeiterplattformen einloggen können, auf E-Learning-Tools zugreifen und Checklisten mit To Do‘s sehen, die sie in den ersten Tagen zu erledigen haben. „Oder laden Sie Neuankömmlinge zu einem digitalen Welcome Training ein“, rät Elisa Pietrasch, Senior Consultant bei Clevis und verantwortlich für die Themen Digitalisierung von HR und HR Strategie. „Dort erfahren sie mehr über Unternehmenswerte und Strukturen, über Systeme und Programme des Unternehmens und können sich mit ihren Aufgaben vertraut machen.
Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Mentor zur Seite. Er ist als Teil des Teams für die fachliche Einarbeitung zuständig. Erproben Sie innovative Konzepte: Bieten Sie virtuelle Project Talks mit erfahren Spezialisten aus Ihrem Unternehmen an. Hier werden innovative Ideen und Lösungen vorgestellt, die den Neuen helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern, neue Ideen zu entdecken und mit Experten aus dem Unternehmen in Kontakt zu treten.“
Aber auch soziale Interaktion kann digital möglich gemacht werden. Hilfreich ist dabei ein Buddy. Dieser kümmert sich um die soziale Integration des neuen Kollegen. Der Buddy ist ebenfalls Teil der Abteilung, in die der neue Mitarbeiter integriert werden soll. Zudem ist es ratsam, dass die Führungskraft nach den ersten Tagen per Videokonferenz ein Check-In-Gespräch mit dem neuen Arbeitnehmer führt. Das stellt den Kommunikationsfluss sicher und sorgt für Transparenz.
Folgende Fragen können hier zur Sprache kommen:
Wie war ihre erste Woche? Was hat Ihnen an Onboarding-Prozess gefallen? Was kann ich als Führungskraft tun, um Sie besser in Ihre Rolle zu bringen? Und was sind Ihre ersten Gedanken über Ihr Team? Und Elisa Pietrasch hat noch weitere Tipps: „Lassen Sie auch das Teamgefühl nicht zu kurz kommen und laden Sie den neuen Mitarbeiter zu digitalen Breakout-Sessions ein, wie die digitale Kaffeepause, Team-Hangouts oder Afterwork-Meetings. Richten Sie Gruppenchats ein, damit Neuankömmlinge niedrigschwellige Plattformen nutzen können, um sich mit Kollegen auszutauschen.“
Die Vorteile eines guten digitalen Onboardings liegen auf der Hand: Denn nur wer sich gut aufgehoben fühlt, geht die neue Position motiviert an. Je mehr Wertschätzung jemand erfährt, desto sicherer agiert er fachlich und integriert sich schneller ins Unternehmen.
Digitales Onboarding – ein strategischer Umbruch
Fest steht: Auch über die Pandemie hinaus wird das digitale Onboarding eine Rolle spielen. Die fachliche Einarbeitung kann und sollte in Zukunft digital stattfinden, da sie ArbeitgeberInnen und ArbeitnehmerInnen ein Höchstmaß an Flexibilität bietet. Das soziale Onboarding hingegen, bei dem es um den Aufbau von persönlichen Kontakten zu Kollegen, Vorgesetzten und Kunden geht, wird sich, soweit möglich, wieder am Arbeitsplatz abspielen. Denn eine persönliche Begrüßung seitens der Führungskraft, Welcome-Lunches oder Werksführungen können einen wichtigen Beitrag leisten, damit sich Mitarbeiter vom ersten Tag an im Unternehmen wohlfühlen.
In der Personalarbeit „nur“ das Onboarding zu digitalisieren, ist allerdings deutlich zu kurz gedacht: Die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass man voll digital rekrutieren, einstellen, onboarden und längerfristig zusammenarbeiten kann. Das öffnet die Tür für eine flexible Zusammenarbeit über große Distanzen und schafft Zugang zu einem umfassenderen Bewerbermarkt. „Daher sollten Unternehmen digitales Onboarding keinesfalls als Zeiterscheinung begreifen, sondern vielmehr als Beginn eines strategischen Umbruchs nutzen“, resümiert Pietrasch.
1 https://www.clevis.de/FutureTalentsReport/Future_Talents_Report_2021.pdf
Autoren: Janine Zimmermann und Elisa Pietrasch
Janine Zimmermann ist stellvertretende Studienleiterin des CLEVIS Future Talents Reports und Expertin in Sachen Nachwuchsbindung und -förderung.
Elisa Pietrasch ist Senior Consultant bei CLEVIS – verantwortlich für die Themen Digitalisierung von HR und HR Strategie.
Seit mehr als 10 Jahren berät die Clevis GmbH Unternehmen in Fragen der Digitalisierung von HR, HR Strategie und Business Transformation. Mit der Erfahrung von über 400 Projekten in diesem Kontext zählt das Clevis-Team zu den Top HR Spezialisten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. www.clevis.de
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