Die digitale Transformation macht es unvermeidlich, dass Unternehmen ihre IT-Infrastruktur den neuen Gegebenheiten anpassen müssen. Ansonsten laufen sie Gefahr, im harten Konkurrenzkampf den Anschluss zu verlieren.
Ein modernes Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) erlaubt die optimale Steuerung der Betriebsabläufe und verbessert die betriebsinternen Prozesse und Strukturen in Echtzeit. Unternehmen schonen ihre Ressourcen und reagieren schneller auf Marktveränderungen.
Was wird unter einem ERP-System verstanden?
Ein ERP-System ist eine Software, die eine komplexe Anwendungsstruktur beinhaltet. Es trägt direkt dazu bei, die Unternehmensressourcen optimal zu planen und zu organisieren. Geschäftsprozesse werden optimiert und Durchlaufzeiten reduziert. Die Geschäftsleitung wird befähigt, den Überblick über die Abläufe und Ressourcen in Echtzeit zu überwachen und zu steuern.
Das erleichtert ein effektives Management. Gleichzeitig können schneller eventuell notwendige Gegenmaßnahmen getroffen werden. Somit hat ein funktionierendes ERP-System einen entscheidenden Anteil an der Kostenreduzierung und Leistungssteigerung eines Unternehmens. Es empfiehlt sich, vor der Implementierung die IT-Infrastruktur mit smartworx.de zu verbessern, um die Abläufe reibungslos zu gestalten.
Welche Vorzüge und Nachteile hat ein ERP-System?
Die Einführung eines ERP-Systems ist mit vielen Vorteilen verbunden. Allerdings machen sich auch einige Nachteile bemerkbar.
Vorteile
- Alle Abteilungen und Mitarbeiter arbeiten vernetzt mit einer einheitlichen Datenbasis.
- Die Daten sind jederzeit abrufbar.
- Ein ERP-System treibt die Automatisierung der Prozesse voran.
- Der Verwaltungsaufwand wird minimiert.
- Große Kosten- und Arbeitszeitersparnisse.
- Wiederholungen, Doppelungen und redundante Arbeiten werden vermieden.
- Steigerung der Kundenzufriedenheit.
- Schonung der Ressourcen.
- Reduzierung der Lagerhaltung.
- Steigerung der Transparenz.
Nachteile
- Das große Angebot an ERP-Systemen kann die individuelle Auswahl hinsichtlich der Branche, Größe und Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens komplizieren.
- Vorbereitung und Einführung können sich zeitaufwendig gestalten.
- Kosten für Software und deren Installation sowie für Mitarbeiterschulung.
- Abhängigkeit von einem Anbieter.
Die Phasen einer ERP-Implementierung
Die Implementierung eines ERP-Systems gestaltet sich je nach Branche und Größe des Unternehmens unterschiedlich. Es lassen sich jedoch sechs Phasen erkennen, die sich teilweise überlappen.
IT-Infrastrukturanalyse
Die Infrastrukturanalyse der betriebsinternen IT ist eigentlich kein Teil des ERP-Systems. Sie ist aber eine Vorbedingung, damit die Implementierung reibungslos umgesetzt werden kann.
Dabei werden alle Komponenten wie der Server und die Internetverbindungen geprüft und Schwachstellen beseitigt. Überdies werden die Arbeitsplätze inklusive Desktops, Notebooks, Dockingstationen sowie die gesamte IT-Infrastruktur auf den neuesten Stand der Technik versetzt. Moderne Telefonanlagen werden eingerichtet, Cloud-Lösungen gefunden und die IT-Umgebung nachhaltig verbessert.
Projektinitialisierung
Die zweite Phase hat zum Ziel, die Rahmenbedingungen für die Implementierung des ERP-Systems zu schaffen. Wichtige Aufgaben sind die Konstellation des Projektteams sowie die Zuordnung der unterschiedlichen Verantwortlichkeiten. Obendrein wird die Einführung eines Projekthandbuchs abgestimmt, indem das Vorgehen zeitnah dokumentiert wird. Mit der Erarbeitung eines Projektplans wird die Initialisierungsphase abgeschlossen.
Installation und Coaching des Teams
Jetzt werden die Software-Komponenten installiert. Das Kernteam wird anhand einer sogenannten Überblickschulung, die einen typischen Auftragsdurchlauf beinhaltet, an die Funktionsweise des ERP-Systems herangeführt. Ergänzende Schulungen können das Wissen des Teams vertiefen.
Zudem wird eine zukünftige Prozesslandkarte erarbeitet. Dieser im Fachjargon als ”Big Picture” bezeichnete Systemüberblick erleichtert die nachfolgenden Einführungsprozesse.
System- und Prozessdesign
Das übergeordnete Thema der vierten Einführungsphase ist dem Design gewidmet. Die Kernfrage dreht sich dabei um die Frage, wie die Prozesse der verschiedenen Unternehmensbereiche sinnvoll eingerichtet werden und wie diese sich in das ERP-System integrieren lassen.
In Zusammenarbeit aller Beteiligten werden Schnittstellen definiert und kontrolliert, ob die angedachten Prozesse funktionstüchtig sind oder ob mit Medienbrüchen zu rechnen ist. Notwendige Anpassungen werden spezifiziert und verfeinert. Zum Schluss werden die erarbeitenden Funktions- und Ablaufbeschreibungen dokumentiert.
Realisierung des System- und Prozessdesigns
Im Zentrum der fünften Einführungsphase stehen Konfiguration, Justierung und diverse Tests. Der Anbieter konfiguriert das System nach dem vorab definierten Prozess- und Systemdesign. Dabei werden weitere Anpassungen vorgenommen, bevor der iterative Feinschliff der Migrationsverfahren erfolgt.
Nach erfolgreichem Abschluss des Migrationstests liegen die Daten in einer Qualität vor, mit der sie ins ERP-System integriert werden können. Ein abschließender Integrationstest ist als ein Testlauf zu verstehen, der die Prozesse des gesamten Unternehmens einbezieht.
Betriebsstart
Die zentrale Thematik der letzten Phase ist die Schulung der Endanwender. Ist diese erfolgreich abgeschlossen, kann das ERP-System in Betrieb genommen werden.
Autor: Wolfgang Schneider
Titelfoto: Bild von Gerd Altmann auf Pixabay
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