Laut § 108 der Gewerbeordnung ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, seinen Angestellten monatlich eine Lohnabrechnung auszustellen. Sobald der erste Mitarbeiter eingestellt ist, nimmt diese Arbeit wertvolle Ressourcen in Anspruch. Wie ist bei der Erstellung der Lohnabrechnung vorzugehen und welche Möglichkeiten gibt es, den Arbeitsaufwand auf ein Minimum zu reduzieren?
Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung ist ein Dokument, das alle Informationen über die Vergütung der Mitarbeiter enthält. Sie wird in der Regel einmal im Monat ausgestellt und schlüsselt die Lohnzahlung in allen Details auf. Dabei enthält die Lohnabrechnung alle relevanten Kennziffern wie Steuern, Abzüge und die Höhe des eigentlichen Verdienstes.
Dadurch können sowohl Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber und das zuständige Finanzamt den Lohn transparent nachvollziehen. In diesem Artikel können Interessierte mehr zur Lohnabrechnung erfahren.
Welche Angaben muss die Lohnabrechnung enthalten?
Eine Lohnabrechnung ist ein umfangreiches Dokument. Es ordnet sich in drei Teile.
Kopfteil
Der erste Teil enthält allgemeine Angaben wie den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers und des Lohnempfängers. Zudem werden das Bezugs- und das Erstellungsdatum eingetragen. Weiterhin enthält der Kopfteil der Lohnabrechnung Angaben zu den Steuer- und Sozialversicherungsdaten der Beschäftigten.
Hauptteil
Hierbei handelt es sich um das Herzstück der Lohnabrechnung. Sie enthält die folgenden Informationen:
- Bruttolohn
- Geldwerte Vorteile und Sachbezüge
- Steuerfreibeträge
- Abgaben für die betriebliche Altersvorsorge
- Höhe der abzuführenden Kirchensteuer
- Beiträge zur Sozialversicherung
- Aufwandsentschädigungen
- Vermögenswirksame Leistungen
- sonstige Abzüge
- Betrag, der zur Auszahlung freigegeben wird
Schlussteil
Im letzten Teil der Lohnabrechnung werden die Kontodaten der Mitarbeiter eingetragen. Überdies enthält der Schlussteil die Verdienstbescheinigung und die genaue Angabe der Summe, die der Arbeitgeber zu bezahlen hat.
Wie wird die Lohnabrechnung erstellt?
Inzwischen ist ersichtlich geworden, dass die Erstellung einer Lohnabrechnung ein komplexes Unterfangen ist. Trotzdem wird sie in vielen Betrieben mithilfe einer Vorlage immer noch händisch in Eigenregie durchgeführt. Andere Unternehmen beauftragen für diese Arbeit einen kostenpflichtigen externen Steuerberater. In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung ist es jedoch kosten- und zeitsparender, die Lohnabrechnung über eine geeignete Software abzuwickeln.
Lohnabrechnung mit einer Vorlage
Diese Form der Lohnabrechnung ist aufwändig und nur geeignet, wenn weniger als fünf Mitarbeiter beschäftigt werden. Eine Excel-Vorlage ist im Internet schnell gefunden. Dann muss für jeden Mitarbeiter jeder einzelne Posten eigenhändig und korrekt berechnet werden.
Lohnabrechnung auslagern
Dabei werden die Dienste eines Steuerberaters in Anspruch genommen. Üblicherweise werden alle erforderlichen Unterlagen einmal im Monat an den Dienstleister übermittelt, der die Lohnabrechnungen binnen weniger Tage fertigstellt. Die Beauftragung eines Lohnsteuerbüros kann hohe Zusatzkosten verursachen.
Software gebundene Lohnabrechnung
Moderne Unternehmen greifen auf eine Lohnbuchhaltungssoftware zurück. Diese berücksichtigt die monatlichen Schwankungen, wie sie bei Lohnzahlungen üblicherweise gegeben sind. Sofern die Software den Anforderungen des Gesetzgebers entspricht, ist diese Lösung der sicherste und schnellste Weg, fehlerlose Lohnabrechnungen in großer Anzahl zu erstellen. Es müssen nur einmal die Stammdaten der Mitarbeiter ins Programm eingegeben werden.
Die Personaldaten werden zentral erfasst und können jederzeit abgerufen werden. Gleichzeitig leitet die Software die notwendigen Angaben an die Sozialversicherungsträger weiter und informiert das Finanzamt. Die Zuordnung und Verteilung der Lohnzahlungen werden transparent und übersichtlich dargestellt. Danach erstellt die Software die Abrechnung jeden Monat automatisch ohne weiteres Zutun und veranlasst die Überweisungen an die Mitarbeiter.
Auf diese Weise ist der Überblick über alle Personalkosten zu jedem Zeitpunkt gegeben. Der Kauf einer Lohnbuchhaltungssoftware ist mit einem geringen Kostenaufwand verbunden, weshalb sie sich auch für Startups und Unternehmen mit kleinem Budget eignet.
Fazit – welche Vorteile bietet eine Lohnbuchhaltungssoftware?
Die Vorzüge einer funktionierenden Lohnbuchhaltungssoftware lassen sich im Vergleich zu den angegebenen Alternativen wie folgt zusammenfassen:
- Die gesamte Lohnbuchhaltung wird bequem, transparent und flexibel unter dem Dach des Unternehmens ausgeführt.
- Der Arbeitsaufwand verringert sich signifikant.
- Fehler werden vermieden.
- Es fallen keine Kosten für externes Fachpersonal an.
- Das Management behält jederzeit den Überblick über die unternehmenseigenen Finanzen.
- Die gesetzlichen Richtlinien werden beachtet.
- Die Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft konzentrieren.
Titelfoto: Bild von Mohamed Hassan auf Pixabay
Autor: Wolfgang Schneider
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