Agil, flexibel und dynamisch bleiben

3. Mai 2021

Paperless: Dokumente erstellen,versenden, signieren und archivieren. All-in-One-Lösung, die den Dokumenten-Workflow ganzheitlich digitalisiert

Stellen Sie sich und das Startup Paperless doch kurz unseren Lesern vor!

Dokumente und Verträge stellen den Mittelpunkt des gesamten Geschäftslebens dar. Das ist ein riesiger Markt und die bestehenden Produkte sind nicht zeitgemäß. Das wollen wir ändern! Wir helfen also Unternehmen beim Umstieg von Papier- und PDF-basierten Prozessen zu einer Online-Lösung, mit der sie intelligente Dokumente auf einer Plattform erstellen, elektronisch signieren und verwalten können. Als Entrepreneur in Residence ist es meine Aufgabe die Go-To-Market Strategie, also alles was nach außen in den Markt kommuniziert wird, zu planen und umzusetzen.

Warum haben Sie sich entschieden, ein Unternehmen zu gründen?

Paperless ist bereits das zweite Start Up der beiden Gründer Jan und Sebastian. In Ihrem ersten Unternehmen, das heute bereits erfolgreich läuft, unterstützen die Beiden mit ihrer Kundenbindungssoftware mehr als 1.000 lokale Geschäfte und sorgen dafür, dass 1 Million Nutzer täglich in ihren Lieblingsläden für ihre Treue belohnt werden.

In diesem Kontext sind die Beiden auf Herausforderungen gestoßen: Das manuelle Versenden und Abwickeln von Verträgen ist enorm zeitaufwendig, fehleranfällig und intransparent. Eine große Fehlerquelle lag in der Erfassung von Daten, da Verträge ausgedruckt, handschriftlich ausgefüllt bzw. unterschrieben und per Scan oder Bild zurückgeschickt wurden. Das ist nicht nur juristisch angreifbar, sondern auch für Sender und Empfänger unnötig aufwendig.

Selbst kleinste Änderungen in den Verträgen stellen eine große und zeitintensive Aufgabe dar. Diese Probleme haben sich nach Gesprächen mit dutzenden Unternehmen aus verschiedensten Branchen und Unternehmensgrößen als allgegenwärtig bestätigt.

Zudem verrät der Blick auf die heutigen Marktbegleiter von Paperless schnell, dass die bestehenden Lösungen das Problem entweder nur teilweise abdecken, die Daten auf amerikanischen Servern gehostet werden (Stichwort „Schrems II“) oder die UI/UX der Lösungen nicht zufriedenstellend ist. So entstand die Idee eine eigene Lösung zu entwickeln, die den gesamten Vereinbarungsprozess optimiert und Kunden das Ausfüllen und Unterzeichnen auf allen Endgeräten ermöglicht.

Welche Vision steckt hinter Paperless?

Wir wollen der Standard für reibungslose digitale Dokumenten- und E-Signature-Workflows für jedes Unternehmen werden. Wir haben gesehen, wie wir mit Paperless durch modernes Vereinbarungsmanagement auf Basis intelligenter Dokumente das Onboarding neuer Kunden von rund 30 Minuten Aufwand auf weniger als eine Minute reduzieren konnten. Es ist unser Ziel mit Paperless, solche Produktivitätssteigerungen nun für Unternehmen aller Art zu ermöglichen.

Von der Idee bis zum Start was waren bis jetzt die größten Herausforderungen und wie haben Sie sich finanziert?

Es gibt unfassbar viele unterschiedliche Anwendungsfälle und Geschäftsprozesse, welche auf Dokumenten und Vereinbarungen beruhen. Unsere Herausforderung als Anbieter ist es nun eine Lösung zu schaffen, die all diesen Anforderungen auf einer technischen Basis gerecht wird.

Aktuell läuft die Pilotphase, um möglichst viel Feedback einzusammeln und unseren Product-Market-Fit zu finden. Hierbei besteht die Herausforderung Branchen und Anwendungsfälle zu identifizieren, für die Paperless im aktuellen Stadium optimal Mehrwert leisten kann, um dann schnell Traction aufzubauen.

Finanziert ist Paperless aus einem Mix von Darlehen aus dem privaten Umfeld und Eigenkapital der beiden Gründer. In ca. 12 Monaten planen wir unsere Series A. Bis dahin müssen wir noch einige wichtige Meilensteine erreichen.

Wer ist die Zielgruppe von Paperless?

Grundsätzlich hat jedes Unternehmen und jede Abteilung mit Verträgen zu tun und ist somit ein möglicher Nutzer von Paperless. Je nach Frequenz und Anzahl der Verträge muss das Investment dann natürlich abgewogen werden.

Wir konnten jedoch beobachten, dass unsere Lösung insbesondere bei StartUps und in der Old Economy Anklang findet. Die StartUps suchen sehr häufig nach innovativen Lösungen, die den gesamten Lifecycle eines Dokuments abdecken, um kostbare Zeit im Aufbau des Unternehmens zu sparen – die „Old Economy“, also Unternehmen aus der Maschinenbau-, Immobilien-, Chemie- oder Automobilindustrie sind oftmals noch stark an Papier gebunden und suchen nun, auch aufgrund der Pandemie, nach digitalen Lösungen. Auch Steuerberater, die tagtäglich mit Formularen arbeiten, können sich viel Zeit durch den Einsatz der Lösung sparen.

Durch stetige Tests in verschiedenen Branchen und unterschiedlichen Unternehmensgrößen werden wir versuchen ein noch besseres Bild über unser ICP (Ideal Customer Profil) zu erhalten.

Wie funktioniert Paperless? Wo liegen die Vorteile? Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?

Mit Paperless können Dokumente direkt erstellt, versendet, signiert und archiviert werden. Es handelt sich um eine All-in-One-Lösung, die den Dokumenten-Workflow ganzheitlich digitalisiert. Im Vergleich zu anderen Lösungen wählen wir einen viel moderneren technologischen Ansatz: Wir versuchen nicht, PDFs ausfüllbar zu machen. Mit Paperless werden Dokumente in einem eigenen No-Code-Editor erstellt, ähnlich wie in Word oder Google Docs. Hier sind alle notwendigen Formularfelder, um Daten zu erfassen oder Unterschriften einzuholen integriert.

Es wird kein Word, Papier, Stifte, Scanner, PDF-Reader, Ordner und Büroraum mehr benötigt. Das Ausfüllen funktioniert bequem und rechtssicher von jedem Gerät aus und ist nahtlos in bestehende Prozesse integriert.

Paperless, wo geht der Weg hin?

Aktuell steht die Neukundengewinnung und die Optimierung der Plattform im Vordergrund. Um beide Ziele zu erreichen, haben wir uns für eine Pilotphase entschlossen. Aktuell nutzen etwa 100 Unternehmen die Lösung und wir erhalten fortlaufend Feedback. Das ist insofern sinnvoll, als dass wir dadurch extrem spannende Erkenntnisse gewinnen und darauf basierend im nächsten Schritt die Marketing- und Vertriebsaktivität abstimmen können.

In den kommenden Monaten wird das Paperless Team vor allem in den Bereichen Tech und Go-To-Market weiter wachsen.

Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?

Wir werden agil und kundenorientiert weiter an unserer Plattform arbeiten, um die vielfältigen Probleme rund um Dokumente und Vereinbarungen im Geschäftsleben zu lösen. Sobald wir unseren Sweetspot im Markt gefunden haben, ist das Ziel die Marktführerschaft in diesem Segment. Wir sind zuversichtlich, dass wir in fünf Jahren die Go-To-Lösung für smartes Vereinbarungsmanagament für moderne Unternehmen sind.

Zum Schluss: Welche 3 Tipps würden Sie angehenden Gründern mit auf den Weg geben?

Agil, flexibel und dynamisch bleiben:

Wachstum kann nur dann ermöglicht werden, wenn das Unternehmen stets agil bleibt und somit auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und die Wachstumsstrategie darauf anpassen kann. So hat uns die globale Corona-Pandemie gezeigt, dass sich die gesamte Geschäftswelt, der Markt und das Kaufverhalten in kürzester Zeit beispiellos ändern können und Unternehmen auf unerwartete Änderungen reagieren müssen, um sich zu etablieren oder weiterhin am Markt bestehen zu bleiben.

Experimentieren:

Eine Kultur des Experimentierens sollte fest im Unternehmen verankert sein und die Experimentierfreudigkeit von allen Mitarbeitern gelebt werden. Es gibt keine Strategie, die direkt ab dem Zeitpunkt der Gründung des Unternehmens funktioniert und sich positiv auf das Wachstum auswirkt. Durch das Experimentieren und Testen von neuen Strategien kann dann die Strategie gefunden werden, die das Unternehmen quantitativ und qualitativ wachsen lässt. Wichtig ist hier, dass fortlaufend analysiert wird, welche der Handlungen Früchte tragen.