Viele Unternehmer arbeiten noch mit „vorsintflutlichen“ Methoden bei der Rechnungsverwaltung. Sie sammeln Berge von Belegen, ordnen sie ein und erstellen dann die jeweiligen Posten für Abrechnungen und Steuererklärungen. Dies trifft insbesondere auf manche ältere Kleinunternehmer und auf manche Start-ups zu. Den neuesten Technologien traut man noch nicht so recht, und so müht man sich mit den herkömmlichen, analogen Methoden der Datenverarbeitung ab. Gleichzeitig wird der Wettbewerb am Markt für die Unternehmen immer härter und alle Prozesse vollziehen sich immer schneller, und eine Firma kann langfristig nur bestehen, wenn sie mit den Konkurrenten mit der modernsten Infrastruktur schritthalten kann.
Wie einfach ist die Umstellung zur modernen, digitalen Rechnungsverwaltung?
Bei der Umstellung sind zuallererst einige Hürden zu nehmen. Es dürfen zum Beispiel nur Programme zur Rechnungsverwaltung verwendet werden, die GoBD-konform sind, d. h. welche gewisse gesetzliche Normen erfüllen. Zur Wahrung des Datenschutzes müssen zudem alle DSGVO-Vorschriften beachtet werden. Außerdem sind die Mitarbeiter bei der Umstellung zu unterstützen – vor allem jene, die mit Überzeugung an den „alten“ Methoden der Rechnungsverarbeitung festgehalten haben. Die Notwendigkeit dieser Modernisierungsmaßnahme für das Fortbestehen der Firma muss der Belegschaft eindringlich klargemacht werden. Überdies müssen die passenden Softwaretools eingesetzt werden, die am effizientesten bei der digitalen Rechnungsverarbeitung sind.
Was sind Vorteile? Gibt es Nachteile?
In der Tat bringt die Umstellung der Rechnungsverwaltung auf die modernste Form der Digitalisierung einige Vorteile, vor allem dann, wenn es sich um ein KI-basiertes Datenverarbeitungssystem mit automatisierter Rechnungserkennung mit entsprechender Zuordnung handelt. Yokoy hat genau so ein Softwaresystem in petto. Hier werden die Belege in das System geladen, aus welchen dann die relevanten Daten und Zahlen per OCR-Erkennung erfasst und zugeordnet werden. Zusätzlich prüft das Tool alle Rechnungen auf Fehler, auch um das Unternehmen vor Betrug zu schützen. Die Vorteile der digitalisierten Rechnungsverwaltung liegen auf der Hand:
- erhebliche Arbeitserleichterung bei der Datenverarbeitung
- wesentlich höhere Effizienz
- eingebaute Betrugssicherung zur Erkennung von fehlerhaften Rechnungen
- Zusammenlegung von Abteilungen, dadurch mehr Transparenz
- sichere Datenverschlüsselung zum Schutz vor Zugriff durch Unbefugte
- erhebliche Kosten- und Zeitersparnis
Viele Computersysteme müssen für die Nutzung komplexer Digitalisierungsprogramme aufgerüstet werden. Die dafür anfallenden Kosten zahlen sich jedoch für das Unternehmen um das Vielfache aus.
Gibt es unterstützende Programme und Tools?
Die Software von Yokoy lässt sich in über 50 verschiedene Datenverarbeitungssysteme integrieren, mit welchen man die Rechnungen digitalisieren kann. Einige wenige seien hier als Beispiel aufgeführt:
- SAP Business One Logo mit Einbindung von CSV-Dateien zu Finanzbuchungen
- It’s Us (Yokoy Exact Connector) für reibungslose Datenübertragung zwischen Yokoy Spend Management und dem Exact ERP-System
- Workday SCIM Tool für die Synchronisation von Mitarbeiter-Stammdaten
Die KI-basierte Rechnungsverwaltung ist die Methode der Datenverarbeitung für Unternehmen mit Zukunft. Ob Einzelunternehmer oder globaler Großkonzern – Unternehmen jeder Größe profitieren von dieser kosten- und zeitsparenden Methode der Rechnungsverarbeitung.
Autor: Yokoy
Bild pixabay
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