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Sie tragen keine Masken und knacken keine Schlösser, richten aber erheblichen Schaden an. In Gesprächen mit CFOs und Finanzteams zeigt sich: Die größten Zeitdiebe sitzen in der eigenen Finanzabteilung. Gemeint sind kleine, scheinbar harmlose manuelle Aufgaben, ineffiziente Prozesse und unübersichtliche Workflows. Einzeln banal, entziehen sie Finanzteams wertvolle Zeit.
Studien zeigen: Finance Teams verbringen rund 26 Stunden pro Woche mit manuellen Routinetätigkeiten. Zeit, die für Analysen und strategische Entscheidungen fehlt. Dabei hat sich die Rolle von Finance längst gewandelt. Heute erwarten Geschäftsführung und Fachbereiche, dass Finance als strategischer Sparringspartner agiert und Wachstum mitgestaltet. Bleibt der Großteil der Arbeitszeit operativen Pflichtaufgaben vorbehalten, bleibt dieser Anspruch Theorie. Genau hier liegen die sieben größten Zeitdiebe:
Die Suche nach den Belegen
Fehlende oder unklare Belege gehören zu den Klassikern im Finanzalltag. Quittungen werden zu spät eingereicht, sind unleserlich oder gehen ganz verloren. Finanzteams müssen nachfragen, erinnern und recherchieren. Auch Mitarbeitende investieren Zeit, um Belege erneut zu suchen oder einzureichen.
Das Genehmigungslabyrinth
Freigabeprozesse sind in vielen Unternehmen unnötig kompliziert. Anträge wandern durch mehrere Instanzen, oft per E Mail. Es fehlt Transparenz, denn weder Antragstellende noch Finance wissen, wo ein Vorgang hängt. Entscheidungen verzögern sich, Rückfragen nehmen zu, Frust entsteht auf allen Seiten.
Die Daten verdoppeln sich konstant
Rechnungen, Belege und Kontoauszüge werden in verschiedene Systeme übertragen. Häufig noch per Hand. Diese doppelte oder dreifache Datenerfassung kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Schon kleine Ungenauigkeiten können spätere Auswertungen verfälschen und zusätzlichen Korrekturaufwand verursachen.
Der monatliche Abstimmungsstress
Zum Monatsende verdichtet sich die Arbeit. Transaktionen müssen abgeglichen, Abweichungen erklärt und fehlende Informationen eingeholt werden. Dieser Prozess ist notwendig, aber oft aufwendig. Kaum ist alles erledigt, beginnt der nächste Monat und damit derselbe Ablauf erneut.
Planung mit veralteten Daten
Wenn Ausgabeninformationen in unterschiedlichen Systemen liegen oder zeitlich verzögert vorliegen, leidet die Qualität der Planung. Forecasts basieren dann auf Annahmen statt auf aktuellen Zahlen. Entscheidungen werden im Nachhinein bewertet, statt aktiv gesteuert. Das ist besonders in dynamischen Wachstumsphasen ein Risiko.
Der Budgetengpass
In vielen Unternehmen wird erst spät sichtbar, ob Budgets überschritten wurden. Wenn Finance reagiert, ist das Geld meist bereits ausgegeben. Proaktive Steuerung ist kaum möglich. Das erschwert nicht nur die Finanzplanung, sondern auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
Die Endlosschleife der Rückfragen
Fragen zu Ausgabenregeln, Genehmigungen oder dem Status von Erstattungen landen regelmäßig beim Finance Team. Die Informationen sind oft vorhanden, aber nicht zentral oder verständlich zugänglich. Jede Anfrage wirkt harmlos. In der Summe binden sie jedoch viel Zeit und unterbrechen konzentriertes Arbeiten.
Diese Situationen sind in vielen Finanzabteilungen Alltag. Problematisch wird es, wenn sie als unvermeidbar gelten, denn Zeitverluste entstehen weniger durch einzelne Aufgaben als durch fehlende Struktur im Umgang mit ihnen. Um effizienter zu werden und die Rolle von Finance strategisch weiterzuentwickeln, braucht es daher einen klaren, ganzheitlichen Ansatz.
Vier Schritte mit denen Finanzteams Zeit zurückgewinnen können
Am Anfang steht eine ehrliche Bestandsaufnahme des Arbeitsalltags. Finanzteams sollten systematisch erfassen, welche Aufgaben täglich, wöchentlich und monatlich anfallen und wer sie verantwortet. Wichtig ist eine realistische Einschätzung des Zeitaufwands. Oft zeigt erst diese Analyse, wie viele Stunden in kleinteilige Routinen fließen. Transparenz ist die Voraussetzung, um gezielt gegensteuern zu können.
Im nächsten Schritt gilt es, besonders zeitintensive manuelle Aufgaben in den Fokus zu rücken. Nicht jede Tätigkeit lässt sich sofort optimieren, doch häufig konzentrieren sich Zeitverluste auf wenige wiederkehrende Routinen. Diese Prozesse sollten kritisch hinterfragt werden: Warum werden sie so ausgeführt, welche Abhängigkeiten bestehen und welchen Mehrwert liefern sie? Ziel ist es, Prioritäten zu setzen und dort anzusetzen, wo der größte Effekt liegt.
Zudem entstehen viele Ineffizienzen nicht durch fehlende Tools, sondern durch unklare Strukturen und Medienbrüche. Wiederkehrende Abläufe sollten so gestaltet sein, dass sie möglichst wenig manuelle Eingriffe erfordern und Informationen dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden. Es geht nicht um Technologie, sondern um eine Arbeitsweise, die Finance entlastet und Fehlerquellen reduziert. Je klarer Prozesse abgebildet sind, desto weniger Zeit geht für Nachfragen und Korrekturen verloren.
Effizienz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Unternehmen verändern sich, Teams wachsen und Anforderungen entwickeln sich weiter. Deshalb sollten Finanzteams ihre Abläufe regelmäßig überprüfen und an den aktuellen Bedarf anpassen. Nur so lässt sich verhindern, dass sich neue Zeitdiebe einschleichen.
Zeit für strategische Arbeit schaffen
Wenn Finanzteams weniger Zeit mit Suchen, Nachfragen und Korrigieren verbringen, entsteht Raum für wertschöpfende Aufgaben. 26 zusätzliche Stunden pro Woche können genutzt werden, um Forecasts zu schärfen, Budgets enger zu steuern und finanzielle Auswirkungen von Entscheidungen früher zu bewerten.
Dadurch agiert Finance weniger reaktiv und entwickelt sich stärker zum strategischen Sparringspartner für Management und Fachbereiche. Zugleich steigt die Analysequalität, operative Ad hoc Aufgaben treten in den Hintergrund und es entsteht mehr Spielraum für strategische Weiterentwicklung.
Alles in allem lässt sich sagen, dass Zeitdiebe sich nicht ignorieren lassen, sondern systematisch beseitigt werden müssen. Unternehmen, die ihre Prozesse gezielt verschlanken, gewinnen nicht nur Effizienz, sondern stärken Finance als aktiven Treiber unternehmerischer Entscheidungen.
Bild Michael Rap
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