Zeitmaker verbindet Software und KI, um Unternehmen den Zugang zur Forschungszulage zu vereinfachen und den Prozess von der Prüfung bis zur Auszahlung zu beschleunigen
Können Sie Zeitmaker kurz vorstellen und erzählen, wie die Idee entstanden ist?
Zeitmaker holt für innovative Unternehmen die Forschungszulage, den deutschen Steuerbonus für Forschung und Entwicklung. Abgerechnet wird rein erfolgsbasiert, ohne Vorkosten und ohne Honorar, falls keine Förderung stattfindet.
Wir haben den Prozess von Anfang an AI-first gedacht. Die Leitfrage war: Wie würde man Software und Service heute bauen, wenn KI der Kern ist und die Besonderheiten der Forschungszulage von Beginn an berücksichtigt werden? Und nicht: Wie digitalisiert man eine bestehende Beratung?
Die Software lernt aus Hunderten erfolgreicher Anträge und genauso aus den Absagen. Inzwischen betreuen wir über 100 Kunden: von KI-Startups über den industriellen Mittelstand bis zu börsennotierten Software-Häusern. Auch PE- und VC-Fonds beauftragen uns, durch ihre gesamten Portfolios zu gehen.
Wer steht hinter Zeitmaker, und welche Erfahrungen bringt das Gründerteam mit?
Erich Lehmann ist Y-Combinator-Alumnus, mehrfacher Gründer und seit Jahren tief im BSFZ-Prozess. Er verantwortet Fachlichkeit und Antragsqualität.
Daniel Höpfner hat über 20 Jahre Erfahrung im Aufbau von venture-finanzierten Tech-Startups in Deutschland und im Silicon Valley. Er hat mehrfach gegründet, unter anderem mit Exit bei pressmatrix.com, anschließend den VC-Fonds b10.vc aufgebaut und verantwortet bei Zeitmaker Sales, Go-to-Market und Partnerschaften.
Welche Vision verfolgen Sie mit Zeitmaker?
Zeitmaker soll das Synonym für die Forschungszulage in Deutschland werden: Fördermittel so einfach wie Online-Banking. Prüfen, klicken, Geld erhalten.
Die KI übernimmt Vorprüfung, Strukturierung und Plausibilisierung, unsere Software sorgt für revisionssichere Zeiterfassung und Dokumentation. Die Software ist das Unternehmen, die Beratung ist die Qualitätssicherung darüber, und wir sind die Dirigenten.
Welche Herausforderungen nehmen Sie Ihren Kunden konkret ab?
Zuerst die Frage „Lohnt sich das überhaupt?“. Die beantwortet unser Schnell-Check, bevor jemand Zeit investiert.
Wir wissen, wie man Sachverhalte darstellt, welches Wording passt und welches verwirrt und wir kennen die Fallstricke. Wir sind ihr Partner an der Seite für den ganzen Prozess.
Sie beschreiben Zeitmaker als servicebasiertes Unternehmen mit eigener Software. Was macht dieses Geschäftsmodell aus Ihrer Sicht besonders?
Software kann heute jeder bauen. Entscheidend ist, welches Problem sie löst. Wir sind auf zwei Extreme spezialisiert: die Qualität der Datenlage und die Geschwindigkeit der Auszahlung.
Datenlage. Unsere Pipeline wird mit jedem Ausnahmefall besser: mit jeder Bewertung durch einen Prüfer, jeder Korrespondenz mit der BSFZ. Über vier Jahre ist so eine immense Checkliste entstanden, die sämtliche Angriffsvektoren gegenüber Prüfern vorzeitig schließt. Wir rechnen damit, dass bald eine Welle von Rückforderungen durch das Land zieht. Wer keine wasserdichte Dokumentation vorweisen kann, muss Rückzahlungen inklusive Zinsen fürchten. Unsere Kunden sollen sicher sein, dass sie das ausgezahlte Geld auch behalten.
Geschwindigkeit. Dieser Aspekt wird in der Branche schlicht übersehen. Meist dauert es vom Start der Beantragung bis zum Geld auf dem Konto locker über ein Jahr, weil erst reagiert wird, wenn Nachforderungen eintreffen. Der Bescheid der Bescheinigungsstelle kommt spätestens nach drei Monaten, entscheidend ist eine solide Dokumentation. Wir messen deshalb die Zeit von unserem Onboarding bis zum Geld auf dem Konto. Das ist die Zahl, auf die es ankommt.
Unser eigener KI-Judge antizipiert die Nachforderungen, bevor sie entstehen. Was sich typischerweise über Monate zieht, ist in Wochen gelöst. Ein börsennotierter Kunde hatte mit der Auszahlung erst Ende nächsten Jahres gerechnet, nach über 18 Monaten Wartezeit. Mit uns kann er das Geld innerhalb von sechs Monaten haben. Beides hängt direkt zusammen: Ist die Datenlage von Anfang an perfekt, muss niemand mehr nachfragen.
Reine Beratung skaliert mit Köpfen, reine Software scheitert am Einzelfall. Bei uns standardisiert die Software 80 Prozent, der Mensch entscheidet die 20 Prozent, die über die Bewilligung entscheiden. Die Erfolgsvergütung zwingt uns zur Effizienz: Jeder manuelle Schritt kostet Marge, also wird er automatisiert.
Sie bezeichnen Zeitmaker als AI Full Stack Company. Was unterscheidet das von klassischem SaaS?
Klassisches SaaS verkauft Werkzeuge, und der Kunde muss sie bedienen. Wir verkaufen das Ergebnis und bauen den ganzen Prozess dahinter selbst.
KI erlaubt es erstmals, dass ein kleines Team Dienstleistung in Softwarequalität und Softwaregeschwindigkeit liefert. Nischen, die früher zu erklärungsbedürftig für Software waren, werden dadurch skalierbar. Aus VC-Perspektive heißt das: Service-Umsätze mit Software-Multiples, wenn die Automatisierung nachweisbar ist.
Welche Herausforderungen bringt es mit sich, einen komplexen Förderprozess so weit zu standardisieren und zu automatisieren, dass er für Unternehmen einfacher wird?
Die schwierigste Aufgabe ist die Unterscheidung zwischen Standardfall und Spezialfall. Jeder Ausnahmefall stärkt die Pipeline, darf den Standardfall aber nicht verkomplizieren. Der Kunde soll nie vor einer riesigen Checkliste stehen.
Diese Optimierung braucht Menschen mit Praxiswissen. Das steht in keinem Gesetz, man kann es nicht recherchieren, und das werden auch die nächsten Modellgenerationen nicht lösen.
Dazu kommen Ermessensspielräume statt klarer Regeln, denn eine BSFZ-Prüferin entscheidet über Neuartigkeit und Innovationslevel. Jedes Unternehmen dokumentiert F&E anders, Zeiterfassung und Personalkosten sind verteilt in verschiedenen Systemen, und Gesetzesänderungen wie das Jahressteuergesetz 2026 verschieben Fristen. Die Hauptaufgabe ist das Ausbalancieren: maximale Vereinfachung für den Kunden bei perfekter Datenlage und hoher Geschwindigkeit.
Wie spielen persönliche Beratung und digitale Prozesse bei Ihnen zusammen?
Software für Wiederholbares, Menschen für Urteilsvermögen.
Konkret heißt das: vier strukturierte Kundengespräche, dazwischen arbeiten Software und KI. Der Kunde spricht dabei immer mit einer Person, die den Fall kennt, nie mit einem Ticket-System. Die KI bereitet jedes Gespräch vor, damit der Berater die Zeit für Entscheidungen nutzt statt für Vorbereitung.
Welche Entwicklungen sehen Sie derzeit bei den Förderprogrammen?
Der Trend geht weg von Zuschussprogrammen mit Antragslotterie hin zu steuerlichen Instrumenten mit Rechtsanspruch. Fördersätze und Volumen wurden deutlich erhöht, viele Unternehmen wissen das noch nicht.
Das Jahressteuergesetz 2026 bringt neue Fristen und Verjährungsregeln: Ansprüche für 2022 müssen bis Jahresende gesichert werden. Ab 2027 kommen elektronische Bescheide, damit wird Fristenmanagement endgültig zur Softwareaufgabe. Unsere Antwort darauf sind Fristen-Kampagnen, Bescheid-Monitoring und eine laufend aktualisierte Wissensbasis.
Welche neuen Funktionen oder Weiterentwicklungen stehen bei Zeitmaker derzeit im Fokus?
Im Fokus steht die drastische Reduktion der Zeit bis zum Geld auf dem Konto, bei gleichzeitig hoher Qualität der Datenlage. Konkret arbeiten wir an vier Dingen:
- Ein Schnell-Check mit automatisierter Ersteinschätzung aus öffentlichen Daten.
- KI-Prüfer, die Nachfragen der Prüfer noch genauer vorwegnehmen. Statt monatelang auf eine Antwort zu warten, sollen diese Iterationen vorher per Knopfdruck passieren.
- Automatisiertes Bescheid- und Fristenmonitoring.
- Ein Partnerprogramm für Steuerberater sowie VC- und PE-Fonds.
Viel Potenzial sehen wir außerdem im Lernen aus vorhandener Dokumentation. Viele Unternehmen haben längst GitHub-Commits, Tickets und Präsentationen, nur unsauber. Wenn wir direkt daraus lernen, sinkt die Belastung für den Kunden weiter.
Wo sehen Sie Zeitmaker in einigen Jahren?
Als erste Adresse für die Forschungszulage in Deutschland, den USA und weiteren EU-Ländern, mit einer vierstelligen Mandantenzahl im wiederkehrenden Geschäft und einer White-Label-Lösung zur Integration in andere Software. Das Thema Innovationsförderung ist ein 100 Mrd Euro Markt und wird wachsen. Nur über Innovation werden wir die großen Herausforderungen unserer Zeit lösen und wir wollen helfen das die richtige Firmen diese Förderung erhalten.
Dahinter steht eine durchgängig digitale Plattform von Antrag bis Auszahlung, die in einem zersplitterten Beratungsmarkt den Standard für prüfungssichere F&E-Dokumentation setzt.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die ein servicebasiertes Unternehmen mit eigener KI-gestützter Software erfolgreich skalieren möchten?
Erstens: Verkauft das Ergebnis, nicht das Werkzeug, und lasst euch daran messen. Automatisiert erst, was ihr zehnmal manuell gemacht habt. Vorher kennt ihr die Ausnahmen nicht, und genau die entscheiden über die Qualität.
Zweitens: Context-Management ist Priorität, und es braucht Menschen. Bei vielen Mandanten wächst der Kontext, bis er kaum mehr greifbar ist. Beim dritten Mandanten funktioniert der Prompt noch, beim siebten ist so viel Schmutz im Kontext, dass der Agent immer schlechter wird. Wir nennen das intern The Purge: das regelmäßige Wegnehmen von unsinnigem Kontext. Das muss ein Ritual werden, und im Zweifel nimmt man lieber einen Ticken zu viel weg als zu wenig.
Drittens: Denkt in Loops, und baut die Firma so, dass sie ohne euch funktioniert. Wer mit KI arbeitet, wird irgendwann selbst zum Bottleneck, weil die KI einen Prompt braucht, um zu starten. Die Alternative: Die KI läuft, promptet sich selbst, pflegt ihren Kontext und arbeitet so weit wie möglich ohne dich. Loops erzeugen allerdings auch Kontext, deshalb funktionieren sie nur mit Punkt zwei. Deine eigentliche Arbeit als Gründer fließt dann ins Kontextmanagement, nicht mehr in die Arbeit selbst. Du willst schlafen oder am Wochenende in die Berge, die KI braucht das nicht. Der Mensch ist verantwortlich für die Kommunikation mit den Kunden und connecting the dots.
Und ein Gedanke zum Schluss: Das Wie ist durch KI weitgehend gelöst. Umso wichtiger ist die Entscheidung, was man überhaupt baut. Sie entscheidet über Erfolg oder Misserfolg.
Bildcredits privat
Wir bedanken uns bei den Gründern für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
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