Fünf Tipps, wie man Arbeit und Privates gezielt und organisiert unter einen Hut bringen kann
Der Kalender ist mittlerweile ein fester Bestandteil unseres Arbeitsalltags. Doch seit Beginn der Pandemie und dem Wechsel zu neuen Arbeitsrealitäten wie etwa dem hybriden Arbeitsmodell haben sich Business-Kalender stark verändert: Home-Office-Mitarbeiter arbeiten länger und sehen sich einer Flut von Online-Meetings gegenübergestellt. Valerie Scagliola von Evernote gibt Tipps, wie Sie mit dem richtigen Einsatz eines Kalenders Zeit einsparen, Zeitpläne einhalten, Orientierung finden und insgesamt produktiver und erfolgreicher arbeiten können.
„Die Pandemie und das damit zusammenhängende Homeoffice stellt Viele vor neue Herausforderungen, bei denen Arbeit und Privatleben mehr denn je miteinander verschmelzen“, sagt Valerie Scagliola von Evernote. „Es ist wichtig, eine Lösung zu finden, um beide Lebensbereiche bestmöglich zu koordinieren, und mit Hilfe eines digitalen Kalenders ist das machbar.”
Definieren Sie Fokus-Zeiten.
Legen Sie mindestens ein paar Mal pro Woche Zeitblöcke fest, die Ihnen die notwendige Ruhe verschaffen, um Aufgaben zu erledigen, ohne dass Ihnen etwas anderes dazwischen kommt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie können sich ohne Unterbrechungen auf eine Sache konzentrieren, Sie bauen damit Stress ab und erzielen eine bessere Arbeitsqualität. Mit dezidierten Fokus-Zeiten ist es einfacher, einen ununterbrochenen Arbeitsfluss zu erzeugen, das heißt, Ihr Gehirn muss nicht ständig zwischen den Aufgaben hin- und herschalten, wodurch Ihre Produktivität gesteigert wird.
Nutzen Sie Tools und Apps für die Kalenderverwaltung.
Es gibt verschiedene Tools und Anwendungen, die die Kalenderverwaltung erleichtern und Sie damit produktiver arbeiten lassen. Mit der Kalenderfunktion von Evernote können Sie Ihre Notizen, Ihren Zeitplan und Ihre Aufgaben zusammenführen, so dass Sie mit weniger Aufwand mehr erledigen können. Außerdem können Sie sich so schneller auf Besprechungen vorbereiten, sei es im Voraus oder aber erst direkt zum Meeting. Erstellen Sie eine vorformatierte Besprechungsnotiz, die automatisch Details aus Ihrem Kalender bezieht, wie z. B. Anlass, Datum und Teilnehmer, oder öffnen Sie eine bestehende Notiz, die mit Ihrer Besprechung verknüpft ist, und finden Sie alle relevanten Informationen an einem Ort – bereit, um loszulegen.
Vereinfachen Sie die Terminplanung.
Doodle und Calendly bieten großartige kostenlose Versionen für die Planung von Besprechungen mit Outlook, Gmail und anderen E-Mail-Diensten. Auf diese Weise können Kunden und Kollegen auf einfache Weise Termine mit Ihnen vereinbaren, anstatt Ihre Zeit und Konzentration darauf zu verwenden, dies manuell über einen Strom von E-Mails oder Messenger-Nachrichten zu erledigen. Legen Sie einfach Ihre Verfügbarkeit fest, teilen Sie den Link, lassen Sie den Kunden eine verfügbare Zeit auswählen und das Ereignis wird Ihrem Kalender hinzugefügt.
Planen Sie in Ihrem Kalender Zeit für grundlegende persönliche Dinge wie Essen, Sport und Zeit mit der Familie ein. Das ist wichtig, denn so können Sie sich eine Pause gönnen und gesund bleiben – sowohl geistig als auch körperlich. Es gibt eine Theorie, die besagt, dass, wenn man etwas nicht einplant, es auch nicht erledigt wird, zumindest nicht rechtzeitig. So bleiben Sie gesünder und glücklicher, was wiederum Ihrer Produktivität zugute kommt.
Verwenden Sie Farbcodes.
Kodieren Sie Ihren Kalender farblich, damit Sie einen Überblick über den bevorstehenden Tag haben, z. B. gelb für interne Besprechungen, blau für umfangreiche Arbeiten (Fokus-Zeiten) und orange für persönliche Termine. Auf diese Weise können Sie persönliche und geschäftliche Termine leicht voneinander unterscheiden und Ihren Tag schnell strukturieren.
Eine farblich sortierte Übersicht über Ihre Verpflichtungen und eine einfache Möglichkeit, diese auf einen Blick zu filtern, bedeutet, dass Sie beim Überprüfen Ihres Kalenders nicht zu viel Zeit damit verbringen müssen, die verschiedenen Aufgabentypen zu identifizieren. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, mehrere Kalender zu führen, wenn Sie so einen persönlichen und einen Arbeitskalender in einem haben können.
Nutzen Sie die Benachrichtigungsfunktion.
Benachrichtigungen können als Erinnerung dienen, damit Sie Ihren Zeitplan einhalten, ohne ständig in Ihren Kalender schauen zu müssen. Die neue Funktion für Ereignisbenachrichtigungen von Evernote in Verbindung mit Google Kalender ist ein nützliches Tool. Die Ereignisbenachrichtigungen erinnern Sie daran, vor oder nach einem Ereignis Notizen zu machen oder sie (wieder) zu öffnen. So können Sie sich besser auf eine Besprechung vorbereiten oder Maßnahmen ergreifen, um den Überblick zu behalten.
Autor
Als Senior Product Marketing Manager bei Evernote ist Valerie Scagliola dafür verantwortlich, Wachstum und Engagement für die Funktionen zu fördern, die den über 250 Millionen Evernote-Kunden helfen, ihre wichtigsten Inhalte zu dokumentieren. In Zusammenarbeit mit dem Produktmanagement, der Technik, dem Produktdesign und dem Support steuert sie Go-to-Market-Strategien und repräsentiert die Stimme des Kunden, um die Produkt- und Marketing-Roadmap zu gestalten. Valerie bringt einen kreativen und kundenorientierten Hintergrund aus verschiedenen Branchen mit und hat Erfahrung mit globalen Marketingprogrammen und -kampagnen.
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
