Lintelly bietet kleineren Unternehmen eine externe HR-Leitung, die mithilfe eigener Software Personalaufgaben übernimmt, Dokumente prüft und wichtige Fristen im Blick behält.
Nick, kannst du dich und Lintelly kurz vorstellen und erzählen, wie aus deiner Erfahrung als HR-Interim Manager die Idee entstanden ist, eine externe Personalabteilung für kleinere Unternehmen aufzubauen?
Ich bin Nick Schäfer und arbeite seit über sieben Jahren im Personalbereich, als HR Manager, Head of People und heute als HR-Interim Manager. Dabei habe ich mehr als 150 Trennungen begleitet. In kleineren Firmen habe ich immer wieder gesehen, dass HR erst ernst genommen wird, wenn etwas schiefgeht. Lintelly ist meine Antwort darauf: eine externe Personalabteilung für Firmen mit 10 bis 150 Mitarbeitenden, mit einer festen HR-Leitung und eigener Software im Hintergrund.
Viele Unternehmen mit 10 bis 150 Mitarbeitern verfügen über keine eigene HR-Abteilung. Welche Probleme entstehen dadurch im Arbeitsalltag und warum wird professionelle Personalarbeit deiner Erfahrung nach häufig zu spät aufgebaut?
Personalthemen landen dann bei der Geschäftsführung oder in der Buchhaltung, neben allem anderen. Verträge werden aus alten Vorlagen kopiert, Zeugnisse bleiben liegen, Fristen werden verpasst. Eine eigene HR-Stelle lohnt sich in dieser Größe oft noch nicht, also wartet man. Meist bis zur ersten schwierigen Trennung oder zum ersten Streit vor dem Arbeitsgericht.
Du vertrittst die Auffassung, dass kleinere Unternehmen eher eine verantwortliche Person als ein weiteres Softwaretool benötigen. Welche Erfahrungen haben dich zu dieser Einschätzung gebracht und was unterscheidet deinen Ansatz von klassischen HR-Softwarelösungen?
Ein Tool nimmt niemandem die Entscheidung ab. Kleine Firmen haben selten ein Softwareproblem, sie haben niemanden, der sich zuständig fühlt. Bei Lintelly gibt es deshalb eine Person mit Namen, die verantwortlich ist. Die Software erledigt die Fleißarbeit, die HR-Leitung prüft und gibt frei. Am Ende stehen fertige Dokumente statt Beratung.
Bei Lintelly bekommt jedes Unternehmen eine feste HR-Leitung als persönlichen Ansprechpartner. Wie funktioniert diese Zusammenarbeit konkret und welche Aufgaben übernimmt Lintelly im laufenden Betrieb?
Es beginnt mit dem kostenlosen HR-Check. Danach richten wir Lintelly in einer Woche ein: Wir übernehmen die Daten aus dem bestehenden HR-System, aus Ordnern oder Excel, erfassen alle laufenden Fristen und passen die Vorlagen an die Firma an. Am siebten Tag meldet sich die HR-Leitung zum ersten Briefing. Sie ist eine erfahrene HR-Fachkraft aus unserem Partnernetz und der Firma fest zugeordnet. Im laufenden Betrieb gehen Verträge, Zeugnisse, Abmahnungen, Fristen, Fragen aus dem Team und der Lohn-Input fürs Lohnbüro über Lintelly. Im Paket HR-Leitung gibt es zwei feste Termine im Monat und eine Antwort innerhalb eines Werktags. Gespräche zu Probezeit, Befristung und BEM führt die HR-Leitung, Trennungsgespräche bereitet sie vor und begleitet sie. Die Geschäftsführung bekommt jeden Morgen eine Übersicht, was ansteht, und jeden Monat einen HR-Bericht. Entscheidungen und Unterschriften bleiben bei ihr, und das eigene Lohnbüro kann bleiben.
Verträge, Arbeitszeugnisse und wichtige Fristen gehören zu den zentralen Aufgaben der Personalverwaltung. Wie unterstützt eure Software diese Prozesse und welche Arbeitsschritte bleiben bewusst in menschlicher Verantwortung?
Die Software bereitet Verträge, Zeugnisse und Fristen vor, auf Basis der Angaben und Vorlagen des Unternehmens. Die Bewertung, der Ton und jede Entscheidung mit Folgen für Menschen bleiben bei der HR-Leitung. Kein Dokument geht raus, das nicht ein Mensch gelesen und freigegeben hat.
Du betonst, dass jedes Dokument vor der Freigabe von einer Person geprüft wird. Wie organisiert ihr diese Qualitätskontrolle und wie stellt ihr sicher, dass auch bei wachsender Kundenzahl individuelle Anforderungen und rechtliche Besonderheiten berücksichtigt werden?
Verträge, Zeugnisse und Abmahnungen entstehen nicht frei aus einer KI, sondern über feste Regeln und geprüfte Vorlagen, die wir bei der Einrichtung auf jede Firma anpassen. Ein Entwurf wird erst zum Dokument, wenn die HR-Leitung jeden Prüfpunkt bestätigt und ihn freigegeben hat. Was an Mitarbeitende geht, trägt den Namen und das Datum dieser Freigabe. Weil jede Firma ihre feste HR-Leitung hat, kennt diese die Verträge, Vorlagen und Besonderheiten genau dieser Firma. Und wo es um Rechtsberatung oder ein Gerichtsverfahren geht, sagen wir das offen und verweisen an eine Kanzlei für Arbeitsrecht.
Gerade bei Personalthemen spielen Vertraulichkeit und Datenschutz eine wichtige Rolle. Wie gewährleistet Lintelly den sicheren Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten und welche organisatorischen Voraussetzungen müssen Unternehmen für die Zusammenarbeit erfüllen?
Mit jeder Kundenfirma schließen wir einen eigenen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Software läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH in Falkenstein in Sachsen, die Daten jeder Firma liegen getrennt von denen anderer Firmen. Jeder Zugang braucht eine Zwei-Faktor-Anmeldung, Rechte gibt es nach Rolle: Gehälter sehen nur Geschäftsführung und HR-Leitung, Gesundheitsthemen nur die HR-Leitung. Unser eigenes Team sieht keine Inhalte, außer mit einer zeitlich begrenzten Notfallfreigabe der Geschäftsführung, die protokolliert wird. Gesundheitsdaten gehen nie an die KI, und mit den Daten wird keine KI trainiert. Ein eigenes HR-System braucht die Firma nicht, die Daten übernehmen wir auch aus Ordnern oder Excel. Hat sie einen Betriebsrat und noch keine Betriebsvereinbarung zur KI, bleiben alle KI-Funktionen ausgeschaltet. Und es braucht jemanden im Haus, der entscheidet und unterschreibt.
Eine externe HR-Leitung kostet laut deinem Konzept ungefähr so viel wie eine Teilzeitkraft. Wie setzt sich euer Preismodell zusammen und welche wirtschaftlichen Vorteile soll die Zusammenarbeit gegenüber einer internen Besetzung bieten?
Unsere Preise stehen öffentlich auf der Website. Bei 30 Mitarbeitenden kostet die HR-Leitung 1.830 € netto im Monat. Das ist ein fester Betrag von 990 € für die HR-Leitung, darin sind die ersten zehn Mitarbeitenden enthalten, plus 42 € Software je weiterer Person. Dazu kommt einmalig die Einrichtung für 490 €. Die ersten drei Monate sind ein Pilot, danach ist der Vertrag monatlich kündbar. Eine eigene HR-Kraft kostet mit Arbeitgeberanteil rund 5.500 € im Monat. Und wenn die einzige HR-Person kündigt, fängt man wieder bei null an.
Mit einem kostenlosen HR-Check von 30 Minuten ermöglicht ihr Unternehmen einen ersten Einblick in ihren Handlungsbedarf. Welche Bereiche analysierst du dabei und welche Schwachstellen fallen dir bei kleineren Firmen besonders häufig auf?
Im HR-Check gehen wir per Video die Verträge und Pflichten durch: Nachweisgesetz, Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverfall und Datenschutz im Personalbereich, dazu offene Fristen wie Probezeit und Befristung. Das Ergebnis gehört dem Unternehmen, auch wenn es nicht mit uns weitermacht. Häufig hakt es an denselben Stellen: Arbeitsverträge ohne alle Pflichtangaben nach dem Nachweisgesetz, eine Arbeitszeiterfassung, die nie eingerichtet wurde, fehlende Hinweise zum Urlaubsverfall und Fristen, die niemand im Blick hat.
Lintelly befindet sich aktuell in der Startphase und du entwickelst das Unternehmen parallel zu deiner Tätigkeit als HR-Interim Manager. Welche Herausforderungen bringt dieser Aufbau mit sich und wie organisierst du deine Zeit zwischen bestehenden Projekten und der Weiterentwicklung deines eigenen Geschäftsmodells?
Zeit ist der Engpass, ganz klar. Ich arbeite rund 35 Stunden pro Woche im Interim-Mandat, Lintelly baue ich daneben auf. Das geht nur mit klaren Prioritäten und indem ich alles, was sich wiederholt, automatisiere. Der Vorteil: Ich stehe jeden Tag selbst in der Personalarbeit und weiß genau, was kleine Firmen brauchen.
Der Markt für HR-Dienstleistungen, Personalberatung und digitale Personalverwaltung ist bereits vielfältig. Was unterscheidet Lintelly von klassischen HR-Beratungen und externen Personaldienstleistern und wie möchtest du deine ersten langfristigen Kunden gewinnen?
Beratungen liefern Empfehlungen, wir liefern fertige, geprüfte Dokumente und eine feste Ansprechperson. Software allein liefert keine Verantwortung, wir schon. Kunden haben wir noch keine, ehrlich gesagt. Mein Ziel sind drei Gründungskunden bis Ende Januar 2027, vor allem über Empfehlungen, Fachbeiträge und den kostenlosen HR-Check.
Welche langfristige Vision verfolgst du mit Lintelly und welche drei Ratschläge würdest du anderen Gründerinnen und Gründern geben, die ihre berufliche Erfahrung nutzen möchten, um daraus ein eigenes Dienstleistungsunternehmen aufzubauen?
Meine Vision: Personalarbeit soll für jede kleinere Firma leicht und regelkonform sein, ohne zehn Programme und ohne dass die Geschäftsführung jedes Arbeitsgesetz kennen muss. Meine drei Ratschläge: Erstens, verkauf ein Ergebnis, keine Stunden. Zweitens, mach deine Preise öffentlich, das spart dir und deinen Kunden Zeit. Drittens, fang an, bevor alles perfekt ist, und lern von den ersten Kunden.
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Wir bedanken uns bei Nick Schäfer für das Interview
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