In Zeiten der Pandemie und in denen Mitarbeiter nicht im Unternehmen, sondern im Homeoffice arbeiten, gibt es eine wesentliche Schwachstelle. Diese betrifft das Dokumentenmanagement – denn wie kommen jetzt die ganzen Zettel von A nach B? Andre Nordlohne ist Spezialist für digitale Dokumentensysteme und erklärt, wie Firmen jetzt darauf umstellen können.
Während bisher alle Mitarbeiter ihren Job wie gewohnt im Unternehmen ausübten und alles funktionierte, müssen sie nun von zu Hause aus arbeiten, während der Zugriff auf die Daten und Informationen gleichzeitig erschwert ist. Zwar ist es möglich, auf die Daten zuzugreifen, leider gelingt das für alle nicht immer effizient. Permanentes Suchen nach Dokumenten und gegenseitiges Überschreiben behindert effizientes Arbeiten enorm.
Besonders im Bereich der Buchhaltung entstehen Schwierigkeiten. Hier passiert immer noch vieles auf dem Papier, auch wenn die meisten davon ausgehen, sie hätten bereits eine digitale Buchhaltung. Schon die Prüfung von Eingangsrechnungen geschieht auf dem Papier, ebenso die Freigabe.
Gerade in Zeiten von Corona ist das sehr unpraktisch und erschwert die Arbeitsvorgänge. Der firmeneigene Buchhalter steht nicht immer sofort zur Verfügung, und der Zugriff auf Rechnungen ist nicht sofort möglich, ebenso die Prüfung und Verteilung. Das liegt daran, dass die meisten Prozesse noch klassisch funktionieren und nicht komplett digital ablaufen.
Das digitale Dokumentenmanagement im 4-Schritte-System
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement gelingt die Optimierung schnell und unkompliziert. “Mit dem 4-Schritte-System ist es möglich, die Corona-Situation gut zu bewältigen”, erklärt Andre Nordlohne. Sie stellen den optimalen Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement dar:
Schritt 1 – Prüfung möglicher Verbesserungen in den Arbeitsabläufen
Der erste Schritt umfasst eine genaue Analyse, wie bisher im Unternehmen gearbeitet wurde. Das betrifft alle Prozesse und die Dokumentenablage. Es folgt eine Prüfung, in welchen Bereichen eine Verbesserung notwendig ist. Dabei werden neue Prozesse und Strukturen erarbeitet und schriftlich festgehalten.
Schritt 2 – Einsatz von Software und Technik
Für die Umsetzung werden die korrekten Werkzeuge und Programme ausgesucht, die eine Erleichterung der Arbeit gestatten und dafür sorgen, dass Mitarbeiter mit dem Umgang gut zurechtkommen. Ebenfalls wird der Bedarf für Kunden abgedeckt und geprüft, wo die Tools gut in die Prozesse hineinpassen.
Schritt 3 – Zeit einsparen und die sichere Umsetzung
Wichtig für ein gutes Dokumentenmanagement ist es, in einzelnen Schritten vorzugehen. Damit wird erreicht, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen in die Arbeitsprozesse und Anwendungen hineinfinden und dass diese mit dem Tagesgeschäft vereinbar sind.
Schritt 4 – die Standardisierung und Dokumentation im Homeoffice
Mit der Hilfe von klaren Anweisungen und Anleitungen lässt sich dafür sorgen, dass sich das Dokumentenmanagement im Unternehmen und Homeoffice etabliert. Damit wird auch für die Zukunft ein festes Fundament gesetzt, auf das nach und nach aufgebaut werden kann.
Quelle Bild und Text: Nordlohne Digital GmbH
Autor: Andre Nordlohne
Ordner, Dateien und Formate? Ein Paradies für Andre Nordlohne. Er und sein Team begleiten heute kleine und mittelständische Unternehmen bei der Umstellung auf ein effizientes und digitales Dokumentenmanagement. Ihre Kunden reduzieren auf diese Weise Kosten, sparen Zeit und haben mehr Fokus für Ihr Kerngeschäft.
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