nebify hilft Mietern dabei, ihre Nebenkostenabrechnung digital überprüfen zu lassen, mögliche Fehler zu erkennen und unberechtigte Nachzahlungen zu vermeiden.
Johann, kannst du dich und nebify kurz vorstellen und erzählen, wie aus euren eigenen Erfahrungen in einer Wohngemeinschaft die Idee für euer Startup entstanden ist?
Ich bin Johann, Mitgründer von nebify. Die Idee entstand aus unseren eigenen Erfahrungen in der Studenten-WG: Wir haben uns über hohe Nebenkosten und schwer verständliche Abrechnungen geärgert. Dabei haben wir uns gefragt: Warum ist es eigentlich so kompliziert herauszufinden, ob eine Abrechnung stimmt?
Mit nebify wollen wir das ändern. Wir machen die Prüfung von Nebenkosten einfach, digital und für alle zugänglich. Der Name verbindet „Nebenkosten“ und „simplify“. Unter der Marke nebify haben wir aber noch viel vor.
Gemeinsam mit Phil Holthaus hast du nebify 2024 gegründet. Wie habt ihr als Gründerteam zusammengefunden und welche Erfahrungen und Kompetenzen bringt ihr in das Unternehmen ein?
Phil und ich kennen uns seit 2020 aus unserem BWL-Studium in Düsseldorf und sind seitdem auch privat eng verbunden. Wir ergänzen uns gut, denken unternehmerisch und packen Probleme lieber an, als sie lange zu zerdenken.
Vor der Gründung haben wir Erfahrungen in internationalen Konzernen, Strategieabteilungen, Unternehmensberatungen und Startups mit digitalen Geschäftsmodellen gesammelt. Diese unterschiedlichen Perspektiven und Kompetenzen bringen wir bei nebify zusammen.
Nebenkostenabrechnungen sind für viele Mieter schwer verständlich. Welche Fehler begegnen euch besonders häufig und warum werden aus deiner Sicht so wenige Abrechnungen tatsächlich überprüft?
Viele Mieter zahlen ihre Nebenkostenabrechnung einfach, weil sie kompliziert aussieht – und was kompliziert aussieht, muss schon stimmen. Dabei stoßen wir immer wieder auf ganz unterschiedliche Probleme: falsche Verteilerschlüssel, Rechenfehler, die teilweise aus Vorjahren übernommen wurden, unplausible Heizkosten und eine fehlerhafte Aufteilung der CO₂-Kosten. Auch Hausmeister-, Gartenpflege- oder Reinigungskosten sind nicht immer nachvollziehbar.
Nebenkostenabrechnungen sind oft umfangreich und unübersichtlich. Mieter werden mit vielen Informationen konfrontiert und können kaum erkennen, worauf es ankommt. Ohne Fachwissen und ausreichend Zeit ist es schwer einzuschätzen, ob etwas nicht stimmt – und manche Vermieter profitieren davon, dass viele Mieter ihre Abrechnung deshalb nicht genauer prüfen.
Bei nebify können Mieter ihre Nebenkostenabrechnung hochladen und innerhalb weniger Minuten einen kostenlosen Vorab-Check erhalten. Wie funktioniert dieser Prozess und welche Auffälligkeiten kann eure Software erkennen?
Der Ablauf ist bewusst einfach: Mieter laden ihre Nebenkostenabrechnung hoch und erhalten innerhalb weniger Minuten einen kostenlosen Vorab-Check. Unsere Software analysiert die Angaben auf mögliche Auffälligkeiten – zum Beispiel bei Kostenpositionen, Verteilerschlüsseln und Berechnungen.
Außerdem ordnen wir die Nebenkosten anhand deutschlandweiter Vergleichswerte ein. Mieter sehen so, wie ihre Kosten und eine mögliche Nachzahlung im Vergleich zu anderen Abrechnungen ausfallen. Der Vorab-Check gibt ihnen damit eine erste Einschätzung, ob sich eine genauere Prüfung lohnen könnte.
Durch die Auswertung vieler Abrechnungen können wir ungewöhnliche Abweichungen erkennen. Finden wir Hinweise auf mögliche Fehler, können Mieter im nächsten Schritt eine detaillierte Prüfung veranlassen und bei Bedarf ein Schreiben an den Vermieter versenden.
Nach dem digitalen Vorab-Check folgt bei Bedarf eine persönliche Detailprüfung. Warum setzt ihr bewusst auf die Kombination aus Technologie und menschlicher Expertise und wo liegen die Grenzen einer automatisierten Prüfung?
Wir glauben nicht, dass Software allein jeden Fall zuverlässig beurteilen kann. Sie hilft uns, große Datenmengen schnell zu analysieren und mögliche Auffälligkeiten zu erkennen. Ob eine Position tatsächlich fehlerhaft ist, hängt jedoch oft vom Mietvertrag, den konkreten Umständen und den zugrunde liegenden Belegen ab. Deshalb prüft unser Team die Ergebnisse persönlich.
Dabei geht es nicht nur darum, mögliche Fehler zu finden, sondern auch darum, sie richtig einzuordnen. Das Verhältnis zwischen Mietern und Vermietern ist oft sensibel. Wir überlegen daher sorgfältig, welche Punkte sich anzusprechen lohnen und wie man sie am besten formuliert. Nicht jede kleine Unstimmigkeit rechtfertigt gleich eine Auseinandersetzung.
Technologie macht den Prozess effizient, menschliche Expertise sorgt für eine fundierte und angemessene Einschätzung. Wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere Prüfungen schneller und präziser zu machen – ohne dabei die Qualität aus dem Blick zu verlieren.
Innerhalb von 48 Stunden erstellt ihr einen Prüfbericht und auf Wunsch ein individuelles Schreiben an den Vermieter. Welche Informationen erhalten eure Kunden und wie unterstützt ihr sie dabei, mögliche Fehler gegenüber ihrem Vermieter anzusprechen?
Unsere Kunden erhalten innerhalb von 48 Stunden einen verständlichen Prüfbericht. Darin sehen sie, wie hoch ihre Nachzahlung ist, welche Fehler wir gefunden haben und wie sich diese auf die Nachzahlung auswirken. Außerdem erklären wir, welche Punkte noch mit dem Vermieter geklärt werden sollten/können.
Für solche Rückfragen oder Einwände erstellen wir ein individuelles Schreiben, das die Kunden als Word- und PDF-Datei erhalten und bei Bedarf anpassen können. Wir kennen das persönliche Verhältnis zwischen Mieter und Vermieter nicht im Detail. Deshalb soll das Schreiben eine gute Grundlage bieten und sich zugleich an den eigenen Ton anpassen lassen. Wir formulieren bewusst verständlich und aus Sicht des Mieters – nicht wie ein Anwalt.
Unser Ziel ist kein Streit, sondern ein faires und nachvollziehbares Verhältnis zwischen Mietern und Vermietern. Bei Bedarf begleiten wir unsere Kunden auch persönlich, zum Beispiel in einem Videocall. Ob sie das Schreiben versenden und wie sie mit den Ergebnissen weiter vorgehen, entscheiden sie selbst.
Bei der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen verarbeitet ihr persönliche und finanzielle Informationen. Wie stellt ihr den Datenschutz sicher und welche Maßnahmen ergreift ihr, um sensible Mieterdaten zu schützen?
Bei nebify verarbeiten wir sehr persönliche Unterlagen, darunter Nebenkostenabrechnungen und Mietverträge. Deshalb behandeln wir die Daten unserer Kunden vertraulich und gehen nach bestem Wissen und Gewissen verantwortungsvoll mit ihnen um. Die Datenverarbeitung erfolgt auf unseren Servern in Frankfurt am Main. Für die Zahlungsabwicklung nutzen wir Stripe; die Zahlungsdaten werden verschlüsselt übertragen. Uns ist wichtig, transparent zu kommunizieren und die uns anvertrauten Informationen sorgfältig zu schützen.
Ihr habt bereits über hundert Nebenkostenabrechnungen aus ganz Deutschland geprüft. Welche Erkenntnisse habt ihr dabei gewonnen und gab es einen Fall, der euch besonders überrascht hat?
Besonders überrascht hat uns, wie unterschiedlich die Auffälligkeiten sind – und wie groß ihre finanziellen Auswirkungen sein können. In 94 Prozent der Abrechnungen, die wir geprüft haben, fanden wir Fehler. Auch die Nachzahlungen, mit denen sich Mieter an uns wenden, sind oft erheblich.
Ein Fall aus Oldenburg ist uns besonders im Gedächtnis geblieben: Bei einer Kundin waren plötzlich auch Verbrauchswerte einer anderen Wohnung im selben Haus berücksichtigt worden. Durch den Abgleich der Zählernummern konnten wir nachvollziehen, dass Heizkosten für zwei Wohnungen abgerechnet wurden. Dadurch sollte die Kundin rund 711 Euro zu viel zahlen.
Solche Fälle zeigen, wie wichtig es ist, bei der Nebenkostenabrechnung genauer hinzuschauen.
Der Markt für digitale Mieterservices wächst und auch Mietervereine bieten Unterstützung bei Abrechnungen an. Was unterscheidet nebify von bestehenden Angeboten und welche Zielgruppen möchtet ihr besonders erreichen?
Was nebify auszeichnet, ist die Verbindung aus digitaler Prüfung, persönlicher Expertise und individueller Begleitung. Innerhalb von 48 Stunden erhalten unsere Kunden einen detaillierten Prüfbericht. Die Ergebnisse werden persönlich geprüft, und bei Fragen steht ihnen ein Ansprechpartner zur Seite. Außerdem erstellen wir auf Wunsch ein individuelles Schreiben, mit dem sie mögliche Fehler sachlich bei ihrem Vermieter ansprechen können.
Wir möchten Mieterinnen und Mieter in ganz Deutschland erreichen – unabhängig davon, wie vertraut sie mit Nebenkostenabrechnungen sind. Besonders wichtig ist uns, auch Menschen eine unkomplizierte und bezahlbare Möglichkeit zur Prüfung zu bieten, die sich eine aufwendige Beratung bisher vielleicht nicht leisten konnten.
Mit einem kostenlosen Vorab-Check schafft ihr einen niedrigschwelligen Einstieg. Wie funktioniert euer Geschäftsmodell, welche Leistungen sind kostenpflichtig und wie möchtet ihr langfristig wirtschaftlich wachsen?
Der Vorab-Check ist kostenlos. Wenn sich dabei Auffälligkeiten zeigen, können Mieter eine kostenpflichtige Detailprüfung beauftragen. Sie erhalten dann einen verständlichen Prüfbericht und ein individuelles Schreiben an den Vermieter. Eine Mitgliedschaft oder ein Abo gibt es derzeit nicht. Außerdem bieten wir eine Geld-zurück-Garantie, falls wir keine Fehler finden. So können Mieter unsere Detailprüfung ohne finanzielles Risiko nutzen.
Langfristig wollen wir mit digitalen Prozessen und unserer Software wachsen, ohne auf die persönliche Prüfung zu verzichten. Deutschland ist der größte Mietmarkt Europas und bietet damit viel Potenzial. Gleichzeitig beobachten wir ein zunehmendes Ungleichgewicht zwischen Mietern und Vermietern. Wir möchten Mieter dabei unterstützen, ihre Rechte besser zu verstehen und ihre Anliegen auf Augenhöhe anzusprechen. Perspektivisch wollen wir unser Angebot auch auf weitere Themen rund ums Mieten ausweiten.
Welche technischen, rechtlichen und unternehmerischen Herausforderungen musstet ihr seit der Gründung bewältigen und welche nächsten Entwicklungsschritte plant ihr für nebify?
Eine unserer größten Herausforderungen ist, dass nicht jede ungewöhnliche Zahl automatisch einen Fehler bedeutet. Nebenkostenabrechnungen sind komplex und müssen immer im jeweiligen Zusammenhang geprüft werden. Dazu kommt, dass Vermieter ganz unterschiedliche Programme und Vorlagen nutzen: Manche Abrechnungen kommen aus Excel, andere aus Word oder speziellen Hausverwaltungsprogrammen. Auch die Bezeichnungen und die Reihenfolge der Kostenpositionen unterscheiden sich. Diese Vielfalt machte es zu Beginn anspruchsvoll, unsere Software zu trainieren und Abrechnungen zuverlässig auszuwerten.
Deshalb müssen wir technische Möglichkeiten, rechtliche Anforderungen und eine verständliche Aufbereitung sinnvoll miteinander verbinden. Als junges Unternehmen bauen wir außerdem unsere Prozesse Schritt für Schritt auf und entwickeln sie anhand des Feedbacks unserer Kunden weiter. Als Nächstes möchten wir noch mehr Mieter erreichen, unsere Abläufe verbessern und unser Angebot ausbauen. Dazu gehört auch die Prüfung gewerblicher Nebenkostenabrechnungen – zum Beispiel für Cafés, Lagerflächen oder Büros.
Welche langfristige Vision verfolgt ihr mit nebify und welche drei Ratschläge würdet ihr anderen Gründerinnen und Gründern geben, die aus einem persönlichen Alltagsproblem ein digitales Geschäftsmodell entwickeln möchten?
Unsere Vision ist, dass Nebenkostenabrechnungen für alle Mieter transparent, fair und nachvollziehbar werden. Langfristig soll nebify zur ersten Anlaufstelle für digitale Unterstützung rund ums Mieten werden. Neben der Prüfung von Nebenkostenabrechnungen können wir uns weitere Angebote vorstellen – etwa Unterstützung bei Mieterhöhungen und der Mietpreisbremse, bei der Rückforderung der Kaution oder bei Modernisierungsumlagen. Diese möglichen nächsten Schritte möchten wir nach und nach entwickeln.
Anderen Gründerinnen und Gründern würden wir drei Dinge mitgeben:
- Traut euch, eure Idee auszuprobieren. Ob sie funktioniert, findet ihr nur heraus, wenn ihr den ersten Schritt macht.
- Bringt ein funktionierendes Produkt früh auf den Markt. Statt monatelang an der perfekten Lösung zu feilen, sammelt echtes Kundenfeedback und entwickelt euer Angebot weiter.
- Bleibt flexibel und hört euren Kunden zu. Was ihr selbst für die beste Lösung haltet, muss nicht unbedingt dem entsprechen, was Kunden brauchen. Hinterfragt eure Annahmen und seid bereit, neue Wege auszuprobieren. Entscheidend ist, aus dem Feedback zu lernen und das Produkt kontinuierlich zu verbessern.
Bild v.l.n.r. Johann Slawinski und Phil Holthaus Bildrechte privat
Wir bedanken uns bei den Gründern für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
