NebenkostenPro zeigt, wie KI die Nebenkostenabrechnung für Mieter und Vermieter schneller, transparenter und einfacher macht.
Können Sie NebenkostenPro kurz vorstellen und erzählen, wie die Idee zur Entwicklung Ihrer Plattform entstanden ist?
NebenkostenPro ist eine KI-Plattform, mit der Mieter ihre Nebenkostenabrechnung prüfen und Vermieter ihre Nebenkostenabrechnung erstellen können. Nutzer laden ihre Dokumente hoch, eine Pipeline aus mehreren spezialisierten KI-Modellen liest alle Positionen aus, strukturiert sie und analysiert sie auf Auffälligkeiten. Nach wenigen Minuten steht der fertige Report. Die Idee entstand denkbar unspektakulär: Ich habe selbst als Mieter eine Abrechnung bekommen, bei der die Zahlen nicht plausibel wirkten. Beim Einlesen bin ich direkt im Paragraphendschungel der Betriebskostenverordnung gelandet und dachte mir: Wenn ich als technikaffiner Mensch das kaum durchdringe, wie soll das jemand ohne Vorkenntnisse schaffen? Gleichzeitig fiel mir auf, dass die Verordnung im Kern aus klaren Wenn-Dann-Strukturen besteht. Das schreit förmlich nach Automatisierung. Aus einem Wochenendprojekt wurde eine Plattform.
Wer steht hinter NebenkostenPro, und welche Erfahrungen haben die Entwicklung Ihrer KI-Lösung geprägt?
Hinter NebenkostenPro stehe ich als Solo-Gründer aus dem Raum Nürnberg. Ich komme aus der Softwareentwicklung und habe viele Jahre KI-gestützte Automatisierungssysteme für Geschäftskunden gebaut, immer mit Fokus auf Prozesse, die in Deutschland besonders viel Reibung erzeugen. Diese Erfahrung hat zwei Überzeugungen geprägt: Erstens funktionieren KI-Systeme dann zuverlässig, wenn man ihnen eng abgegrenzte Aufgaben gibt, statt sie frei formulieren zu lassen. Zweitens verändern die heutigen Werkzeuge fundamental, wie Softwareunternehmen entstehen. Ein einzelner Gründer kann heute so produktiv sein wie früher ein ganzes Team, wenn er die Rolle des Architekten einnimmt, die Richtung vorgibt und Ergebnisse konsequent validiert.
Welche Vision verfolgen Sie mit NebenkostenPro, und wie möchten Sie die Erstellung und Prüfung von Nebenkostenabrechnungen langfristig vereinfachen?
Meine Vision ist, dass die Nebenkostenabrechnung aufhört, ein jährliches Ärgernis zu sein. Mieter sollen in wenigen Minuten verstehen, was ihnen berechnet wurde und ob die Werte plausibel sind, ohne juristisches Vorwissen und ohne teure Dienstleister. Vermieter sollen ihre Abrechnung ohne Excel-Bastelei erstellen können, mit transparenten Rechenwegen und nachvollziehbaren Verteilungen statt Bauchgefühl. Langfristig soll NebenkostenPro die Standardplattform für beide Seiten werden, gestützt auf eine offene Datenbasis, die Nebenkosten in Deutschland insgesamt transparenter macht.
An welche Zielgruppen richtet sich NebenkostenPro, und welche Herausforderungen lösen Sie für Mieter und private Vermieter?
Wir bedienen beide Seiten des Marktes: rund 19 Millionen Mieterhaushalte und 3,9 Millionen private Kleinvermieter. Für Mieter lösen wir das Problem, dass eine Abrechnung ohne Fachwissen kaum zu durchdringen ist und eine Prüfung bisher teuer oder aufwendig war. Für Vermieter, oft Privatpersonen mit einer oder zwei Wohnungen, lösen wir die jährliche Excel-Qual: ständig neue Vorgaben, unübersichtliche Verteilerschlüssel und die Sorge, etwas falsch zu machen. Interessanterweise wächst die Vermieterseite bei uns schneller als die Mieterseite. Viele sind schlicht dankbar, wenn ihnen das jemand abnimmt.
Laut Deutschem Mieterbund enthält jede zweite Nebenkostenabrechnung Fehler. Warum wird dieses Problem Ihrer Meinung nach dennoch so selten überprüft?
Weil die Hürde bisher höher war als der erwartete Nutzen. Eine Abrechnung ist in Behördendeutsch verfasst, die Verteilerschlüssel sind erklärungsbedürftig, und ohne juristische Kenntnisse weiß man nicht einmal, wonach man suchen soll. Die klassischen Wege, also Anwalt, Mietervereinsmitgliedschaft oder manuelle Prüfdienste, kosten Geld, Zeit oder beides. Dazu kommt ein psychologischer Effekt: Einzelne Positionen wirken klein, also winkt man ab, obwohl sich die Beträge über Jahre summieren. Genau diese Hürde wollten wir auf wenige Minuten und ein paar Klicks reduzieren.
Was macht NebenkostenPro aus Ihrer Sicht besonders im Vergleich zu klassischen Prüfdiensten oder anderen digitalen Lösungen?
Drei Dinge. Erstens die Geschwindigkeit: Die Analyse läuft vollautomatisch in wenigen Minuten statt manuell in Tagen. Zweitens die Nachvollziehbarkeit: Jede Auffälligkeit im Report lässt sich auf konkrete extrahierte Werte und Vergleichsdaten zurückführen, es ist keine Blackbox. Drittens der duale Ansatz: NebenkostenPro ist das einzige Tool in Deutschland, das Nebenkostenabrechnungen nicht nur analysiert, sondern für Vermieter auch erstellt. Dazu kommt unsere frei zugängliche Datenbank mit kommunalen Nebenkostendaten, die es in dieser Form sonst nirgends gibt.
Sie unterstützen sowohl Mieter als auch Vermieter. Warum war es Ihnen wichtig, beide Seiten des Marktes mit einer Plattform abzudecken?
Weil es fachlich dasselbe Problem aus zwei Perspektiven ist. Wer versteht, wie eine korrekte Abrechnung entsteht, kann besser analysieren, und wer tausende Abrechnungen analysiert hat, weiß genau, wo beim Erstellen die typischen Fehler passieren. Beide Seiten profitieren also voneinander. Dazu kommt ein wirtschaftlicher Grund: Das Mietergeschäft ist stark saisonal, die wiederkehrenden Abrechnungen der Vermieter sorgen für Stabilität. Diese Balance macht das Unternehmen unabhängig und trägt es aus eigener Kraft.
Wie gelingt es Ihrer KI, Dokumente automatisch auszulesen, Auffälligkeiten zu erkennen und in wenigen Minuten einen verständlichen Report zu erstellen?
Der Schlüssel ist die Architektur. Statt einer einzelnen KI, die frei formuliert, arbeitet eine Pipeline aus mehreren spezialisierten Modellen, jedes mit einer klar abgegrenzten Aufgabe: Dokumente erkennen, Positionen extrahieren, Strukturen zuordnen, Werte analysieren. Die eigentliche Auswertung basiert dann nicht auf Freitext-Antworten eines Sprachmodells, sondern auf einem präzisen Abgleich der extrahierten Werte mit lokalen Vergleichsdaten und öffentlich verfügbaren Referenzwerten. Sprachmodelle kommen dort zum Einsatz, wo sie stark sind, beim Auslesen und Verständlichmachen, nicht beim Rechnen. So bleibt jedes Ergebnis nachvollziehbar.
Sie haben zusätzlich eine offene Datenbank mit kommunalen Nebenkostendaten für rund 400 deutsche Städte aufgebaut. Welche Idee steckt hinter diesem Projekt, und welchen Mehrwert bietet es den Nutzern?
Ehrlich gesagt entstand sie aus der Not: Als Solo-Gründer ohne Marketingbudget kann ich keine teuren Klickpreise gegen etablierte Anbieter bezahlen. Also habe ich stattdessen etwas gebaut, das echten Mehrwert bietet: sauber strukturierte Daten von Grundsteuer-Hebesätzen bis zu Wasserpreisen für rund 400 deutsche Städte, frei zugänglich für alle. Nutzer können damit ihre eigenen Kosten einordnen, und dieselben Daten speisen als Vergleichswerte unsere Analyse. Inzwischen zitieren Google und KI-Systeme wie ChatGPT die Datenbank regelmäßig als Referenzquelle, der organische Traffic vervielfacht sich von Monat zu Monat. Für mich der Beweis, dass nützliche Daten das bessere Marketing sind.
Welche Herausforderungen begegnen Ihnen bei der Entwicklung einer KI-Lösung, die rechtliche Vorgaben und komplexe Abrechnungen zuverlässig verarbeiten muss?
Die größte technische Herausforderung ist Zuverlässigkeit: Bei Finanzdokumenten darf nichts halluzinieren. Deshalb die spezialisierte Pipeline mit eng definierten Aufgaben statt freier Textgenerierung. Dazu kommt die enorme Vielfalt realer Abrechnungen, praktisch jede sieht anders aus, und das System muss mit allen zurechtkommen. Auf der rechtlichen Seite ziehen wir bewusst klare Grenzen: NebenkostenPro liefert Informationen, Datenanalysen und Hinweise, aber keine Rechtsberatung, und bei komplexen Sonderfällen empfehlen wir ausdrücklich die fachliche Beratung. Und der Markt ist stark reguliert und in Bewegung. Neue Vorgaben wie die CO2-Kostenaufteilung müssen schnell und vollständig in der Software abgebildet werden. Genau da hilft mir die schlanke Struktur.
Welche neuen Funktionen oder Weiterentwicklungen stehen bei NebenkostenPro aktuell im Fokus?
Drei Schwerpunkte. Erstens eine noch intelligentere Dokumentenerkennung. Das System soll Sonderfälle wie WEG-Einzelabrechnungen automatisch erkennen und den Nutzer aktiv durch den passenden Ablauf führen. Zweitens bauen wir die Hinweise im Editor aus. Kritische Positionen sollen künftig noch deutlicher markiert werden, damit Nutzer fundierte Entscheidungen treffen können. Drittens die Objektverwaltung für Vermieter: Objekte und Mieterdaten einmal hinterlegen und in den Folgejahren mit wenigen Klicks abrechnen. Und die offene Datenbank wächst kontinuierlich weiter.
Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern geben, die mit einer KI gestützten Plattform einen etablierten Markt nachhaltig verändern möchten?
Erstens: Löst ein Problem, das ihr selbst hattet und das nachweislich Millionen andere teilen. Das eigene Erleben ist der beste Kompass fürs Produkt.
Zweitens: Nutzt KI konsequent als Produktivitätshebel. Die heutigen Werkzeuge machen einen einzelnen Gründer so schlagkräftig wie früher ein Team, aber behandelt den Output wie den eines Kollegen: hinterfragen statt blind vertrauen.
Drittens: Sucht euren Vorsprung nicht in der KI Technologie selbst, die kann jeder einkaufen. Der echte Burggraben ist Domänenwissen plus Geschwindigkeit: jeden Tag nah am Nutzer bauen und schneller iterieren als die Etablierten. Und wenn das Werbebudget fehlt: Baut etwas, das so nützlich ist, dass es von selbst gefunden wird.
Bildrechte: NebenkostenPro, Julian Falk
Wir bedanken uns bei Julian Falk für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
