Yousign, ein führender Anbieter von digitalen Signaturlösungen, ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsverträge sicher und effizient elektronisch zu unterzeichnen
Herr Sayag, welche Art von Arbeitsverträgen können zukünftig per E-Mail abgeschlossen werden und welche bleiben von dieser Regelung ausgenommen?
Derzeit ist unklar, welche Verträge genau betroffen sein werden und ob auch unbefristete Verträge von der Regelung eingeschlossen sind. Es gibt noch einige offene Fragen, die politisch geklärt werden müssen. Bisher ist lediglich bekannt, dass unbefristete Arbeitsverträge, die bereits der Textform unterliegen, unverändert bleiben. Zur Verdeutlichung: Textform bedeutet, dass keine Unterschrift erforderlich ist – weder handschriftlich noch digital. Es genügt, wenn man sich informell mündlich oder per E-Mail einigt.
Welche rechtlichen Anforderungen müssen digitale Signaturen erfüllen, damit sie bei Arbeitsverträgen rechtsgültig sind?
In Deutschland besteht bei Arbeitsverträgen Formfreiheit. Arbeitsverträge können demnach sowohl mündlich als auch schriftlich abgeschlossen werden – es zählt die gegenseitige Willenserklärung. Sobald ein Arbeitsvertrag jedoch eine Befristung enthält, muss das schriftlich festgehalten werden – hier soll künftig das Bürokratieentlastungsgesetz greifen.
Aber: Auch wenn ein Arbeitsvertrag nur mündlich abgeschlossen wird, gilt das Nachweisgesetz. Dieses besagt, dass die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsvertrags separat in einem Dokument zusammengefasst werden müssen.
Dieses Dokument muss vom Arbeitgebenden unterschrieben und dem Arbeitnehmenden am ersten Arbeitstag vorgelegt werden.
Welche technischen Voraussetzungen müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schaffen, um Arbeitsverträge digital unterzeichnen zu können?
Es muss eine geeignete Software, zum Beispiel Yousign, verwendet werden, die digitale Signaturen ermöglicht. Diese Software muss den rechtlichen Anforderungen für elektronische Signaturen entsprechen, wie sie in der europäischen Verordnung über die elektronische Identifizierung und vertrauenswürdige Dienste für elektronische Transaktionen (kurz: eIDAS-Verordnung) festgelegt sind.
Außerdem müssen die digital unterzeichneten Verträge so gespeichert werden, dass sie vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff geschützt sind. Die Archivierung muss natürlich auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine spätere Überprüfung oder Verifizierung der Signaturen ermöglichen.
Welche Risiken und Herausforderungen könnten mit dem digitalen Abschluss von Arbeitsverträgen verbunden sein?
Hackerangriffe, Phishing und Malware können immer zu Datenlecks führen, wobei sensible Informationen wie persönliche Daten und Vertragsdetails kompromittiert werden könnten. Funktionierende Abwehrmechanismen und stetige Data-Security-Schulungen sind daher ein Muss.
An dieser Stelle ist es jedoch wichtig zu betonen, dass rechtlich gesehen vor allem die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) einer handschriftlichen Signatur gleichzusetzen ist und aufgrund der aufwendigen Prüf- und Identifikationsschritte sicherer ist als ihr Pendant aus Papier und Tinte.
Wie gewährleistet Yousign die Sicherheit und Vertraulichkeit digital unterzeichneter Dokumente?
Es gibt verschiedene Arten elektronischer Unterschriften. Die eIDAS-Verordnung definiert drei Stufen der elektronischen Signatur: die Einfache Elektronische Unterschrift, die Fortgeschrittene Elektronische Unterschrift und die Qualifizierte Elektronische Unterschrift.
Mit der Qualifizierten Elektronischen Unterschrift besteht die höchste Sicherheit für die Vertragsparteien. Ein elektronisches Signaturverfahren gilt als qualifiziert, wenn es eine von einer Zertifizierungsbehörde ausgestellte QES verwendet. Diese Zertifizierungsstellen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in Deutschland und von gleichwertigen Stellen im europäischen Ausland kontrolliert.
Das Qualifizierte Signaturverfahren erfordert zudem, dass die Identität des Unterzeichnenden zuvor verifiziert und validiert wird und dass der Signaturschlüssel in einer Qualifizierten Elektronischen Signaturerstellungseinheit (QSCD) liegt. Während früher die Identitätsprüfung eine physische Überprüfung erforderte, kann diese nun auch aus der Ferne durchgeführt werden. Yousign verwendet hierfür eine so genannte Video-zertifizierte Lösung. Unser Ansatz kombiniert KI-gestützte Identifizierung mit Verifizierung durch natürliche Personen. Die Überprüfung wird also von einem Identifizierungsexperten in einem asynchronen Modus durchgeführt. Es gibt auch ein nachträgliches, stichprobenartiges Prüfverfahren.
Gibt es Unterschiede zwischen digitalen Signaturen und elektronischen Signaturen? Wenn ja, welche sind für Arbeitsverträge relevant?
Eine elektronische Signatur ist jede elektronische Angabe, die dazu dient, eine Zustimmung oder Zuständigkeit des oder der Signierenden zu einem elektronischen Dokument zu signalisieren. Dazu können einfache Methoden gehören, wie das Einfügen einer gescannten Unterschrift in ein Dokument, das Ankreuzen eines Kästchens in einem elektronischen Formular oder das Tippen eines Namens am Ende einer E-Mail.
Digitale Signaturen sind eine spezifische Art von elektronischen Signaturen, die kryptographische Methoden nutzen, um die Authentizität und Integrität eines Dokuments zu garantieren. Sie binden eine elektronische Signatur an ein konkretes Dokument mithilfe eines kryptographischen Schlüsselpaars, das aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel besteht.
Digitale Signaturen bieten ein höheres Sicherheitsniveau und sind in vielen Fällen erforderlich, um die gesetzlichen Anforderungen an die schriftliche Form zu erfüllen, wie zum Beispiel bei bestimmten Verträgen, die strengere Beweisanforderungen haben.
Für Arbeitsverträge, die keine Befristung haben, sind beide Formen anwendbar, da diese Verträge formfrei geschlossen werden können.
Wie sieht der Prozess aus, einen Arbeitsvertrag digital zu unterzeichnen, und welche Schritte sind für die Beteiligten notwendig?
Einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben macht die handschriftliche Unterschrift mit Stift und Papier obsolet. Ein typischer Prozess sieht wie folgt aus:
- Den Arbeitsvertrag aufsetzen: Der Arbeitgeber erstellt den Arbeitsvertrag, in dem die Bedingungen festgelegt werden – einschließlich der Arbeitsaufgaben, Vergütung, Leistungen und anderer relevanter Details.
- Den Arbeitsvertrag verschicken: Der Arbeitgeber sendet den Vertrag elektronisch an potenzielle Mitarbeiter:innen. Dies kann per E-Mail, über eine sichere Dokumenten-Sharing-Plattform wie Yousign oder über ein HR-Software-System erfolgen.
- Den Vertrag überprüfen: Der oder die potenzielle Mitarbeiter:in hat dann die Möglichkeit, den Vertrag sorgfältig zu überprüfen. Passen alle Bedingungen? Gibt es Stellen, die einer Klärung bedarf? Oder gibt es Bedingungen, die nachverhandelt werden müssen?
- Den Vertrag unterzeichnen: Sobald beide Parteien mit dem Vertrag zufrieden sind, wird er elektronisch unterzeichnet. Arbeitgeber können dafür E-Signatur-Plattformen wie Yousign verwenden, die den elektronischen Signaturprozess vereinfachen, eine hohe Sicherheit der sensiblen persönlichen Daten gewährleisten sowie rechtliche Bestimmungen erfüllen.
- Authentifizierung: Je nach verwendetem System müssen Unterzeichnende ihre Identität authentifizieren, beispielsweise durch E-Mail- oder SMS-Verifizierung oder Beantwortung von Sicherheitsfragen.
- Den Vertrag abschließen: Sobald der Vertrag vom Mitarbeiter oder von der Mitarbeiterin unterzeichnet ist, wird er in der Regel automatisch an den Arbeitgeber zurückgesendet oder sicher in einer digitalen Ablage gespeichert. Der Arbeitgeber kann den Vertrag elektronisch gegengezeichnet, um ihn abzuschließen.
- Archivierung und Zugriff: Der unterzeichnete Vertrag wird sicher in digitaler Form gespeichert. Beide Parteien sollten Zugang zum unterzeichneten Vertrag haben, um ihn in Zukunft einsehen zu können.
Werden diese Schritte befolgt, können beide Parteien einen Arbeitsvertrag sicher und effizient digital unterzeichnen. Im Vergleich zum traditionellen papierbasierten Unterzeichnen spart die E-Signatur sowohl Zeit als auch Ressourcen.
Welche Vorteile sehen Sie im digitalen Abschluss von Arbeitsverträgen gegenüber dem traditionellen Papierweg?
Digitale Verträge können schnell und effizient erstellt, versandt und unterzeichnet werden. Dies beschleunigt den gesamten Prozess erheblich, da die Notwendigkeit entfällt, Dokumente physisch zu versenden oder persönliche Treffen für Unterschriften zu arrangieren. Das verbessert die Zugänglichkeit enorm und beschleunigt Einstellungsverfahren. 70 Prozent aller über Yousign versendeten Dokumente werden innerhalb der ersten Stunde unterzeichnet. Digitale Verträge können von jedem Ort aus über Computer oder mobile Geräte aufgerufen, geprüft und unterzeichnet werden. Dies ist besonders vorteilhaft für Remote Work oder für Unternehmen, die international tätig sind – der Kampf um die besten Talente endet ja nicht an der Landesgrenze.
Zudem bieten digitale Vertragsplattformen wie Yousign erweiterte Sicherheitsfunktionen, wie Verschlüsselung und sichere Identitätsverifizierung, was die Integrität des Vertragsprozesses erhöht. Zudem erleichtern sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch automatische Updates und Compliance-Checks.
Wie können Arbeitgeber und Arbeitnehmer sicherstellen, dass ihre digitale Unterschrift rechtskonform ist?
Arbeitgebende sollten eine Plattform für elektronische Unterschriften verwenden, die nachweislich den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese Plattformen bieten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Authentifizierung der Identität und sichere Speicherung von Daten. Bei der Wahl des Tools sollten Unternehmen stets auf einen eIDAS-zertifizierten und DSGVO-konformen Anbieter setzen. So schützen sie auch ihre Arbeitnehmer.
Wie reagiert der Markt auf die Möglichkeit, Arbeitsverträge digital zu unterzeichnen, und wie wird diese Änderung von den Unternehmen angenommen?
Die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt und die Notwendigkeit, Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen, haben dazu beigetragen, dass immer mehr Unternehmen digitale Unterschriftslösungen annehmen. Viele Branchen, darunter Technologie, Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen und Bildung, haben digitale Unterschriften rasch integriert. Die Flexibilität und Effizienz, die diese Technologie bietet, macht sie besonders attraktiv für Unternehmen, die mit einem großen Volumen an Verträgen arbeiten oder geografisch verteilte Teams haben.
Während die Sicherheit anfangs eine Hürde für die Annahme digitaler Unterschriften war, haben verbesserte Technologien und strenge Vorschriften das Vertrauen in diese Lösungen gestärkt. Unternehmen, die anfangs zögerten, sind nun eher bereit, digitale Signaturen zu nutzen, insbesondere wenn die Plattformen starke Authentifizierungs- und Verschlüsselungsmaßnahmen bieten.
Können Sie einige Best Practices für Unternehmen und Arbeitnehmer teilen, die digitale Signaturen einführen möchten?
Dokumenten mit gesetzlichen Auflagen und hohem Haftungsrisiko erfordern häufig eine Qualifizierte Elektronische Signatur. Solche Dokumente sind in allen Rechtszweigen zu finden: Im Immobilienrecht (befristete Mietverträge), im Handelsrecht (Quittungen), im Gesellschafts- und Bürgerrecht (Jahresabschlüsse, oder Lageberichte), im Versicherungsrecht (Lebensversicherungen) oder im Finanzrecht (Verbraucherdarlehensverträge). Unternehmen, die auf digitale Unterschriften umstellen möchten, sollten sich also zunächst einen Überblick über die zu unterzeichnenden Verträge machen und daraus ableiten, welche Form der digitalen Unterschrift – einfach, fortgeschritten oder qualifiziert – sie benötigen.
Inwiefern verändert die Digitalisierung von Arbeitsverträgen die Arbeitswelt und welche Trends sehen Sie für die Zukunft?
Digitale Arbeitsverträge ermöglichen schnellere Einstellungen von Talenten – egal, wo auf der Welt sich diese zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses befinden. Unternehmen können dadurch agiler auf Marktveränderungen reagieren und schneller die benötigten Talente sichern. Remote-Arbeit und Freelancing erweitert darüber hinaus den Zugang zu globalen Talentpools.
In die Zukunft blickend, sehe ich fünf Trends: Künstliche Intelligenz, Datensicherheit, die nahtlose Integration digitaler Signaturen in HR-Systeme, die Weiterentwicklung gesetzlicher Rahmenbedingungen durch die Politik und das gesteigerte Umweltbewusstsein der Gesellschaft.
Wir bedanken uns bei Alban Sayag für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder
