Keine Frage: Meetings eignen sich hervorragend dazu, um wichtige Sachverhalte zu besprechen. Dennoch ist es wichtig, einige Punkte zu beachten. Denn: Nur, wenn das Potenzial dieser Art von Zusammentreffen auch wirklich optimal genutzt wird, ist es möglich, gute Beschlüsse zu fassen, Sachverhalte eingehend zu klären und auch als Team zusammenzuwachsen.
Mit Hinblick auf die Planung eines Meetings gilt, dass es sinnvoll ist, lieber ein wenig mehr Zeit einzuplanen. Leider ist dies nicht immer möglich. Manchmal kommt es vor, dass die entsprechenden Zusammenkünfte schnell abgehalten werden müssen. Wer jedoch ausreichend Zeit hat, sollte diese auch nutzen.
Die folgenden drei Tipps zeigen, dass es oft leichter ist als gedacht, ein Meeting zum Erfolg zu führen und die vorhandenen Kräfte bestmöglich zu nutzen.
Tipp Nr. 1: Angemessene Kleidung
Auch mit Hinblick auf Meetings im geschäftlichen Bereich gilt das Motto „Kleider machen Leute“. Dennoch ist es natürlich wichtig, dass sich alle Beteiligten in ihrer Kleidung wohlfühlen. Wer sonst im Büro keinen Anzug trägt, dürfte sich auch beim Meeting in dieser Art von Kleidung nicht wohlfühlen. Hier gilt es den Stil zu wahren, ohne sich zu sehr zu verbiegen.
Gleichzeitig ist es wichtig, sich nicht nur auf die reinen Kleidungsstücke, sondern auch auf Accessoires zu fokussieren. Auch sie sind dazu in der Lage, einem Menschen ein wenig Sicherheit zu vermitteln. Auf Chrono24.de finden sich beispielsweise viele Uhren, die nicht nur funktional sind, sondern natürlich auch gut aussehen. Etliche von ihnen sind mit einer langen Markengeschichte verbunden. Wer für ein harmonisches Gesamtbild sorgen möchte, sollte zudem darauf achten, dass Kleidung und Accessoires zusammenpassen. Und nicht vergessen: Eine ansprechende Optik ersetzt natürlich keine Inhalte! Das bedeutet: Für eine optimale Basis muss unter anderem auch der folgende Tipp beachtet werden.
Tipp Nr. 2: Ein klarer Plan
Um sicherzustellen, dass alle Anwesenden dazu in der Lage sind, den Ausführungen zu folgen, braucht es unter anderem eine klare Struktur. Diese sollte so beschaffen sein, dass sie die Möglichkeit bietet, den betreffenden Themenbereich klar zu überblicken. Zudem ist es unerlässlich, bei einem Meeting mit mehreren Personen offen für Rückfragen zu sein.
Ob diese dann am Ende gestellt werden oder auch zwischendurch erlaubt sind, ist immer vom persönlichen Geschmack, aber sicherlich auch vom Thema des Meetings abhängig. Wer über die entsprechenden Möglichkeiten verfügt, sollte unter anderem auch technische Hilfsmittel, wie zum Beispiel Präsentationen und ähnliches, einsetzen. Somit fällt es oft noch ein wenig leichter, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu halten und beispielsweise einen Marketingplan vor versammelter Runde vorzustellen.
Tipp Nr. 3: Eine persönliche Note
Auch mit Hilfe einer persönlichen Note ist es möglich, ein Meeting noch ein wenig abwechslungsreicher werden zu lassen. Denn: Es sind vor allem scheinbare „Kleinigkeiten“, die dafür sorgen, dass die entsprechenden Inhalte (im Idealfall) länger in Erinnerung bleiben.
Wie wäre es zum Beispiel mit einer Anekdote als Einstieg? Manche gehen auch so weit, dass sie vor einem Meeting selbstgebackenen Kuchen an die Mitarbeiter verteilen. Die Möglichkeiten sind weitaus vielseitiger als es im ersten Moment den Anschein haben mag. Und manchmal braucht es nur ein wenig Fantasie, um einem Meeting seinen ganz persönlichen Stempel aufzudrücken.
Fazit
„Ein Meeting steht an!“ – Sätze wie diese sorgen nicht zwangsläufig für gute Laune im Büro. Aber warum eigentlich nicht? Wäre es nicht schön, wenn ein Meeting als das genutzt wird, was es ist? Eine Zusammenkunft, bei der miteinander gesprochen und gebrainstormt werden kann und bei der es darum geht, das eigene Unternehmen nach vorne zu bringen?
Mit den oben genannten Tipps ist es möglich, Meetings sowohl für diejenigen, die sie abhalten als auch für „das Publikum“ noch etwas angenehmer zu gestalten. Somit muss sich niemand über verschwendete Zeit ärgern. Stattdessen dürfte es alle freuen, dass auf der Basis eines erfolgreichen Meetings die eigenen Ressourcen optimal genutzt werden. Und genau hiervon profitieren letztendlich alle Beteiligten. Wer seine Zeit wertschätzt, hat ohnehin keine Lust auf Zusammenkünfte, die sich am Ende als ineffizient erweisen.
Autorin: Conny Wilhelm
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