Docusign entwickelt Lösungen für digitales Vertragsmanagement und setzt mit Intelligent Agreement Management auf mehr Effizienz, Transparenz und Automatisierung in Unternehmen
Wie würden Sie Docusign und Ihre Rolle als Lead Product Manager DACH kurz vorstellen?
Docusign ist vor über 20 Jahren bekannt geworden als Pionier für elektronische Signaturen – inzwischen verstehen wir uns als Plattform für Intelligent Agreement Management (IAM): Wir helfen Unternehmen dabei, Vereinbarungen Ende-zu-Ende zu erstellen, zu verhandeln, zu unterschreiben und deren Inhalte im Geschäftsbetrieb nutzbar zu machen. In meiner Rolle als Lead Product Manager DACH bin ich die Schnittstelle zwischen unseren globalen Produktteams und Kundinnen und Kunden in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Ich bringe Anforderungen aus dem Markt – vom StartuUp bis zum Großunternehmen – in die Produktentwicklung ein und unterstütze gleichzeitig unsere Go-to-Market-Teams dabei, neue Funktionen wie Agreement Desk oder AI-Assisted Review praxisnah in der Region zu verankern.
Welche zentralen Probleme im Vertragsmanagement adressiert Docusign aus Ihrer Sicht besonders erfolgreich?
Docusign adressiert vor allem fragmentierte Vertragsprozesse, in denen Erstellung, Prüfung, Freigabe, Unterschrift und Ablage historisch in getrennten Systemen oder Teams stattfinden. Das führt zu Medienbrüchen, manuellen Übergaben und wenig Transparenz. Ein zentrales Problem ist, dass oft unklar ist, wo ein Vertrag gerade „festhängt“, wer entscheiden muss und welche Risiken oder Sonderklauseln enthalten sind. Zusätzlich wird der Informationsgehalt von Verträgen – etwa zu Fristen, Verpflichtungen oder Umsatzrelevanz – selten systematisch erfasst und in andere Systeme zurückgespielt. Docusign positioniert sich hier mit dem Anspruch, Verträge nicht nur digital abzuwickeln, sondern sie als Datenquelle zu verstehen, die sich auswerten, automatisieren und steuern lässt.
Docusign spricht von enormen wirtschaftlichen Verlusten durch ineffiziente Vertragsprozesse. Wo liegen aus Ihrer Erfahrung die größten Pain Points in Unternehmen?
Die größten Pain Points sehen wir in drei Bereichen: Erstens in der Koordination: zu viele Abstimmungen laufen per E-Mail oder Chat, der aktuelle Stand ist unklar, und es existieren mehrere Versionen eines Dokuments parallel. Zweitens bei Freigaben und Prüfungen: Interne Genehmigungen, juristische Reviews und Rückfragen zwischen Fachbereich, Einkauf, Vertrieb und Legal ziehen sich oft über Tage oder Wochen. Drittens beim Nutzungspotenzial der Vertragsdaten: Obwohl Vertragsinhalte entscheidend für Fristen, Service-Level, Risiken oder Umsatzrealisierung sind, bleiben sie häufig in PDFs „eingeschlossen“ und werden weder analysiert noch mit anderen Systemen verknüpft. Das Ergebnis sind verlängerte Deal-Zyklen, verpasste Chancen und vermeidbare Risiken – genau hier setzt IAM (Intelligent Agreement Management) an. Statt nur das reine Unterschreiben zu digitalisieren, macht diese Technologie den gesamten Lebenszyklus von Verträgen durch Automatisierung und KI-gestützte Transparenz effizienter
Ein B2B-Vertrag dauert oft mehrere Wochen bis zur Unterschrift. Wie verändert Docusign diesen Prozess konkret?
Wir sehen den gesamten Lebenszyklus – vom ersten Vertragsentwurf bis zur Verlängerung. Standardisierte Workflows, digitale Freigaben und transparente Statusverfolgung verkürzen die Wartezeiten zwischen den beteiligten Funktionen deutlich. Als zentrales Tool der Plattform bündelt Agreement Desk alle Anfragen rund um Verträge an einem zentralen Ort, statt dass unterschiedliche Teams eigene Excel-Listen oder Postfächer pflegen. Mit AI-Assisted Review lassen sich Entwürfe schneller prüfen und anhand Playbooks, also festgelegter Prüf- und Korrekturregeln, automatisch anpassen, sodass weniger Abstimmungsschleifen zwischen Fachbereich und Legal notwendig sind. Und schließlich sorgt Docusigns e-Signature dafür, dass der eigentliche Signaturprozess rechtssicher und nutzerfreundlich in Minuten statt Tagen ablaufen kann. In Summe verkürzen viele Kunden ihre Vertragslaufzeiten deutlich – und gewinnen zudem Klarheit darüber, wo Engpässe entstehen.
Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei Docusign und warum ist gerade jetzt der richtige Zeitpunkt für diesen Schritt?
Künstliche Intelligenz ist für uns kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um repetitive, fehleranfällige Aufgaben rund um Verträge zu automatisieren. Mit Docusign Iris, unserer Agreement-AI-Engine, bringen wir KI gezielt in Funktionen wie AI-Assisted Review, Agreement Preparation oder dem zentralen Agreements-Repository ein.
Gerade jetzt sehen wir zwei Trends, die zeigen, warum jetzt ein guter Zeitpunkt ist, KI wirklich wertstiftend zu nutzen: Zum einen steigt der Druck auf Unternehmen, effizienter zu arbeiten und trotzdem Governance und Compliance zu stärken. Außerdem können KI-Technologien juristische Texte heute sinnvoll unterstützen — vorausgesetzt, sie arbeiten mit vertragsspezifischen Daten und klar definierten Regeln. Wir glauben, dass KI bei Verträgen dort Mehrwert stiftet, wo sie Assistenz leistet: Sie beschleunigt Analysen, schlägt Anpassungen vor und macht Abweichungen sichtbar – die finale Entscheidung bleibt aber beim Menschen.
Mit dem AI Assisted Review automatisieren Sie Vertragsprüfungen. Wie genau funktioniert das im Alltag von Unternehmen?
Im Alltag sieht das oft so aus: Eine Juristin oder ein Commercial Manager öffnet den Vertragsentwurf in Microsoft Word und startet AI-Assisted Review. Die KI prüft den Vertrag gegen die hinterlegte Playbook-Logik des Unternehmens – also definierte „Do’s & Don’ts“ und bevorzugte Formulierungen – und markiert Stellen, die vom Standard abweichen. Für diese Abweichungen macht das System konkrete Redline-Vorschläge oder alternative Klauseln. In einer Chat-ähnlichen Oberfläche können Nutzende in natürlicher Sprache Fragen stellen („Welche Haftungsbegrenzung gilt?“) oder neue Klauseln generieren lassen. Besonders bei wiederkehrenden Vertragstypen wie NDAs oder Standard-MSAs reduziert das den Prüfaufwand erheblich und sorgt für konsistente Bewertungen – ohne dass man jedes Mal bei Null anfangen muss. Wichtig ist: Jede Änderung bleibt transparent, und der Prüfende behält die volle Kontrolle über Annahme oder Ablehnung der Vorschläge.
Was unterscheidet den Agreement Desk von bisherigen Lösungen im Vertragsmanagement?
Viele klassische Contract Lifecycle Management-Lösungen setzen erst an, wenn der Vertrag bereits als Dokument existiert. Agreement Desk setzt früher an: Es bündelt eingehende Anfragen zu Verträgen – etwa aus Vertrieb, Einkauf oder Fachbereichen – in einem zentralen „Request Hub“ und orchestriert den gesamten Ablauf von der Intake-Phase über die Erstellung bis zur finalen Signatur. KI-gestützte Agenten können E-Mails analysieren, automatisch die richtigen Formulare vorschlagen, Daten vorbefüllen und Redline Zusammenfassung erzeugen. Das unterscheidet Agreement Desk von vielen Lösungen, die primär als Dokumentenablage oder reines Workflow-Tool fungieren. Unser Ansatz ist, den gesamten Agreement Lifecycle zu orchestrieren – und zwar dort, wo Teams ohnehin arbeiten, etwa über Integrationen in CRM- oder Beschaffungssysteme.
Welche Zielgruppen stehen aktuell im Fokus und welche Anforderungen haben diese an moderne Vertragsprozesse?
Im Fokus stehen vor allem Unternehmen mit hohem Vertragsvolumen, komplexen Freigabestrukturen oder erhöhten Compliance-Anforderungen – typischerweise in Branchen wie SaaS, Fertigung oder Finanzdienstleistungen. Auf Fachbereichsseite sehen wir drei große Erwartungshaltungen: Sales wünscht sich schnellere Deal-Zyklen und weniger Reibungsverluste zwischen Vertrieb und Legal. Procurement braucht klare Governance für Lieferantenverträge und bessere Transparenz über Risiken und Verpflichtungen. Legal und Legal Operation wollen Kapazität für strategische Themen gewinnen, indem sie Standardfälle stärker automatisieren, ohne Kontrollverlust zu riskieren. Übergreifend wünschen sich alle mehr Self-Service, klare Workflows und nachvollziehbare Audit-Trails. Wir unterstützen aber auch viele kleine Unternehmen, die keine komplexe Systemlandschaft haben und für viele Aufgaben kein spezialisiertes Tool brauchen. Hier kann Docusign IAM viele Aufgaben übernehmen, denn alle Unternehmen haben Verträge, egal wie klein sie sind.
Was macht Docusign im Vergleich zu anderen Anbietern besonders?
Zum einen ist Docusign nach wie vor der Marktführer für e-Signature und wird von Millionen Nutzenden weltweit eingesetzt – das schafft Vertrauen in Bezug auf Sicherheit, Compliance und Benutzerfreundlichkeit. Gleichzeitig differenzieren wir uns heute über die Verbindung von Signatur, Workflow, Vertragsmanagement und KI: Docusign verfolgt den Ansatz eines durchgängigen Agreement Lifecycles, während viele Wettbewerber nur einzelne Schritte optimieren. Mit Docusign Iris setzen wir zudem auf eine KI, die speziell für Verträge trainiert ist und auf einem „Trust-first“-Ansatz basiert – inklusive strenger Datenkontrollen, Mandantentrennung und klaren AI Data Controls für Kundinnen und Kunden. Diese Kombination aus Plattformbreite, vertragsfokussierter KI und Fokus auf Vertrauen unterscheidet uns von anderen Anbietern.
Welche Herausforderungen begegnen Ihnen bei der Einführung von KI in einem traditionell manuellen Bereich wie dem Vertragsmanagement?
Eine der größten Herausforderungen ist Vertrauen: Nutzerinnen und Nutzer müssen nachvollziehen können, warum die KI eine Empfehlung gibt, und die Grenzen automatisierter Bewertungen müssen klar sein. Gerade Vertragsmanagement ist ein sensibler Bereich mit hohen Anforderungen an Governance, Haftung und Verantwortlichkeit. KI muss deshalb so eingeführt werden, dass menschliche Kontrolle erhalten bleibt und sich die Technologie in bestehende Regelwerke und Entscheidungsprozesse einfügt – etwa über Playbooks, Freigabestufen und klare Rollenmodelle. Praktisch bedeutet das: Wir positionieren KI explizit als Assistenzsystem, nicht als autonome Instanz. Menschen prüfen die Ergebnisse, entscheiden über Annahme oder Ablehnung und können Feedback geben, um Playbooks und Modelle kontinuierlich zu verbessern.
Wie fügt sich die Plattform Intelligent Agreement Management in die langfristige Strategie von Docusign ein?
Intelligent Agreement Management ist der Kern unserer langfristigen Strategie. Wir sehen Verträge nicht mehr als „Endpunkt“ eines Prozesses, sondern als kontinuierliche Informationsquelle, die in viele Geschäftsentscheidungen einfließt. IAM bringt dafür alle Teams an eine gemeinsame Plattform – von der ersten Anfrage über die Verhandlung bis zur Verlängerung oder Beendigung eines Vertrags. Gerade im deutschsprachigen Raum spielen Themen wie Datenschutz, digitale Souveränität und Compliance eine zentrale Rolle; hier investieren wir in transparente Governance, klare Kontrollmechanismen und ein Partnerökosystem, das diese Anforderungen versteht. Im Umgang mit KI wollen wir gemeinsam mit Kunden und Partnern messbare Ergebnisse erzielen — und die Technologie dabei verantwortungsvoll einsetzen.
Welche drei Ratschläge würden Sie Gründerinnen und Gründern mitgeben, die komplexe Prozesse digitalisieren wollen?
Starten Sie nicht mit der Frage „Welche KI setzen wir ein?“, sondern mit einer ehrlichen Analyse der größten Pain Points – beispielsweise Durchlaufzeiten, Fehleranfälligkeit oder Transparenz. Eine klare Problemdefinition hilft, Prioritäten zu setzen und den Business Case zu schärfen.
Zweitens: Klein anfangen, schnell lernen. Statt einen gesamten End-to-End-Prozess in einem Schritt zu digitalisieren, lohnt es sich, mit einem klar umrissenen Use Case zu starten – etwa einem bestimmten Vertragstyp oder einer Abteilung – und daraus zu lernen. Kurze Feedbackschleifen, Pilotkunden und iteratives Vorgehen sind oft wertvoller als der „perfekte“ Großentwurf. Wir haben auch ‘nur’ mit der Signatur angefangen.
Drittens: Governance mitdenken. Je komplexer der Prozess, desto wichtiger sind klare Rollen, Richtlinien und Kontrollen. Das gilt besonders, wenn KI im Spiel ist. Definieren Sie früh, wer Entscheidungen trifft, wie Ausnahmen behandelt werden und wie Sie Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellen. So schaffen Sie die Basis, um aus einem erfolgreichen Pilotprojekt eine skalierbare Plattform zu machen – und vermeiden, dass Digitalisierung nur neue Schattenprozesse produziert.
Bildcredits Docusign
Wir bedanken uns bei Jakob Sprenger für das Interview
Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.
