bonster automatisiert Reisekosten mit KI und vereinfacht die digitale Abrechnung für Unternehmen und Selbstständige

Wie ist bonster entstanden und wer sind die Köpfe hinter dem Startup?

Im Zuge einer Mobilitätsbudget Software Entwicklung haben wir in jedem zweiten Interessenten Gespräch die Nachfrage erhalten: Bietet ihr auch Reisekosten an?

Somit war es naheliegend hier sich den Markt genauer anzuschauen und ein Produkt zu entwickeln, dass Marktpotenzial hat.

Die meisten Business-Software-Anbieter lösen kein Problem mehr. Sie verkaufen Abhängigkeit. Ich habe beschlossen, das anders zu machen.

Ich bin Ronald Bankowsky, Gründer von bonster und Geschäftsführer der fast2work GmbH aus Oldenburg. Unternehmen gründen ist für mich kein Ausnahmezustand, sondern eine Art Grundzustand. Mit mein-dienstrad.de und der Markenagentur Baron Trademarkting Sales GmbH habe ich zwei Unternehmen aufgebaut, die heute ohne mich laufen. Was mich nicht loslässt, ist die Ungeduld. Über Jahre habe ich beobachtet, wie Anbieter im Wettbewerb um Features immer weiter aufrüsten, obwohl das eigentliche Problem längst gelöst ist. Was dabei herauskommt, kennen viele aus eigener Erfahrung: steigende Abokosten, monatelange Implementierungsprojekte, Verträge, aus denen man kaum noch herauskommt. Irgendwann zahlt man nicht mehr für ein Tool, sondern für die Abhängigkeit von ihm. Das ist kein Zufall, das ist Strategie. Irgendwann habe ich aufgehört, das als Naturgesetz zu akzeptieren, und begonnen, darauf selbst eine Antwort zu bauen: einfach, gut und günstig, und wer keinen Vertrag will, nutzt Pay-per-Use.

Was war der konkrete Auslöser, eine KI-gestützte Lösung für die Reisekostenabrechnung zu entwickeln?

SaaS hat ein Versprechen gegeben, das viele Anbieter längst nicht mehr halten: Software, die das Leben einfacher macht. Was daraus geworden ist, kennt jeder, der ein mittelständisches Unternehmen führt: ein Flickenteppich aus Abonnements, Jahresverträgen und Tools, die sich gegenseitig voraussetzen. Ich habe über Jahre beobachtet, wie Anbieter im Wettbewerb um Features immer weiter aufrüsten, obwohl das eigentliche Problem längst gelöst ist. Was dabei herauskommt, kennen viele aus eigener Erfahrung: steigende Abokosten, monatelange Implementierungsprojekte, Verträge, aus denen man kaum noch herauskommt. Irgendwann zahlt man nicht mehr für ein Tool, sondern für die Abhängigkeit von ihm. Das ist kein Zufall, das ist Strategie. Irgendwann habe ich aufgehört, das als Naturgesetz zu akzeptieren, und begonnen, darauf selbst eine Antwort zu bauen.

Welche Vision verfolgt bonster im Hinblick auf die Digitalisierung von Geschäftsreisen und administrativen Prozessen?

Unsere Positionierung ist bewusst schmal: Wir digitalisieren nicht die Geschäftsreise als Ganzes, also keine Buchungsplattform, kein Reisemanagement, kein Concur-Klon. Wir übernehmen den Teil, der für die meisten Unternehmen der größte Zeitfresser ist: die Abrechnung selbst. Vom Foto des Belegs bis zum finanzamtskonformen Export, vollständig automatisiert, ohne manuelle Eingabe.

Was noch kommt: die native Mobile App mit Offline-Funktion für die Erfassung direkt unterwegs, und schrittweise die Integrationen, die unsere Nutzer tatsächlich anfragen. Kein Wunschkatalog, sondern eine Roadmap, die aus echtem Feedback entsteht. Wir folgen dabei dem Discounter-Prinzip: nicht alles anbieten, sondern das Wesentliche so gut machen, dass es keinen Grund gibt, woanders hinzugehen.

An welche Zielgruppe richtet sich bonster primär und welche typischen Probleme dieser Nutzer lösen Sie ganz konkret?

Primär sprechen wir Selbstständige, Freelancer und kleine bis mittelständische Teams an. Ich würde das aber nicht zu eng fassen: Auch in größeren Unternehmen gibt es Abteilungen, die ein schlankes Tool wollen, ohne ein IT-Projekt dafür starten zu müssen. Der gemeinsame Nenner ist nicht die Unternehmensgröße, sondern die Erwartung: Ich will das in fünf Minuten am Laufen haben, ohne Vertrag, ohne Schulung. Das konkrete Problem, das wir lösen: Beleg fotografieren, KI erkennt automatisch Datum, Betrag, Kategorie und Mehrwertsteuer, Kilometerpauschalen werden automatisch berechnet. Bewirtungsbelege werden mit allen Pflichtangaben korrekt erfasst, Belege lassen sich zur Weiterberechnung an Kunden markieren. Am Ende kommt ein finanzamtskonformer PDF-Export raus. Keine manuelle Eingabe, keine Zettelwirtschaft, direkt weiter an den Steuerberater oder die HR.

Viele Selbstständige arbeiten noch mit Excel oder Papierbelegen. Wie überzeugt bonster diese Zielgruppe vom Umstieg?

Gar nicht durch Überreden. Mein Ansatz ist: einfach ausprobieren lassen. Keine Vertragsbindung, keine Mindestnutzerzahl, kein Setup-Gespräch. Wer einmal sieht, dass eine Abrechnung in drei Minuten fertig ist statt in einer halben Stunde, braucht keine weiteren Argumente. Und wer es nicht mag, geht wieder, ohne Konsequenzen. Das klingt wie ein Risiko für uns. Es ist aber unser stärkstes Argument: Wir können uns keinen Lock-in leisten, also müssen wir einfach gut sein.

Was unterscheidet bonster von klassischen Reisekosten-Tools oder Buchhaltungslösungen am Markt?

Fokus und Freiheit. Fokus bedeutet: Wir lassen konsequent weg, was die meisten Nutzer nie brauchen werden. Freiheit bedeutet: kein Jahresvertrag, keine Mindestnutzerzahl, und ein Pay-per-Use-Modell, das es in dieser Form im deutschen Markt nicht gibt. Wer nur gelegentlich abrechnet, zahlt nur dann. Das ist ein grundlegend anderes Prinzip als das, was die meisten Wettbewerber verfolgen. Die bauen auf Abhängigkeit: tiefe Verankerung, teurer Ausstieg. Wir bauen auf Überzeugung: Wer bleibt, bleibt weil es funktioniert.

Welche technologischen Herausforderungen bringt die automatisierte Belegerkennung mit sich?

Der schwierigste Beleg ist nicht das strukturierte Restaurant-PDF, sondern der zerknitterte Kassenzettel mit Thermopapier, der nach drei Tagen in der Jackentasche kaum noch lesbar ist. Dafür braucht man kein OCR, das Text erkennt, sondern KI, die Kontext versteht.

Die eigentliche Herausforderung liegt aber woanders: wann fragt man den Nutzer, wann korrigiert man stillschweigend. Zu viele Rückfragen kosten den Zeitvorteil, der das Produkt rechtfertigt. Zu wenige erzeugen Fehler, die spätestens beim Steuerberater auffallen. Diese Balance ist keine einmalige Entwicklungsleistung, sondern eine, die sich mit jedem neuen Belegtyp weiterentwickeln muss.

Wie stellen Sie sicher, dass bonster DSGVO- und GoBD-konform bleibt?

DSGVO-Konformität ist für uns als deutsches Unternehmen keine Kür. Wir haben unsere KI-Infrastruktur bewusst auf Server in Deutschland umgestellt, damit Nutzerdaten gar nicht erst das Land verlassen. GoBD bedeutet konkret: Alle steuerlich relevanten Pflichtangaben werden automatisch erfasst und revisionssicher dokumentiert. Der Nutzer muss gar nicht wissen, was GoBD bedeutet. Er muss nur wissen, dass er damit beim Finanzamt sicher ist.

Welche Rolle spielen Automatisierung und KI in der langfristigen Produktstrategie?

Das Ziel ist der vollständig digitale Ablauf: kein Mensch, der irgendwo eine Zahl einträgt, zwischen dem Moment, in dem ein Beleg entsteht, und dem Moment, in dem die Abrechnung fertig aufbereitet in der Buchhaltung oder bei der HR landet. KI ist das Werkzeug, das diese Lücke schließt. Langfristig denken wir das konsequent weiter: digitale Zahlung, automatische Auswertung, direkte Weiterberechnung an Buchhaltungssysteme wie DATEV. Nicht als Beiwerk, sondern weil es in den Kern einzahlt: den manuellen Eingriff vollständig eliminieren. Das Prinzip bleibt dabei immer dasselbe: Komplexität im Hintergrund, Einfachheit für den Nutzer.

Wie soll sich bonster in den kommenden Jahren weiterentwickeln?

Der nächste konkrete Schritt ist die native App für iOS und Android, mit Offline-Funktion für die Belegerfassung direkt unterwegs, also genau dort, wo Belege entstehen. Danach entwickeln wir schrittweise weiter, aber immer auf Basis dessen, was unsere Nutzer tatsächlich anfragen. Dafür haben wir den Club 500, unser Pilotprogramm für die ersten 500 Nutzer mit Lifetime-Rabatt und direktem Einfluss auf die Roadmap. Das ist kein Marketing-Gag, sondern unser Produktentwicklungsprozess.

Was haben Sie als Gründer bisher über den Aufbau eines Software-Startups gelernt?

Ich habe mit mein-dienstrad.de und Baron Trademarkting Sales GmbH beides erlebt: Märkte, in denen das Produkt fast von selbst läuft, und Märkte, in denen man jeden Schritt erkämpfen muss. Die wichtigste Erkenntnis daraus: Ein gutes Produkt reicht nicht, und harte Arbeit allein auch nicht. Was zählt, ist ob man die richtigen Menschen dazu bringt, die ersten drei Minuten zu investieren. Distribution ist mindestens so wichtig wie das Produkt. Bei bonster bauen wir beides von Anfang an parallel.

Welche drei Ratschläge würden Sie anderen Gründerinnen und Gründern mitgeben?

Erstens: Entscheidet früh, was ihr bewusst nicht baut. Die Versuchung, jeden Nutzerwunsch umzusetzen, ist groß und gefährlich. Ein fokussiertes Produkt ist stärker als ein vollständiges. Das mussten wir bei der Fast2work mit dem Mobilitätsbudget selber erleben.

Zweitens: Macht den Einstieg so einfach, dass eine Ablehnung egal ist. Wer nichts riskiert, probiert euch aus. Wer sich erst committen muss, tut es meistens gar nicht.

Drittens: Geht immer „All-in“ mit den ganzen Ressourcen, die ihr habt: Zeit, Geld & verwertbare Assets wie „Haus & Hof“, etc. Es gibt keine Teilzeitgründungen und ihr könnt auch nicht Gründungen delegieren- habe ich selbst versucht und bin daran gescheitert.

Geht voran und zieht Interessenten & Mitarbeitende auf euren Weg, bietet Unterstützung bei steilen oder holprigen Wegen an. Was auch notwendig ist: Eine Portion Glück & gutes Timing für eure Gründung.

Bildcredits : Foto-und Bilderwerk

Wir bedanken uns bei Ronald Bankowsky für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder

Premium Start-up: bonster

Kontakt:

fast2work GmbH
Wickenweg 52
26125 Oldenburg

bonster.app
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Ansprechpartner: Ronald Bankowsky

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