ToolTime erleichtert Handwerksbetrieben den Arbeitsalltag und setzt mit Echo auf KI, um Arbeitsberichte per Spracheingabe zu erstellen, Dokumentationsaufwand zu reduzieren und Sprachbarrieren abzubauen.

Marcel, stell dich und ToolTime bitte kurz vor. Was hat dich dazu bewegt, ein Softwareunternehmen speziell für das Handwerk aufzubauen?

Ich bin CEO von ToolTime und baue seit über 15 Jahren Software, unter anderem für pepperbill, NewStore oder SumUp. Dabei hat mich immer dieselbe Frage angetrieben: Wie kann Technologie Arbeit einfacher machen? Irgendwann habe ich gemerkt, dass ich nicht mehr nur einzelne Produkte bauen, sondern eine ganze Branche zukunftsfähig machen möchte. Und kaum eine Branche ist so wichtig für Deutschland und gleichzeitig so wenig digital unterstützt wie das Handwerk.

Deshalb folgte 2019 die Gründung der Handwerkersoftware ToolTime. Heute ist ToolTime das digitale Betriebssystem für Handwerksbetriebe, von Angebot über Einsatzplanung und Dokumentation bis zur Rechnung. Über 20.000 Handwerker:innen haben ihren Betrieb mit uns bereits erfolgreich digitalisiert. Seit Anfang des Jahres gehen wir nun den nächsten logischen Schritt: Wir setzen KI als Werkzeug ein, um genau die wiederkehrenden Aufgaben zu automatisieren, die Betrieben täglich Zeit und Geld rauben. So können sich Handwerksbetriebe wieder auf das konzentrieren, was sie am besten können: ihr Handwerk.

Mit ToolTime digitalisiert ihr bereits die Betriebe von über 20.000 Handwerkerinnen und Handwerkern im DACH-Raum. Welche Probleme begegnen euch in den Betrieben besonders häufig?

Das Muster ist fast überall gleich: Die Leute haben eine echte Leidenschaft für ihr Handwerk, aber die Büroarbeit frisst ihnen die Zeit weg. Angebote werden abends am Küchentisch geschrieben, Arbeitsberichte liegen als Zettel im Auto und Absprachen laufen über unübersichtliche WhatsApp-Gruppen. Dazu kommt eine Bürokratielast, die jedes Jahr wächst, und der Fachkräftemangel, der dafür sorgt, dass niemand da ist, der das alles nebenbei auffängt. Dafür ist niemand Handwerker geworden!

Viele Betriebe wissen, dass sie digitaler werden müssen. Aber im vollen Arbeitsalltag fehlt die Zeit, sich damit zu beschäftigen und nach Jahren auf Papier ist jede Umstellung erst einmal ungewohnt. Wir entwickeln ToolTime deshalb seit dem ersten Tag eng mit Handwerksbetrieben zusammen und gestalten die Software so intuitiv wie möglich, damit sie in ihren echten Arbeitsalltag passt. Sie soll Betrieben das Leben leichter machen, statt sie mit komplizierten Eingabemasken auszubremsen. Natürlich ist die Digitalisierung erst einmal ein Schritt, den man gehen muss. Aber einer, der sich schnell auszahlt und am Ende entlastet statt belastet.

Mit „Echo“ habt ihr eine KI-App entwickelt, die Spracheingaben aus über 30 Sprachen in professionelle Arbeitsberichte auf Deutsch oder Englisch verwandelt. Wie funktioniert die Anwendung konkret im Arbeitsalltag?

Stell dir vor, du stehst als Handwerker:in auf der Leiter, hast das Werkzeug in der Hand und sollst nebenbei einen Bericht schreiben. Das klappt einfach nicht. Also machst du es später. Dann liegt der Zettel im Wagen, geht verloren oder du schreibst ihn abends aus dem Gedächtnis und vergisst die Hälfte. Deshalb setzt Echo konsequent auf Voice-first: Der Monteur erzählt in seiner Sprache und mit seinen eigenen Worten, was er gemacht hat, ergänzt ein paar Fotos, und die KI erstellt daraus einen professionellen Arbeitsbericht mit Leistungsbeschreibungen, Materialübersicht und Bildunterschriften.

Das eigentlich Spannende passiert aber davor und danach. Schon morgens sieht er in der App seine Termine und alles, was das Büro vorbereitet hat: Adresse, Kundendaten, Navigation und die kalkulierten Leistungen und Materialien. Wurde vor Ort mehr verbaut als geplant, reicht ein kurzer Satz. Und sobald der Kunde den geprüften Bericht auf dem Display unterschrieben hat, landet er direkt im passenden Termin in ToolTime. Die Bürokraft übernimmt die Leistungen dann mit wenigen Klicks in die Rechnung. Das ist ein Workflow ohne Brüche: keine Zettel, kein Abtippen, keine Position, die unterwegs verloren geht. Für mich ist das der Unterschied zwischen einer netten Diktier-App und einem Werkzeug, das die Arbeit eines ganzen Betriebs verändert.

Wie ist die Idee zu Echo entstanden und welches Problem wolltet ihr damit in erster Linie lösen?

Wir haben uns gefragt: Wo verlieren Betriebe trotz Software immer noch Zeit und was davon kann Automatisierung ihnen abnehmen? Die Baustelle war dabei eines der Themen mit dem größten Potenzial. Denn ob mit Software oder ohne: Am Ende muss jemand festhalten, was gemacht wurde. Entweder handschriftlich auf Papier oder getippt auf dem Smartphone, mit schmutzigen Händen, mit vollen Händen, zwischen zwei Einsätzen. Und wer die Sprache nicht so gut spricht oder sich mit der Rechtschreibung schwertut, für den ist das doppelt anstrengend. Das Ergebnis sind dann unvollständige Berichte, die im Büro nachgearbeitet werden müssen. Entwickelt haben wir Echo dann in einer langen Beta-Phase gemeinsam mit unseren Kunden. Viele Details gibt es, weil die Betriebe gesagt haben: Genau das brauchen wir!

Welche Rolle spielen Sprachbarrieren für internationale Fachkräfte im deutschen Handwerk und wie kann Technologie dabei helfen, diese abzubauen?

Eine viel größere, als man von außen denkt. Ohne internationale Fachkräfte würde heute auf vielen deutschen Baustellen nichts mehr gehen. Und trotzdem stoßen gerade sie ständig auf Hürden, die mit ihrem Können nichts zu tun haben. Eine der größten ist die Dokumentation. Denn der Arbeitsbericht ist im Handwerk kein Papierkram nebenbei: Das Büro rechnet damit ab und im Zweifel ist er der Nachweis für die erbrachte Leistung. Für viele Betriebe ist die Sprache deshalb schon bei der Einstellung ein Thema, denn wer allein einen Einsatz beim Kunden übernimmt, muss am Ende auch sauber dokumentieren können.

So bleiben gute Fachkräfte oft unter ihren Möglichkeiten, obwohl sie fachlich längst mehr Verantwortung tragen könnten. Technologie wird die Sprachbarriere nicht von heute auf morgen abschaffen, aber sie kann dafür sorgen, dass Sprache im Arbeitsalltag nicht mehr darüber entscheidet, wer welche Aufgabe übernehmen kann. Das gibt allen im Team die gleiche Chance. Und bei rund 200.000 fehlenden Fachkräften im Handwerk können wir es uns schlicht nicht leisten, gute Leute an einem Formular scheitern zu lassen.

Wie stark können Handwerksbetriebe durch Echo tatsächlich bei Dokumentation und administrativen Aufgaben entlastet werden?

Deutlich, denn Echo entlastet gleich doppelt. Weil die App direkt mit ToolTime verbunden ist, spart jeder Bericht nicht nur auf der Baustelle Zeit, sondern auch im Büro. Für den Monteur dauert die Dokumentation nur noch so lange, wie er braucht, um zu erzählen, was er gemacht hat. Kein Formular aus dem Auto holen, kein Nachschreiben am Abend, keine Rückfragen aus dem Büro. So ist er schneller beim nächsten Einsatz und im Büro muss niemand mehr Handschriften entziffern, nachtelefonieren oder Positionen abtippen, weil sich alles automatisch synchronisiert und Informationen schon da sind, wo sie später gebraucht werden. Das ist Zeit, die Betriebe jeden Tag zurückbekommen, für neue Aufträge, für ihre Kunden oder einfach für einen pünktlichen Feierabend. Aber mindestens genauso wichtig ist die Vollständigkeit. Jede Info, die früher unterwegs verloren ging, wird jetzt abgerechnet. Den Unterschied merkt ein Betrieb also nicht nur an mehr Zeit, sondern direkt auf dem Konto.

Wie stellt ihr sicher, dass aus gesprochenen Informationen fachlich korrekte und für den Betrieb brauchbare Arbeitsberichte entstehen?

Indem wir die KI nicht im luftleeren Raum arbeiten lassen. Echo versteht nicht einfach nur Wörter, sondern Zusammenhänge. Wenn jemand beim Erzählen springt, einen falschen Begriff benutzt oder einen Satz nicht zu Ende bringt, erkennt die KI das und macht trotzdem einen sauberen Bericht daraus. Entscheidend ist außerdem der Kontext: Anhand der Kopplung mit ToolTime weiß Echo schon, um welchen Auftrag es geht, welche Leistungen geplant waren und welches Material vorgesehen ist. Die KI muss also nicht raten, sondern baut auf dem auf, was das Büro bereits geplant hat. Sollte doch mal etwas schiefgehen, behält der Monteur die volle Kontrolle. Er kann den Bericht prüfen, bevor der Kunde unterschreibt und alles manuell oder einfach per erneuter Spracheingabe korrigieren. Die KI übernimmt die lästige Schreibarbeit, das letzte Wort hat aber immer der Mensch.

Welche Rolle spielt Künstliche Intelligenz inzwischen generell bei ToolTime und wo seht ihr im Handwerk die größten Einsatzmöglichkeiten?

Seit Anfang des Jahres ist KI ein fester Bestandteil unserer Strategie. Der Grund ist ganz einfach: Auch in digitalisierten Handwerksbetrieben gibt es immer noch viele Aufgaben, die viel Zeit kosten, die jeden Tag aufkommen und sich deshalb sehr gut automatisieren lassen. Nimm das Telefon im Büro: Werbeanrufe abwimmeln, jedes Gespräch einordnen, neue Kunden von Hand anlegen. Das übernimmt für unsere Kunden inzwischen der ToolTime Assistant. Oder eingehende Rechnungen: Statt sie Zeile für Zeile abzutippen, liest die Software sie automatisch aus. Und jetzt Echo für die Baustelle. Die größten Möglichkeiten sehe ich überall dort, wo Informationen eigentlich längst vorhanden sind, aber trotzdem noch händisch von A nach B getragen werden müssen. Unser Ziel ist, dass diese Aufgaben einfach geräuschlos im Hintergrund mitlaufen und sich die Betriebe wieder mehr auf ihre Kunden und ihr Handwerk konzentrieren können.

Gerade auf Baustellen werden teilweise sensible Kunden-, Projekt- und Unternehmensdaten verarbeitet. Wie geht ihr bei Echo mit Datenschutz und Datensicherheit um?

Für uns gilt ein klarer Grundsatz: Die Daten unserer Kunden gehören unseren Kunden. Wir trainieren keine KI-Modelle damit, das Wissen eines Betriebs bleibt sein Eigentum. Die Sprachaufnahmen selbst werden weder an ToolTime übertragen noch gespeichert, verarbeitet wird nur der Text. Alles läuft DSGVO-konform und verschlüsselt auf europäischen Servern. Die Daten werden nur so kurz wie nötig zwischengespeichert, um den Bericht zu erstellen und die Kontrolle bleibt immer beim Betrieb: Die KI leistet Zuarbeit, die finale Entscheidung trifft der Mensch. Mit ihren Daten vertrauen uns die Betriebe ein Stück ihres Unternehmens an. Diese Verantwortung nehmen wir sehr ernst.

Deutschland fehlen zahlreiche Fachkräfte im Handwerk. Kann Digitalisierung aus deiner Sicht einen messbaren Beitrag dazu leisten, vorhandene Fachkräfte produktiver einzusetzen?

Ja, und zwar ganz direkt. Software wird zwar nicht den Fachkräftemangel lösen, die Leute müssen wir weiterhin ausbilden und gewinnen. Aber wir können dafür sorgen, dass die Fachkräfte, die da sind, ihre Zeit sinnvoller für das einsetzen, wofür sie ausgebildet wurden. Jede Stunde, die nicht mehr in Zettel, Abtippen oder Rückfragen fließt, ist eine Stunde für den nächsten Auftrag. Und das merkt ein Betrieb ziemlich schnell: an mehr Einsätzen, an mehr Umsatz und an einem Büro, das nicht ständig hinterherläuft. Und dann ist da noch das Thema Nachfolge: Wer will einen Betrieb übernehmen, in dem alles auf Zetteln und im Kopf des Inhabers steckt? Ein digital organisierter Betrieb lässt sich deutlich leichter übergeben und ist für junge Leute einfach attraktiver.

ToolTime ist bereits im DACH-Raum etabliert. Welche Wachstums- und Internationalisierungspläne verfolgt ihr in den kommenden Jahren?

Im DACH-Raum sind wir noch längst nicht fertig. Ein Großteil der Handwerksbetriebe arbeitet auch 2026 noch kaum digital. Von daher haben wir hier vor unserer Haustür genug zu tun. Natürlich schauen wir uns auch andere Märkte in Europa an. Konkretes dazu verraten wir aber erst, wenn es so weit ist.

Du hast bereits Unternehmen und Produkte wie pepperbill und SumUp mit aufgebaut. Welche Erfahrungen daraus helfen dir heute beim Aufbau und bei der Skalierung von ToolTime?

Bei pepperbill habe ich gelernt, wie hart es ist, eine traditionelle Branche zu digitalisieren. Gastronomen und Handwerker haben mehr gemeinsam, als man denkt. Beide stehen den ganzen Tag im Betrieb und haben keine Geduld für Software, die kompliziert ist. Wenn ein Produkt nicht auf Anhieb funktioniert, ist es raus. Bei SumUp haben wir damals aus einem einzelnen Produkt eine Plattform gemacht, ohne die Nutzer dabei zu verlieren. An einem ähnlichen Punkt stehen wir bei ToolTime gerade mit dem Schritt zur KI. Und die wichtigste Lektion aus allen Stationen: Das beste Produkt entsteht im Austausch mit den Menschen, die es jeden Tag benutzen. Deshalb entwickeln wir ToolTime von Anfang an eng mit Handwerksbetrieben zusammen. Und am Ende positives Feedback von begeisterten Kunden zu bekommen, ist wirklich die beste Motivation.

Wo soll ToolTime in drei bis fünf Jahren stehen und welche Rolle soll Echo innerhalb eures Angebots spielen?

In drei bis fünf Jahren soll ToolTime für Handwerksbetriebe so selbstverständlich sein wie Hammer und Zollstock. Ein Werkzeug, über das man nicht mehr nachdenkt, weil es einfach da ist und funktioniert. KI-Features wie Echo werden dabei eine zentrale Rolle spielen. In den Daten, die Betriebe über Kunden, Finanzen und Abläufe längst haben, steckt beispielsweise enormes Potenzial, das bisher kaum genutzt wird. Dieses Wissen in Form von Daten wollen wir für sie sichtbar und nutzbar machen. Es ist definitiv noch einiges in Planung, wir haben gerade erst angefangen.

Welche drei Tipps würdest du Gründern geben, die mit Technologie eine traditionelle Branche nachhaltig verändern möchten?

Erstens: Raus aus dem Büro. Wer eine Branche verändern will, muss sie verstehen, und das klappt nicht über Annahmen, sondern nur vor Ort, im Gespräch mit den Menschen, die dort jeden Tag arbeiten.

Zweitens: Bau Werkzeuge, keine Technologie. Kein Handwerker wacht morgens auf und denkt: Heute brauche ich KI. Er will, dass sein Problem gelöst wird. Wenn die Technik dabei im Hintergrund bleibt, hast du alles richtig gemacht.

Drittens: Respekt vor dem, was da ist. Viele Betriebe funktionieren seit Jahrzehnten, manche seit Generationen. Vertrauen gewinnt man nicht, indem man alles umkrempelt, sondern indem man Schritt für Schritt zeigt, dass es einfacher geht. Und ganz ehrlich: Das Handwerk hat es verdient, dass sich mehr Gründer genau diese Mühe machen.

Bildcredits ToolTime GmbH

Wir bedanken uns bei Marcel Mansfeld für das Interview

Aussagen des Autors und des Interviewpartners geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion und des Verlags wieder.

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